Zum 1. Januar 2026 ändern sich die steuerlichen Spielregeln für die Erstattung von Ladestrom bei elektrischen Dienstwagen. Für Fuhrparks ist das mehr als eine Detailfrage der Lohnabrechnung: Wer Mitarbeitenden das Laden zu Hause erstattet, muss künftig genauer messen, sauberer dokumentieren und bestehende Dienstwagenregelungen anpassen.
Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 11. November 2025. Es ersetzt die bisherige Regelung aus dem Jahr 2020 und betrifft alle Unternehmen, die die Heimladung von Elektro-Dienstwagen erstatten. Der wichtigste Punkt: Die bisherigen Monatspauschalen entfallen. Statt fester Beträge von 30 Euro bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber beziehungsweise 70 Euro ohne solche Lademöglichkeit sieht die neue Regelung zwei andere Wege vor.
Zwei Modelle für die Ladestrom-Erstattung
Arbeitgeber können künftig zwischen einer pauschalen Abrechnung auf Basis der geladenen Strommenge und der Erstattung der tatsächlich angefallenen Stromkosten wählen. In beiden Fällen bleibt es grundsätzlich beim steuer- und sozialabgabenfreien Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG. Praktisch entscheidend ist aber: Ohne eine nachvollziehbare Erfassung der geladenen Strommenge wird sich die neue Systematik kaum sauber umsetzen lassen.
Die kWh-basierte Pauschale dürfte für viele Fuhrparks der pragmatischere Weg sein. Maßgeblich ist dabei der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Durchschnittsstrompreis; für 2026 liegt dieser bei rund 0,34 Euro je Kilowattstunde. Der Vorteil liegt in der einfachen Abrechnung: Unternehmen müssen keine privaten Stromverträge prüfen und keine individuellen Strompreise bewerten. Dafür bildet die Pauschale die tatsächlichen Kosten des einzelnen Mitarbeitenden nur näherungsweise ab. Je nach Tarif kann sie über oder unter den realen Stromkosten liegen.
Tatsächliche Stromkosten erstatten
Die Erstattung tatsächlicher Kosten ist genauer, aber administrativ deutlich anspruchsvoller. Sie kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn Mitarbeitende besonders günstige Stromtarife nutzen, etwa in Verbindung mit Photovoltaik oder Wärmepumpe, wenn Strompreise stark schwanken oder wenn bereits digitale Abrechnungsprozesse vorhanden sind. Für die breite Fuhrparkpraxis spricht dennoch vieles dafür, dass die Pauschallösung zum Standard wird: Sie ist skalierbarer, leichter zu prüfen und verursacht weniger Aufwand in HR, Payroll und Fuhrparkmanagement.
Kern der neuen Regelung ist die getrennte Erfassung der Strommenge, die tatsächlich für das Dienstfahrzeug geladen wurde. Das BMF schreibt keine konkrete technische Lösung vor. Eine eichrechtskonforme oder MID-zertifizierte Messung wird nicht ausdrücklich verlangt, solange die Strommenge separat und nachvollziehbar dokumentiert werden kann.
Wallbox, Fahrzeugdaten oder Zwischenzähler
In der Praxis kommen dafür vor allem drei Varianten infrage. Moderne Wallboxen können die geladenen Energiemengen häufig direkt erfassen und über Cloud-Schnittstellen bereitstellen. Bei einigen Fahrzeugen lassen sich Ladedaten über Hersteller-Apps oder Schnittstellen auslesen. Alternativ kann ein externer Zwischenzähler in der Zuleitung zur Wallbox eingesetzt werden. Diese Lösung ist unabhängig vom Wallbox-Hersteller, erfordert aber häufig manuelle Ablesungen und klare Dokumentationsregeln.
Welche Variante geeignet ist, hängt stark von der vorhandenen Ladeinfrastruktur beim Mitarbeitenden ab. Genau deshalb sollten Fuhrparkverantwortliche die technische Ausgangslage frühzeitig prüfen. Ältere Wallboxen ohne verwertbare Messdaten, komplexe Installationen in Mehrfamilienhäusern oder fehlende Nutzertrennung können die Abrechnung erschweren.
Photovoltaik beim Dienstwagen-Laden
Ein wichtiger Punkt betrifft private Photovoltaikanlagen. Das BMF berücksichtigt ausdrücklich Fälle, in denen die häusliche Ladevorrichtung ganz oder teilweise mit Strom aus einer privaten PV-Anlage versorgt wird. Eine gesonderte Bewertung des Eigenverbrauchs ist dabei nicht erforderlich.
Für die Praxis ist das eine Erleichterung. Die gesamte geladene Strommenge kann angesetzt werden – unabhängig davon, ob der Strom aus dem Netz oder aus eigener Erzeugung stammt. Unternehmen müssen also nicht aufteilen, welcher Anteil des Ladevorgangs aus Netzstrom und welcher aus PV-Strom stammt. Das reduziert Komplexität und sorgt für eine einheitlichere Handhabung.
Dienstwagenrichtlinien anpassen
Fuhrparkmanager sollten die neue Regelung nicht erst zum Jahreswechsel bearbeiten. Bestehende Dienstwagenvereinbarungen und interne Car Policies müssen auf die neue Systematik umgestellt werden. Sinnvoll ist ein dynamischer Verweis auf die jeweils gültigen BMF-Vorgaben, damit künftige Anpassungen nicht jedes Mal eine vollständige Überarbeitung der internen Regelwerke erfordern.
Lohnabrechnung vorbereiten
Auch die Lohnabrechnung muss vorbereitet werden. Monatliche Pauschalen nach altem Muster sind ab 2026 nicht mehr vorgesehen. Stattdessen braucht es Prozesse für eine kWh-basierte Abrechnung oder für die Erstattung tatsächlicher Kosten. Entscheidend ist, dass die Nachweise prüfungssicher und nachvollziehbar abgelegt werden – digital oder über geeignete Belege.
Unternehmen sollten zudem klar regeln, welche technischen Lösungen zulässig sind, wie die Dokumentation erfolgen muss und was bei Änderungen passiert, etwa bei einem Umzug, einer neuen Wallbox oder einem Wechsel des Stromtarifs. Gerade bei dynamischen Stromtarifen sollte vertraglich festgelegt werden, ob unabhängig vom individuellen Tarif die kWh-Pauschale gilt oder ob eine Erstattung tatsächlicher Kosten vorgesehen ist.
Fallstricke bei Wallbox und Abrechnung
Die meisten praktischen Schwierigkeiten sind absehbar. Ältere Wallboxen liefern häufig keine ausreichenden Messdaten. In Mehrfamilienhäusern kann die Zuordnung schwierig werden, wenn mehrere Nutzer über dieselbe Infrastruktur laden und keine Trennung über RFID oder Backend erfolgt. Auch manuelle Ablesungen können fehleranfällig sein, wenn Verantwortlichkeiten und Fristen nicht eindeutig geregelt sind.
Unlösbar sind diese Punkte nicht. Sie zeigen aber, dass die Heimladeerstattung künftig stärker technische, steuerliche und organisatorische Fragen verbindet. Fuhrpark, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und gegebenenfalls IT müssen deshalb zusammenarbeiten, bevor die ersten Abrechnungen nach neuer Systematik laufen.
Pauschallösung bis Ende 2030
Die kWh-basierte Pauschale ist zunächst bis Ende 2030 vorgesehen und dürfte voraussichtlich regelmäßig angepasst werden. Langfristig werden automatisierte Prozesse wichtiger werden, etwa durch die Verbindung von Wallbox, Backend und Lohnabrechnung. Damit könnte auch die Erstattung tatsächlicher Kosten einfacher werden.
Bis dahin spricht vieles dafür, dass die Pauschalabrechnung für die meisten Fuhrparks der praktikabelste Ansatz bleibt. Sie reduziert den administrativen Aufwand, verlangt aber dennoch eine verlässliche Erfassung der geladenen Strommengen. Genau darin liegt der eigentliche Wechsel ab 2026: Die Heimladung bleibt erstattungsfähig, wird aber deutlich stärker zur Prozess- und Dokumentationsfrage.
Autor
Autor: Dieter Bleicher ist Geschäftsführer der Star Media GmbH und Initiator von ChargeReport.app, einer Plattform zur automatisierten Abrechnung von Wallbox-Ladestrom. Er beschäftigt sich seit 2024 mit der praktischen Umsetzung der BMF-Vorgaben in deutschen Fuhrparks.
