Firmenwagen: Was für GGF zu beachten ist

Firmenwagen für Geschäftsführer gesichert regeln
Das sollten Sie vertraglich beachten

Wer Geschäftsführern oder Gesellschaftern einen Firmenwagen überlässt, sollte steuerliche Stolperfallen kennen. Steuerberater Andreas Islinger von Ecovis gibt wichtige Hinweise zur vertraglichen und praktischen Gestaltung.

Fahrer 2025
Foto: RossHelen@viaCanva

Die private Nutzung von Firmenwagen gehört bei Geschäftsführern und Gesellschaftern oft zum Standard. Doch gerade bei Gesellschafter-Geschäftsführern (GGF) kann es schnell zu steuerlichen Problemen kommen – etwa, wenn das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellt. Steuerberater Andreas Islinger von Ecovis erklärt, welche Regelungen sinnvoll sind, wann Vorsicht geboten ist und wie sich Streit mit dem Finanzamt vermeiden lässt.

Firmenwagen für GGF nicht ohne Risiko

Die Überlassung eines Firmenwagens an Fremdgeschäftsführer und Gesellschafter-Geschäftsführer (GGF) ist in der Praxis weit verbreitet, jedoch insbesondere im Hinblick auf den GGF mit erheblichen steuerlichen und rechtlichen Fallstricken verbunden. Um Konflikte mit dem Finanzamt oder unnötige steuerliche Belastungen zu vermeiden, sind klare vertragliche Regelungen und eine saubere Umsetzung entscheidend.

Geldwerter Vorteil durch Privatnutzung

Aus lohnsteuerrechtlicher Sicht gelten sowohl der GGF als auch der Fremdgeschäftsführer als Arbeitnehmer. Wird ihnen, wie normalen Arbeitnehmern, ein Firmenwagen zur privaten Nutzung überlassen, liegt ein geldwerter Vorteil vor, der als Sachbezug zu versteuern ist.

Für die Ermittlung dieses Vorteils gibt es zwei Methoden:

  • 1 %-Regelung: Monatlich 1 Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs, zusätzlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
  • Fahrtenbuchmethode: Aufzeichnung aller betrieblichen und privaten Fahrten, um den exakten Anteil der Privatnutzung zu ermitteln.

Die GmbH kann die Kosten des Firmenwagens für einen GGF – unabhängig vom Umfang der Nutzung – vollständig als Betriebsausgaben abziehen, sofern die private Nutzung Bestandteil des Anstellungsverhältnisses ist.

Andreas Islinger 2025
Ecovis

Andreas Islinger ist Steuerberater und Leiter der Rentenberatung bei ECOVIS in München sowie des Lohnzentrums Süd. Er ist schwerpunktmäßig für die Bereiche Lohnsteuer, Einkommensteuer sowie Renten- und Sozialversicherungsrecht zuständig.

Anscheinsbeweis trotz Nutzungsverbot

Ob die Gestellung eines Firmenwagens zu Arbeitslohn führt, hängt grundsätzlich davon ab, ob der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, den Dienstwagen auch privat zu nutzen.

Dies ist dann nicht der Fall, wenn der Arbeitgeber ein Nutzungsverbot für private Fahrten ausgesprochen hat. In diesem Fall ist weder die 1-Prozent-Methode anzusetzen noch ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Bei GGF ist das jedoch nicht so einfach, zwar gelten sie lohnsteuerlich als Arbeitnehmer, doch die Finanzverwaltung unterstellt bei GGF regelmäßig eine private Nutzung – selbst bei einem schriftlichen Nutzungsverbot. Dieser Anscheinsbeweis gilt dabei unabhängig davon, ob es sich um einen beherrschenden oder nicht beherrschenden Geschäftsführer handelt (Der GGF gilt immer dann als beherrschender Gesellschafter, wenn er durch die Macht-Konstellation seine eigenen Entscheidungen alleine im Unternehmen durchsetzen kann). In solchen Fällen wird durch die Finanzverwaltung automatisch eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellt.

Maßnahmen gegen den Anscheinsbeweis

Die steuerlichen Folgen sind nachteilig: Die GmbH kann die Kosten nicht mehr als Betriebsausgaben absetzen und der Geschäftsführer muss den Vorteil als Kapitalertrag versteuern.

Der Anscheinsbeweis, dass trotz eines Nutzungsverbots keine private Nutzung erfolgt, muss durch den Steuerpflichtigen nachgewiesen werden. Dazu muss entweder der GGF ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen oder die GmbH organisatorische Maßnahmen ergreifen, die eine Privatnutzung des Dienstwagens ausschließen. Etwa:

  • die Überwachung durch Dritte
  • das Abstellen des Dienstwagens auf dem Firmengelände
  • die Verwahrung des Schlüssels durch Dritte

Empfehlungen zur rechtssicheren Gestaltung

Um steuerliche Risiken zu minimieren, sollten folgende Grundsätze beachtet werden:

  • Klare vertragliche Regelung: Die Überlassung des Fahrzeugs und die Art der Nutzung müssen eindeutig im Anstellungsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung geregelt sein.
  • Fremdübliche Konditionen: Die Bedingungen (z. Zuzahlung, Kilometerbegrenzung) müssen einem Drittvergleich standhalten.
  • Dokumentation der Nutzung: Bei der Fahrtenbuchmethode ist auf Vollständigkeit, Zeitnähe und Manipulationssicherheit zu achten – analog oder digital (ordnungsgemäßes Fahrtenbuch).
  • Privatnutzungsverbot wirksam umsetzen: Ein vertragliches Privatnutzungsverbot reicht nicht – es muss auch praktisch durchgesetzt werden. Bei einem GGF werden zusätzlich organisatorische Überwachungsmaßnahmen benötigt.