Große Einsparpotenziale im Fuhrparkmanagement
Vom Dienstwagen bis zum Lieferfahrzeug – der Fuhrpark zählt in vielen Unternehmen zu den größten laufenden Kosten. Doch kaum jemand schöpft das Sparpotenzial voll aus. Ob Leasingverträge, Wartung, Tankkarten oder Auslastung – in der Praxis bleibt viel Geld liegen. Viele Firmen haben keinen echten Überblick über ihren Fuhrpark. Dabei lassen sich durch Digitalisierung, Bündelung und clevere Vertragsgestaltung oft 10 bis 30 Prozent einsparen – ganz ohne Qualitätseinbußen. In diesem Beitrag wird erläutert, welche Hebel wirklich Wirkung zeigen und wo die typischen Kostenfallen lauern.
Betriebskosten: Mehr als nur Tanken
Jeder Fuhrpark umfasst zahlreiche Kostenfaktoren. Zuerst sind hier die Betriebskosten zu nennen. Neben dem Kraftstoffverbrauch fallen auch Inspektionen und Reparaturen darunter, genauso wie neue Reifen oder die Versicherungsgebühren. Die Kfz-Steuer und eventuell anfallende Mautgebühren sind weitere Posten, die Unternehmen regelmäßig einkalkulieren müssen.
Alexander Schuh ist Geschäftsführer der Alexander Schuh GmbH und seit über einem Jahrzehnt als unabhängiger Mobilitätsexperte tätig.
Fixkosten nicht unterschätzen
Neben den Betriebskosten verursacht jedes Fahrzeug der Flotte auch Fixkosten. Dazu gehören u.a. die Anschaffungskosten oder die monatlich fällige Leasingrate, aber auch Personalkosten, die durch die Verwaltung der Fahrzeuge entstehen.
Fahrverhalten und Auslastung als Kostentreiber
Die Menschen, die die Autos des Fuhrparks fahren, tragen ebenfalls dazu bei, wie hoch die individuellen Kosten ausfallen. Durch ihr Fahrverhalten und ihren Umgang mit den Fahrzeugen bestimmen sie maßgeblich deren Kraftstoffverbrauch – schnelles Beschleunigen oder das Laufenlassen des Motors im Leerlauf treiben den Verbrauch beispielsweise in die Höhe. Auch Autos, die nicht optimal ausgelastet werden, sowohl bezüglich der Fahrzeiten als auch hinsichtlich ihrer Größe, sind unnötige Kostenfaktoren.
Verwaltung verursacht versteckte Kosten
Hinzu kommen Kosten, die durch die Fuhrparkorganisation entstehen. Die einzelnen Fahrzeuge benötigen Termine für Wartung und Inspektion, Schäden müssen abgerechnet und Rechnungen überprüft werden. Dafür müssen Arbeitszeit und Ressourcen eingeplant werden.
Mangel an Expertise in der Fuhrparkleitung
In vielen Unternehmen wird der Fuhrparkverwaltung keine große Bedeutung beigemessen. Sie wird häufig von einem Mitarbeiter neben dessen regulärer Aufgaben durchgeführt. Doch selbst, wenn ein Angestellter ausschließlich mit der Organisation der Unternehmensflotte betraut wird, bedeutet dies noch nicht, dass umfangreiche Kenntnisse zur effizienten Verwaltung der Firmenfahrzeuge vorhanden sind – eine anerkannte Ausbildung zum Fuhrparkmanager gibt es in Deutschland nämlich nicht.
Ohne Fuhrparksoftware geht Effizienz verloren
Eine weitere Schwierigkeit entsteht dann, wenn bei der Fuhrparkverwaltung auf professionelle Softwares verzichtet wird. Gerade durch den Einsatz einer Software lassen sich wichtige KPIs tracken und entsprechende Reports erstellen. Aus diesen Daten und Reports lässt sich das Optimierungspotenzial ableiten, weitere Kennzahlen berechnen und Echtzeit-Daten nutzen. Erfolgt die Organisation der Fahrzeuge hingegen mit Excel oder einem ähnlichen Programm, sind lediglich einfache Berechnungen möglich, sofern sie von einem Mitarbeiter manuell durchgeführt werden.
Total Cost of Ownership als Grundlage
Um langfristig Kosten des Fuhrparks zu reduzieren, gibt es viele Optionen. Wichtig ist zunächst, von einer einfachen Kostenbetrachtung wegzukommen. Stattdessen sollte immer eine Gesamtkostenbetrachtung, auch Total Cost of Ownership genannt, bei den infrage kommenden Modellen durchgeführt werden. Diese bezieht sämtliche Kosten, u.a. auch Unterhaltskosten wie Versicherungsprämien, den Kraftstoffverbrauch und den Schadstoffausstoß mit ein. Auch Mitarbeiter sollten Fahrzeuge nicht mehr auf der Grundlage des Bruttolistenpreises auswählen dürfen, sondern hierfür die Gesamtkostenbetrachtung heranziehen müssen.
Zusatzmaßnahmen: Rabatte, Schulungen, Carsharing, E-Flotte
Weitere Einsparungen sind durch Absprachen mit Händlern oder Herstellern möglich, beispielsweise Rahmenverträge oder Mengenrabatte. Schulungen in spritsparendem Fahren, Tankkarten und die Überwachung des Kraftstoffverbrauchs sind Optionen, um die Mitarbeiter zu einem verantwortungsvolleren Umgang mit den Fahrzeugen anzuhalten. Durch regelmäßige Wartungen und einen pfleglichen Umgang können mitunter Schäden verhindert werden; außerdem wirkt sich dies positiv auf die Rückgabekosten bzw. den Restwert aus. Für eine bessere Auslastung sorgen Poolfahrzeuge und Carsharing unter den Mitarbeitern. Besonders hoch ist das Einsparpotenzial darüber hinaus beim Umstieg auf eine E-Flotte.
Autor Alexander Schuh:
Alexander Schuh ist Geschäftsführer der Alexander Schuh GmbH und seit über einem Jahrzehnt als unabhängiger Mobilitätsexperte tätig. Sein Unternehmen berät Firmen bei der Entwicklung nachhaltiger, rechtssicherer und zukunftsfähiger Mobilitätsstrategien. Mit einem ganzheitlichen Ansatz unterstützt er Firmen dabei, Fuhrparks zu optimieren, Kosten zu senken und rechtliche Risiken zu minimieren. Weitere Informationen unter: https://alexander-schuh.com/
