Bei der jährlichen Steuererklärung können Berufspendler ihre Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen. Viele wissen jedoch nicht, dass sie unter bestimmten Voraussetzungen den doppelten Betrag absetzen können. Laut Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung stieg 2023 die Zahl der Berufspendler um 140.000 auf 20,48 Millionen, 68 Prozent davon im Auto. Meist gilt eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer (ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro). Da nur Strecken berücksichtigt werden, für die Erwerbseinkünfte erzielt werden, bleibt die Rückfahrt oft außen vor. Ein einfacher Steuer-Hack ermöglicht jedoch, auch den Heimweg abzusetzen.
Pendlerpauschale? Das steckt dahinter
Um den grundlegenden Kniff zu verstehen, der Pendlern Steuervorteile ermöglicht, lohnt es sich, Pendlerpauschale und Reisekosten genauer zu unterscheiden. Beide können zwar als Werbungskosten geltend gemacht werden, doch § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG definiert klare Regeln. Pendlerpauschalen erlauben es, für den täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte 0,30 Euro (ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro) pro Kilometer abzusetzen. Allerdings gelten Einschränkungen. Wer z.B. mehrere Jobs hat, braucht eine feste erste Tätigkeitsstätte; für den zweiten Betrieb sind keine Fahrtkosten absetzbar. Auch wenn man in der Mittagspause nach Hause fährt und dann zurück, zählt nur der einfache Weg. Dem Finanzamt ist egal, wie oft man pendelt: Es erkennt nur eine Strecke pro Tag an. Somit umfasst die Entfernungspauschale lediglich die einfache Distanz zwischen Wohn- und Arbeitsort.
Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind in § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a EStG genau definiert. Für Fahrtkosten mit dem Pkw darf man pauschal 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen, mit dem Motorrad oder anderen Fahrzeugen 0,20 Euro. Übersteigen die tatsächlichen Kosten die Pauschale, kann man sie stattdessen geltend machen, muss aber Nachweise vorlegen. Für öffentliche Verkehrsmittel gilt eine maximale Erstattung von 130 Euro pro Reise.
Doppelte Beträge als Werbungskosten
Reisekosten werden nur dann als Werbungskosten akzeptiert, wenn keine Erstattung vom Arbeitgeber erfolgt. So lassen sich Hin- und Rückfahrten vollständig ansetzen, was den doppelten Betrag als Werbungskosten ermöglicht.
Prof. Dr. Christoph Juhn ist Professor für Steuerrecht und Steuerberater (LL.M.). Seine Beratungsschwerpunkte liegen auf Umwandlungen, Konzern- und internationalem Steuerrecht sowie M&A. Nach dem LL.M. an der Uni Köln (2011) und seiner Bestellung zum Steuerberater (2013) promovierte er 2020 und wurde Professor an der FOM Hochschule Bonn. Parallel gründete er zwei Steuerberatungsgesellschaften und betreibt einen erfolgreichen YouTube-Kanal (@juhnsteuerberater).
Verpflegungspauschale und Übernachtungskosten
Neben Fahrtkosten gibt es drei weitere erstattungsfähige Bereiche: Verpflegungspauschale, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Beruflich Reisende können bei längerer Abwesenheit von Wohn- und Tätigkeitsort (mindestens acht Stunden) ihre Mehrausgaben für Verpflegung geltend machen. Bei auswärtigen Übernachtungen ist ebenfalls ein pauschaler oder tatsächlicher Kostenabzug möglich.
Nebenkosten wie Parkgebühren
Zu den Reisenebenkosten zählen etwa Park- und Mautgebühren oder Telefon- und Postkosten für geschäftliche Kommunikation. Auch hier gilt: Keine Erstattung durch den Arbeitgeber bedeutet, dass die Ausgaben steuerlich als Werbungskosten anerkannt werden können.
Neuer Arbeitsort für doppelte Ersparnis
Um die Werbungskosten fürs Pendeln zu verdoppeln, können Beschäftigte mit einem einfachen Steuer-Hack Vorteile bei der Steuererklärung sichern. Zunächst braucht es dafür die Zustimmung des Unternehmens, indem man die erste Tätigkeitsstätte vertraglich ändert. Hat die Firma mehrere Standorte, wird eine alternative Tätigkeitsstätte vereinbart, die nicht täglich aufgesucht werden muss. Laut § 9 Absatz 4 EStG ist dies rechtlich möglich, sofern Angestellte dort tatsächlich arbeiten können – selbst wenn nur gelegentlich.
Kostenbeispiele: Reisekosten vs. Pauschale
Für Fahrten zur weiter entfernten Arbeitsstelle gilt wie gewohnt die Pendlerpauschale (einfacher Weg). Die täglichen Strecken zum üblichen Arbeitsort werden jedoch als Reisekosten (Hin- und Rückfahrt) abgerechnet – ein klarer Vorteil. Liegt dieser Arbeitsort 25 Kilometer entfernt, kommt bei 200 Arbeitstagen eine Gesamtstrecke von 10.000 Kilometern zusammen. Nach Reisekostenregeln lassen sich 3.000 Euro als Werbungskosten ansetzen; mit der Pendlerpauschale wären es nur 1.880 Euro. Wer größere Distanzen pendelt, spart entsprechend mehr: Bei insgesamt 100 Kilometern am Tag liegt der Vergleich bei 6.000 Euro statt 3.480 Euro.
Mehr Freiraum durch Spesen
Wenn Angestellte erfolgreich von der Fahrtkostenpauschale auf Reisekosten umsteigen, können sie von zusätzlichen Spesen profitieren. Damit lassen sich nicht nur die Ausgaben für Arbeits- und Heimweg steuerlich absetzen, sondern auch weitere Posten aus den Reisekosten. Besonders wichtig ist der Verpflegungsmehraufwand: Angestellte müssen mindestens acht Stunden von Wohnort und erster Tätigkeitsstätte abwesend sein. Durch Hin- und Rückfahrt sowie eine Mittagspause erreichen Vollzeitkräfte schnell die nötige Mindeststundenzahl für einen vollen Arbeitstag.
Regeln zur Verpflegungspauschale und Dauer
Die Pauschale richtet sich nach Land und Stadt. Für Reisen von 8 bis 24 Stunden im Inland gibt es 14 Euro täglich, bei vereinbartem Standort Hamburg und tatsächlicher Tätigkeit in London sogar 44 Euro. Die Frist ist auf maximal drei Monate begrenzt. Trotzdem summieren sich in dieser Zeit beachtliche Beträge: Im Inland ergeben sich bei 20 Arbeitstagen 280 Euro pro Monat und damit 840 Euro in drei Monaten. In der Hamburg–London-Konstellation sind sogar 880 Euro pro Monat möglich. So profitieren Pendler neben den verdoppelten Werbungskosten für den Arbeitsweg zusätzlich von abgabenrechtlichen Vorteilen
