Immer mal wieder betrügen Mitarbeiter ihre Firma über ihre Tankkarten. Doch höhere Sicherheitsstandards erschweren den Missbrauch zunehmend.
Dass Tankkarten keine unbegrenzte Sicherheit gegen Missbrauch bieten, musste ein Transportunternehmer vor elf Jahren schmerzlich erfahren: Sechs seiner Angestellten hatten die Karten dazu verwendet, fremde Lkw zu betanken und dafür von den Fahrern Geld zu kassieren. Anschließend reichten sie die Tankbelege bei ihrem Arbeitgeber ein und ließen sich das Geld erstatten. Dem Arbeitgeber entstand ein Schaden von 37.500 Euro. Dieser Fall, der im Jahr 2010 vor dem Oberlandesgericht Celle verhandelt wurde, ist ein warnendes Beispiel für den Schaden, den der kriminelle Umgang mit Tankkarten nach sich ziehen kann.
Allerdings hat sich seither in Sachen Sicherheit viel getan. Mitarbeiter, die ähnlich betrügerische Absichten im Sinn haben, müssen heute deutlich höhere Hürden überwinden. Inzwischen haben die meisten Herausgeber ihre Karten mit Funktionen ausgestattet, die gezielt auf die Vermeidung von Missbrauch ausgerichtet sind, ganz gleich, ob dieser nach Verlust oder Diebstahl der Karte oder durch kriminelle Energie der Mitarbeiter entsteht. "Wir bieten eine personalisierte Tankkartennutzung an. Das bedeutet doppelte Sicherheit durch Chip und PIN, Kopplung an den Namen des Fahrers oder das Kennzeichen. Dazu Flotten-ID-Validierung als zusätzliche Sicherheitsebene sowie individuelle Zeit-, Kosten- und Produktlimits für jede Karte", erklärt Rainer Klöpfer, Geschäftsführer von Euro Shell. Zudem habe der Fuhrparkmanager rund um die Uhr Zugriff auf alle Transaktionen und werde bei verdächtigen Aktivitäten sofort per E-Mail, SMS oder Telefon benachrichtigt. Natürlich könne man die Shell Card online autorisieren oder sofort sperren.
Auch die übliche Bezahlung per App kann für mehr Sicherheit sorgen. "Per App zu bezahlen, ist nicht automatisch sicherer als mit Karte. Es kann aber sicherer sein, wenn die App die Sicherungsmöglichkeiten des Smartphones nutzt", erläutert Uwe Dziuk, Geschäftsführer beim Netzbetreiber Weat. Das Unternehmen wickelt die Kartenzahlungen für zahlreiche Mineralölgesellschaften, beispielsweise Westfalen, Orlen und Total, ab. Denn während eine verloren gegangene Karte immer wichtige und teils sensible Informationen trägt, könnten diese in einer App hinter einem sicheren Log-in geschützt werden. "Bei vielen Tankkarten ist das Sicherheitsmerkmal in der Regel eine PIN. Dieses Sicherheitsniveau ist mit einer App schnell erreicht. Nutzt man zusätzlich die Gesichtserkennung des Handys, ist die Authentifizierung komfortabler und sicherer", so Dziuk.
Foto: Schell
Auch wenn die Zahl der Betrugsfälle nach den Erfahrungen von Shell-Manager Klöpfer aufgrund der hohen Sicherheitsstandards von Jahr zu Jahr sinkt und die Unternehmen ihre Karten kontinuierlich sicherer machen, ist die Gefahr des Betrugs nicht komplett gebannt. "Beide Seiten sind immer in Bewegung: Es gibt immer welche, die sich mit illegalen Mitteln bereichern wollen. Und auf der anderen Seite die Gesellschaft, die Vertrauen für den Nutzer schaffen und natürlich wirtschaftlichen Schaden abwenden will. Von daher ist es immer ein Wettrennen, welches absehbar nicht enden wird", weiß Dziuk.
Für jeden Fuhrparkmanager sollte daher immer die Regel "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser" gelten. Denn beim nachlässigen Umgang mit der Karte nützen auch die besten Sicherheitsmerkmale nichts. Ein häufiger Fehler: Aus Bequemlichkeit werden Tankkarten mit PIN-Code, Papieren und Fahrtenbuch im Fahrzeug gelassen. Doch Karte und PIN müssen immer getrennt aufbewahrt werden, denn für eine Tankkarte gelten dieselben Sorgfaltspflichten wie für eine EC-Karte. Im Fall des Verlusts oder Betrugs muss sie so schnell wie möglich gesperrt werden. Zudem muss die PIN sicher aufbewahrt werden.
Marktübersicht Tankkarten 2020
17 Tankkarten auf einen Blick
Um solche Fehler zu vermeiden, muss der Fuhrparkmanager nicht nur regelmäßig kontrollieren, sondern die Mitarbeiter auch für das Thema sensibilisieren. So sollte er genaue Regeln für das erlaubte Betanken von Firmenfahrzeugen festlegen, damit Mitarbeiter gar nicht erst in Versuchung kommen, einen Tankbetrug zu begehen. Sie können im Dienstwagenüberlassungsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Dienstwagennutzer festgehalten werden. Zudem sorgen transparente Prozesse und Prüfroutinen für Übersicht im Fuhrpark und helfen, vorschnelle Anschuldigungen sowie Tankbetrug zu vermeiden.
