Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement ist für viele Unternehmen wichtiger, als sie vielleicht denken. Es laufen hohe Kosten auf, und ohne ordentliches Delegieren bleibt die Haftung am Geschäftsführer hängen.
Fast jedes Unternehmen kennt es: Die Mitarbeiter müssen von A nach B. Aus dem Homeoffice zum Kunden, für Arbeiten abseits des Computers zum Arbeitgeber. Mobilität ändert sich derzeit zwar gewaltig, sie bleibt aber wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt. Mit den damit verbundenen Kosten muss sich jede Firma auseinandersetzen. Nicht selten ist die Mitarbeitermobilität einer der größten Posten in der Bilanz.
Es gibt also viele gute Gründe, warum sich jeder Geschäftsführer mit seiner betrieblichen Mobilität beschäftigen sollte. Doch braucht es dafür gleich eine eigene Abteilung? Schon, denn nur mit der Wahl der Verkehrsträger und der Verwaltung der auflaufenden Kosten ist es bei Weitem nicht getan. Deshalb widmet sich firmenauto den verschiedenen Aspekten des Fuhrpark- und Mobilitätsmanagements und beginnt die Serie mit einem groben Überblick über die anfallenden Aufgaben.
Am Anfang steht die Analyse der Mobilitätsbedarfe des Unternehmens. Welche Mitarbeiter müssen dienstlich reisen? Eignet sich dazu der Zug oder braucht es ein Auto? Genügt eines oder sind mehrere Poolfahrzeuge erforderlich? Selbst wenn – der Dienstwagen ist noch immer ein wichtiger Motivator bei der Suche nach neuen Talenten. Andererseits könnte speziell in Ballungsräumen ein Mobilitätsbudget die bessere Lösung darstellen.
Zuallererst: schriftliche Dienstwagenordnung
Wir gehen jetzt aber erst einmal vom klassischen Dienstwagen aus. Klären Sie, wer überhaupt einen bekommen und ob es Unterschiede zwischen den Hierarchieebenen geben soll. Welche Antriebsart benötige ich für welchen Einsatzzweck? All das sollte in einer Dienstwagenordnung (Car-Policy) schriftlich festgehalten werden.
Bei der Übergabe des Autos droht dann wieder Ungemach. Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt zwar, was der Mitarbeiter mit dem Auto tun und lassen soll. Doch jemand muss die Kollegen in ihre neuen Gefährte einweisen, sie im Thema Ladungssicherung unterweisen und vor der Schlüsselübergabe auch noch die Fahrerlaubnis überprüfen. Und falls ein Mitarbeiter mal zu schnell war, hilft es, einen Standardprozess im Umgang mit Strafzetteln einzurichten.
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All das geht mit schriftlicher Dokumentation einher, denn im Fall des Falles muss der Fuhrparkverantwortliche nachweisen, alles getan zu haben, um Schaden zu verhindern. Wer aber ist der Herrscher über die Autos und damit rechtlich haftend? An erster Stelle der Geschäftsführer. Oder eben der- oder diejenige, an den oder die er die Aufgaben schriftlich delegiert. Das empfiehlt sich dringend, denn sonst steht er für die Fehler seiner Mitarbeiter im Straßenverkehr ein.
Zu den jährlich anfallenden Aufgaben gehört auch, zu prüfen, dass alle Firmenwagen den Unfallverhütungsvorschriften entsprechen. Technische Wartung zählt selbstverständlich dazu.
All diese Verwaltungsaufgaben fallen zusätzlich zum Offensichtlichen an: der finanziellen Verwaltung der Mobilität. Da gilt es, Entscheidungen über die Einkaufsstrategie zu treffen: Barzahlung oder Leasing? Lieber liquide Mittel vorhalten oder selbst das Kostenrisiko tragen? Wie lange soll ein Firmenwagen im Unternehmen bleiben? Und wie soll er später verkauft werden? Es fallen Zulassungskosten an, Versicherung und Steuer sowieso, und wenn ein Unfall passiert, muss der Schaden wieder gerichtet werden. Tanken will der Mitarbeiter auch, am besten Strom, Diesel oder Benzin mit derselben Karte. All dies muss jemand verwalten.
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Natürlich lassen sich viele dieser Aufgaben an Dienstleister auslagern, die sich auf all diese Tätigkeiten spezialisiert haben. Doch zuvor sollte ein Grundverständnis für die Art und Komplexität der Aufgaben da sein. Schließlich will jeder Unternehmer wissen, was er alles beauftragt und ob das, was er geliefert bekommt, sein Geld wert ist. Übrigens: Den Job einfach nach dem Motto "Machen Sie mal" ans Sekretariat auszulagern, ist nur dann eine gute Idee, wenn die Kolleginnen und Kollegen geschult werden. Entsprechende Basiskurse bietet die Dekra-Akademie an.
Nicht zuletzt hat die betriebliche Mobilität auch noch einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Klimabilanz der Firma. Das gilt ganz besonders für Unternehmen, die nicht im produzierenden Gewerbe tätig sind. Hier machen Dienstreisen und Fuhrparkfahrzeuge den größten Teil der CO2-Bilanzwerte aus. Hier auf Nachhaltigkeit zu achten, zahlt sich also doppelt aus: für unser aller Wohlergehen und fürs Unternehmensimage. Denn die Marketingabteilung kann ein nachhaltig aufgestelltes Mobilitätsmanagement glänzend nach außen verkaufen – und damit für ein positives Image sorgen.
In der betrieblichen Mobilität steckt also viel Musik und Zukunftspotenzial – und einiges an Verwaltungsarbeit, die professionell organisiert gleich viel leichter von der Hand geht. In den kommenden Ausgaben gehen wir detaillierter auf die einzelnen Themengebiete ein – ganz grundsätzlich.
Ursprünglicher Text von Immanuel Schneeberger, aktualisiert von der Redaktion.
