Ob Handwerker, Handelsvertreter oder Freiberufler – wer beruflich viel unterwegs ist, muss häufig ein Fahrtenbuch führen. Neben der klassischen Papierform gewinnen digitale Alternativen immer mehr an Bedeutung. Doch Vorurteile wie "kompliziert", „unsicher“ oder "steuerlich problematisch" halten sich hartnäckig. Felix Schmidt, Chief Product & Technical Officer bei Shiftmove und verantwortlich für das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar, räumt im Gespräch mit firmenauto mit diesen Vorurteilen auf.
Vorurteil 1: Digitale Fahrtenbücher sind zu kompliziert
Digitale Fahrtenbücher gelten oft als technisch anspruchsvoll und umständlich. Dieses Vorurteil ist jedoch überholt. Laut Felix Schmidt liegt der Fokus moderner Lösungen auf Benutzerfreundlichkeit: „Unsere Systeme sind so intuitiv, dass selbst Nutzerinnen und Nutzer ohne technisches Vorwissen sie problemlos bedienen können.“
Ein OBD-Dongle, der unkompliziert im Fahrzeug eingesteckt werden kann, zeichnet alle Fahrten automatisch auf. Die zugehörige App ermöglicht eine schnelle Kategorisierung der Fahrten als privat, geschäftlich oder Arbeitsweg – mit nur wenigen Klicks. "Das Einzige, woran man sich gewöhnen muss, ist, eine Routine für die Kategorisierung der Fahrten aufzubauen. Dabei helfen Apps wie unsere, die mit Erinnerungsfunktionen rechtzeitig darauf aufmerksam machen, wenn etwas fehlt", erklärt Schmidt. Die Technologie geht sogar noch weiter: Häufig besuchte Ziele werden automatisch erkannt, Zwischenstopps und Unterbrechungen lassen sich einfach erfassen, und die Bedienung wird so immer effizienter.
"Die Digitalisierung macht auch vor Fahrtenbüchern nicht halt. Unternehmen und Finanzbehörden profitieren gleichermaßen, wenn die Software korrekt angewendet wird und den gesetzlichen Anforderungen entspricht", sagt Felix Schmidt, Chief Product & Technical Officer bei Shiftmove.
Vorurteil 2: Digitale Fahrtenbücher sind ungenau und fehleranfällig.
Die Sorge, dass digitale Fahrtenbücher fehleranfällig sind, basiert oft auf Skepsis gegenüber Technik und Ungenauigkeiten durch GPS-Abweichungen. Schmidt stellt klar: "Bei handschriftlichen Einträgen sind Fehler nahezu unvermeidlich. Es ist menschlich, Zahlen zu vertauschen oder etwas zu vergessen. Automatisierte Systeme hingegen arbeiten präzise und rechtssicher."
GPS-Daten erfassen Start- und Zielorte, Zwischenstopps sowie Zeiten fälschungssicher. Diese Manipulationssicherheit ist nicht nur praktisch, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben: Seit 2006 müssen digitale Fahrtenbücher manipulationssicher sein, um den Anforderungen des Finanzamts zu genügen.
Vorurteil 3: Digitale Fahrtenbücher werden vom Finanzamt nicht anerkannt.
Viele glauben, dass digitale Fahrtenbücher vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Laut Schmidt ist dies ein Irrtum, wenn die Software die strengen Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt: "Digitale Fahrtenbücher müssen lückenlose Aufzeichnungen garantieren, plausibel sein und vor nachträglichen Änderungen schützen. Anbieter, die GoBD-konform arbeiten, erfüllen diese Voraussetzungen. Wir stehen dazu im regelmäßigen Austausch mit den Finanzbehörden, um allen Anforderungen zu jeder Zeit gerecht zu werden."
Eine einfache Exportfunktion ermöglicht es, das Fahrtenbuch bei einer Steuerprüfung strukturiert vorzulegen – ein Vorteil sowohl für Unternehmen als auch für Finanzbehörden. Vimcar bietet seinen Kundinnen und Kunden darüber hinaus noch einen Compliance-Service an, der bei Rückfragen des Finanzamts Hilfestellung leistet.
Vorurteil 4: Mitarbeitende fühlen sich überwacht.
Die Erfassung von Fahrdaten ruft oft Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre hervor. Die Sorge liegt nahe, denn Fahrtenbücher enthalten teils sensible Informationen wie Arbeitszeiten, Routen und private Fahrten. Felix Schmidt betont jedoch: "Moderne Lösungen setzen auf Verschlüsselung, Serverstandorte in Deutschland und klare Zugriffsrechte. Bei Vimcar legen wir beispielsweise großen Wert darauf, dass Privatfahrten strikt getrennt werden und nur die Fahrenden selbst diese Daten einsehen können. So konnten wir schon Betriebsräte großer Unternehmen von unserem Fahrtenbuch überzeugen." Seit der DSGVO-Einführung 2018 gelten strenge Datenschutzstandards, und Arbeitgeber dürfen nur jene Daten erfassen, die für betriebliche Zwecke notwendig sind.
Digitale Fahrtenbücher sparen Zeit, Nerven und Steuern
Viele Vorurteile über digitale Fahrtenbücher basieren auf veralteten Vorstellungen. Tatsächlich bieten moderne Lösungen zahlreiche Vorteile: weniger Bürokratie, mehr Genauigkeit und nicht zuletzt eine steuerliche Entlastung. Nutzerinnen und Nutzer von Vimcar sparen laut Unternehmen durchschnittlich 2.758 Euro Steuern pro Jahr. "Die Digitalisierung macht auch vor Fahrtenbüchern nicht halt. Unternehmen und Finanzbehörden profitieren gleichermaßen, wenn die Software korrekt angewendet wird und den gesetzlichen Anforderungen entspricht", resümiert Schmidt.
Je weiter sich die Technologie entwickelt, desto sicherer, einfacher und datenschutzkonformer werden digitale Fahrtenbücher. Selbst Firmen mit großen Flotten können vom automatisierten Eintrag, den regelmäßigen Erinnerungen sowie der schnellen Kategorisierung der Fahrten profitieren.
