Die intelligente Nutzung von Telematikdaten kann den Alltag im Fuhrpark deutlich entspannen – vor allem, wenn es um Poolfahrzeuge geht. Vom automatisch geführten Fahrtenbuch bis hin zur besseren Disposition: Es gibt viele smarte Möglichkeiten, den Betrieb effizienter zu gestalten. Doch welche typischen Probleme lassen sich mit Telematik wirklich lösen? Und worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie ein solches System einführen wollen? Diese Fragen beantwortet Manfred Hüttner, CEO von Teamware.
Klar ist: Der Verwaltungsaufwand für Poolfahrzeuge nimmt stetig zu. Und mit der wachsenden Zahl an E-Autos im Fuhrpark steigt auch der Koordinationsaufwand. Viele Fuhrparkleiter kämpfen trotzdem noch mit den alten Klassikern: leer zurückgebrachte Fahrzeuge, nicht gemeldete Schäden und eine ziemlich unausgewogene Auslastung.
Herausforderungen bei der Poolfahrzeugverwaltung
Die Ladeinfrastruktur in Unternehmen ist in den letzten Jahren zwar deutlich besser geworden – bei der cleveren Einbindung von Fahrzeugdaten in die tägliche Disposition hakt es allerdings noch oft. Zwar stehen inzwischen mehr E-Fahrzeuge zur Verfügung, doch bei der praktischen Verwaltung fehlt es vielerorts noch an durchdachten Lösungen. Meist liegt das Problem also weniger bei der Anschaffung, sondern eher bei der effizienten Organisation im Alltag.
Genau hier kommen Systeme wie CarExpress von Teamware ins Spiel. Die Plattform bindet Telematikdaten direkt in die Disposition ein – und zwar auch bei älteren Fahrzeugen, dank einfach nachrüstbarer OBD-Adapter. So erhalten Fuhrparkverantwortliche einen zentralen Überblick über alle relevanten Fahrzeugdaten, die automatisch verarbeitet werden. Neue Fahrzeuge sind in wenigen Sekunden im System erfasst, ihr Status wird laufend aktualisiert – und die Disposition passt sich entsprechend an.
Manfred Hüttner, der CEO von Teamware.
Mehr als nur elektronisches Fahrtenbuch
Die Verbindung von Telematikdaten mit dem Poolfahrzeugmanagement kann deutlich mehr, als nur das Fahrtenbuch automatisch zu führen – auch wenn das schon ein großer Pluspunkt ist. In der Praxis bietet das System noch viele weitere nützliche Funktionen.
Zum Beispiel bei der Rückgabe eines Fahrzeugs: Das System checkt automatisch, wie voll der Tank oder Akku ist. Ist der Stand zu niedrig, wird die Rückgabe verweigert – und der Fahrer freundlich daran erinnert, nochmal zur Säule oder Zapfsäule zu fahren. Das sorgt für mehr Disziplin bei der Fahrzeugnutzung und nimmt dem Fuhrparkleiter unangenehme Gespräche ab.
Auch technische Probleme erkennt das System frühzeitig. Es meldet etwa sinkenden Reifendruck, bevor es kritisch wird, oder warnt vor einer schwächelnden Batterie. So können Wartungen rechtzeitig geplant und ungeplante Ausfälle bei wichtigen Dienstfahrten vermieden werden.
Strategisches Flottenmanagement
Auch für die strategische Flottenplanung bieten Telematikdaten wertvolle Einblicke. Die Auswertung zeigt präzise, welche Fahrzeuge über- oder unternutzt werden. So können Fuhrparkleiter fundierte Entscheidungen über Neuanschaffungen oder Reduzierungen treffen. Ein Beispiel: In einem mittelständischen Unternehmen zeigte die Analyse, dass zwei von fünf Elektrofahrzeugen kaum genutzt wurden, während bei den Verbrennern regelmäßig Engpässe auftraten. Der Grund: Die Mitarbeiter scheuten die vermeintlich komplizierte Handhabung der E-Fahrzeuge.
Mit Tools wie CarExpress wird der Umstieg auf E-Mobilität für Fuhrparkverantwortliche deutlich erleichtert. Das System denkt mit: Es prüft schon bei der Buchung, wie voll der Akku ist und wie weit die geplante Strecke geht. So wird die berüchtigte Reichweitenangst schnell zur Vergangenheit. Praktisch auch: Die Ridesharing-Funktion bringt Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Zielen zusammen – das spart Autos, senkt Emissionen und verbessert auch noch die Umweltbilanz des Unternehmens.
Auch die Datenschutz-Compliance profitiert
Bei der Einführung von Telematiklösungen ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats entscheidend. Die Erfahrung zeigt, dass bei transparenter Kommunikation des Nutzens – etwa für Umweltschutz und Arbeitserleichterung – die Akzeptanz steigt. Wichtig: Das System sollte über ein differenziertes Rechtemanagement verfügen. Dieses sollte sicherstellen, dass nur die wirklich notwendigen Daten erfasst und verarbeitet werden.
Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist es möglich die Pool-Fahrzeugflotte mit weniger Aufwand nachhaltiger zu gestalten und gleichzeitig Kosten zu sparen.
