Ladestrom-Erstattung 2026: Neue BMF-Regeln

Ein mittelständischer Betrieb hat seinem gesamten Außendienst die Erstattung für Ladestrom gestrichen. Der Grund: Niemand im Unternehmen konnte sicher sagen, wie die heimischen Ladekosten der Dienstwagen künftig sauber abzurechnen sind. Das Fachportal electrive.net beschrieb diesen Fall Anfang des Jahres. Er zeigt, womit viele Fuhrparks seit dem 1. Januar 2026 zu kämpfen haben: Die Regeln für das Laden von Elektro-Dienstwagen zu Hause haben sich zu diesem Stichtag grundlegend geändert.

15 bis 70 Euro Pauschale sind Geschichte

Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 11. November 2025 (BStBl I S. 1929). Es löst die bis dahin geltende Regelung aus dem Jahr 2020 ab und gilt bis Ende 2030. Die zentrale Neuerung: Die bekannten monatlichen Pauschalen von 15 bis 70 Euro sind zum 31. Dezember 2025 ersatzlos entfallen. An ihre Stelle treten zwei Wege. Beide müssen für das gesamte Kalenderjahr einheitlich gewählt werden. Ein Wechsel mitten im Jahr ist nicht zulässig.

So wird der tatsächliche Verbrauch berechnet

Nachweis der tatsächlichen Kosten: der individuelle Arbeitspreis des Mitarbeiters aus dem Stromvertrag, anteilig ergänzt um die Grundgebühr, multipliziert mit den gemessenen Kilowattstunden. Feste Strompreispauschale: Für 2026 sind das 34 Cent je Kilowattstunde. Der Wert stammt vom Statistischen Bundesamt (Haushaltsstrompreis inklusive Steuern und Abgaben), berechnet aus dem ersten Halbjahr des Vorjahres und auf volle Cent abgerundet.

Ohne verbrauchsgenaue Messung in Kilowattstunden gibt es bei beiden Wegen keine steuerfreie Erstattung mehr. Die monatlichen Festbeträge ohne Zähler sind Geschichte. Hier beginnt die Unsicherheit. Das BMF formuliert vergleichsweise offen: Der Verbrauch könne über einen separaten stationären oder mobilen Stromzähler erfasst werden. Eine Eichung verlangt das Schreiben nicht ausdrücklich.

Warum ein mobiler Zähler nicht ausreicht

Die Arbeitsgemeinschaft Mess- und Eichwesen (AGME) sieht das enger. In einem Informationsblatt vom 9. Januar 2026 stellt sie klar, dass beim Abrechnen nach tatsächlichem Verbrauch das Messrecht greift. Nötig ist dann ein fest installierter, konformitätsbewerteter Zähler (MID). Ein mobiler Zähler im Ladekabel erfüllt diese Anforderung nicht.

Allerdings schränkt sie das selbst wieder ein: Eine vollständig eichrechtskonforme Ladestation auf dem Niveau öffentlicher Ladepunkte verlangt sie nicht. In einer klaren Eins-zu-eins-Situation, ein Dienstwagen an einer Wallbox, deren Zähler ausschließlich die an dieses Fahrzeug abgegebene Energie misst, genügt ein fest verbauter MID-Zähler.

Verbände kritisieren den Bürokratie-Widerspruch

Trotzdem hat der Widerspruch für Kritik gesorgt, wie electrive.net berichtete. Der Bundesverband Katholischer Unternehmer nennt das keinen Beitrag zum versprochenen Bürokratieabbau. Der Bundesverband Betriebliche Mobilität fordert eine Klarstellung, weil tausende bereits installierte Wallboxen sonst unverhältnismäßig ausgetauscht werden müssten.

Für den Regelfall, dass ein Mitarbeiter einen Dienstwagen an seiner privaten Wallbox lädt, reicht ein MID-Zähler. Entweder ist er bereits ab Werk in der Wallbox integriert, wie es einige Hersteller anbieten, oder er wird als separates Gerät im Zählerschrank ergänzt. In Gesprächen mit Elektrofachbetrieben zeigt sich, dass sich Letzteres bei den meisten bestehenden Wallboxen unkompliziert nachrüsten lässt, ohne die Wallbox selbst auszutauschen. Ein solcher Zähler kostet je nach Modell etwa 50 bis 100 Euro plus Installation. Eine vollständig eichrechtskonforme Ladestation liegt dagegen schnell bei rund 2.500 Euro.

So läuft die Abrechnung in der Praxis

Der Unterschied ist im Alltag gering: Eine Messtoleranz von einem Prozent entspricht bei 70 geladenen Kilowattstunden rund 0,7 Kilowattstunden, umgerechnet etwa 22 Cent pro Ladevorgang. Gegenüber den Mehrkosten einer geeichten Komplettlösung ist das vernachlässigbar.

Ein RFID- oder Abrechnungssystem lohnt sich erst, wenn die Wallbox nicht mehr eindeutig einem Dienstwagen zugeordnet ist. Das betrifft etwa mehrere Nutzer an derselben Station, gemischte private und dienstliche Nutzung an einem Punkt oder zeitvariable Tarife mit sekundengenauer Zuordnung. Für die Heim-Wallbox eines einzelnen Firmenwagenfahrers ist das überdimensioniert.

Der organisatorische Ablauf ist überschaubar. Zu Beginn und Ende jedes Abrechnungszeitraums, meist ein Monat, wird der Zählerstand abgelesen oder aus der Wallbox exportiert. Wird an derselben Wallbox auch privat geladen, sind die dienstlichen Kilowattstunden abzugrenzen. Der Mitarbeiter reicht den Nachweis samt Stromtarif bei der Lohnbuchhaltung ein, die den Erstattungsbetrag berechnet. Das einmal gewählte Verfahren gilt dabei für das ganze Jahr und die gesamte Flotte einheitlich.

Checkliste für Fuhrparkverantwortliche:

• Bestehende Erstattungsvereinbarungen aus der Zeit vor 2025 prüfen und an die neue Rechtslage anpassen.
• Ein einziges Abrechnungsverfahren für die gesamte Flotte festlegen, tatsächliche Kosten oder 34-Cent-Pauschale.
• Technische Mindestanforderungen einheitlich definieren: fest installierter MID-Zähler, RFID nur bei Mehrfachnutzung.
• Zählerstände, Ablesetermine und zugrunde gelegte Strompreise sauber dokumentieren.
• Das Vorgehen mit der Steuerberatung abstimmen, bevor die erste Abrechnung ansteht.

Die neue Regelung verlangt mehr Dokumentation als die alte Pauschale. Technisch bleibt der Aufwand für den Normalfall aber gering: An der privaten Wallbox eines einzelnen Mitarbeiters reicht ein fest installierter MID-Zähler aus. Mehr Genauigkeit braucht die Abrechnung in diesem Fall nicht.

Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick:

• Seit 1. Januar 2026 keine steuerfreie Pauschale ohne Verbrauchsmessung mehr.
• Zwei Verfahren, jahresweise und flottenweit einheitlich: tatsächliche Kosten oder 34 ct/kWh (2026).
• Für die Eins-zu-eins-Nutzung genügt ein fest installierter MID-Zähler, eine voll eichrechtskonforme Ladestation ist nicht nötig.
• RFID und Abrechnungssysteme erst bei mehreren Nutzern oder gemischter Privat- und Dienstnutzung.