Bundesverband Fuhrparkmanagement Den Fuhrpark mit Excel verwalten?

Albert Einstein bekam den Physik-Nobelpreis für seine Relativitätstheorie. Oder? Falsch. In Wahrheit hatte die Jury die Theorie nicht verstanden und – um einer Blamage zu entgehen – ihm 1905 den Preis für den von ihm entdeckten photoelektrischen Effekt überreicht. Solche Geschichten, die sich falsch in das kollektive Gedächtnis eingebrannt haben, gibt es zuhauf. Auch im Fuhrparkmanagement. Hier hört man öfters, dass man seinen Fuhrpark mit Excel steuern kann. Auch das ist Unsinn, zumindest, wenn Sie mehr als ein Fahrzeug zu verwalten haben.

Microsoft Excel ist ein gutes Tabellenkalkulationsprogramm, keine Frage. Es ist in deutschen Unternehmen populär und Verknüpfungen und Formeln lassen sich damit einrichten. Was spricht also gegen Fahrzeug-, Fahrer- und Terminlisten? Ganz einfach: Die Welt des Fuhrparkmanagements ist einfach zu komplex. Mit Excellisten ist Fuhrparkmanagement dauerhaft nicht optimal zu gestalten, alleine schon wegen möglicher bzw. fehlender Schnittstellen zu den IT-Systemen der Finanzbuchhaltung oder des Personalwesens. Es gibt bei Excel beispielsweise auch keine Schnittstellen, mit denen Tankdaten eingelesen und automatisch abgeglichen werden können, Arbeitsprozesse sind nicht zu automatisieren und so weiter. Schaut man sich also die Aufgaben an, die eine Fuhrparkverwaltung abzudecken hat, wird schnell klar, dass es dazu ab einer gewissen Fuhrparkgröße eine professionelle Software geben muss. Um den Fuhrpark effizient zu verwalten, gesetzlich vorgegebene Termine im Griff zu haben und Schwachstellen rechtzeitig zu erkennen. Und je mehr Personen sich um das Thema Fuhrpark im Unternehmen kümmern, je mehr Fahrer und Fahrzeuge involviert sind, desto unangebrachter sind einfache Exceltabellen.

Schon eine Standardsoftware für die Verwaltung des Fuhrparks deckt im Grunde alle Belange von der Beschaffung bis zur Verwertung der Fahrzeuge ab. Neben der Stammdatenverwaltung der Fahrzeuge und der Fahrer sind dies auch alle Bewegungsdaten (Kraftstoffe, Leasingabrechnungen, Reifen-, Reparatur- und Wartungsrechnungen etc.), Fahrzeugtermine und die Schadensakten. Je nach Anbieter verfügen moderne Systeme optional über ein Dispositionssystem für Poolfahrzeuge und ein elektronisches Dokumentenarchiv. Also: Sie bringen Transparenz in die Komplexität eines Fuhrparks. Und das ist ein Muss für jeden Profi.