Fuhrparkmanagement wird 2026 noch stärker zur Daten- und Compliance-Aufgabe. Neue Berichtspflichten, strengere Regeln bei Ladeerstattung, mehr Sensorik im Fahrzeug und wachsende Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erhöhen den Druck auf Unternehmen. Fabian Seithel, Associate Vice President Sales & Business Development EMEA bei Geotab, erläutert im Interview, welche Pflichten jetzt zählen, wann Telematikdaten im Unternehmen wirklich Mehrwert schaffen und wo KI im Flottenbetrieb heute schon praktisch helfen kann. Spannend wird es dort, wo Technik, Recht und Organisation direkt aufeinanderprallen.
Neue Fuhrparkpflichten 2026: Welche Regeln werden jetzt zu Ladekosten, CSRD und EU-Mobilitätspaket jetzt wichtig?
Die regulatorischen Pflichten, die für Fuhrparkmanager ab 2026 besonders relevant sind, hängen stark von der Art der jeweiligen Flotte ab – daher gibt es dafür auch keine pauschale Antwort. Verfügt ein Unternehmen beispielsweise über elektrische Dienstwagen, die Mitarbeitende auch privat nutzen, ist seit diesem Jahr eine pauschale Erstattung der Ladekosten an der heimischen Wallbox nicht mehr zulässig. Stattdessen muss der tatsächliche Ladestrom nun genau erfasst werden. Wir empfehlen, dafür auf fahrzeuginterne Datenerfassung zurückzugreifen. Das ist einfach umzusetzen, rechtlich zulässig und verursacht keinen zusätzlichen Aufwand – etwa durch die Installation eines zweiten Zählers. Die Daten können dabei einfach und sicher über die Telematikinfrastruktur übertragen werden. Für viele Unternehmen gelten außerdem seit diesem Jahr strengere Nachweis- und Berichtspflichten im Rahmen der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Besonders wenn es um den CO2-Ausstoß geht, sollten Flottenmanager belastbare Daten zur Hand haben, um die Anforderungen problemlos erfüllen zu können.
Im grenzüberschreitenden Verkehr sind darüber hinaus die Vorgaben des EU-Mobilitätspakts zu beachten: Bereits bis letzten Sommer mussten Fahrzeuge über 3,5 Tonnen mit einem intelligenten Fahrtenschreiber der zweiten Generation nachgerüstet werden. Und ab dem 1. Juli gilt dies auch für leichte Nutzfahrzeuge über 2,5 Tonnen.
Telematik und Fahrzeugdaten: Wann entsteht im Fuhrpark wirklich ein datenbasiertes Ökosystem?
In einem datenbasierten Ökosystem geht es vor allem um Synergien. Möglichst viele Bereiche im Unternehmen sollten von einmal erfassten Daten und darauf basierender Kooperation profitieren. Die Beispiele Ladestromerfassung und CO₂-Reporting über Telematikdaten zeigen das sehr anschaulich. Hier gewinnen auch die Finanz-, HR- und Kommunikationsabteilung Vorteile durch die Nutzung von Telematikdaten – und sie bleiben nicht nur im Silo des Flottenmanagements liegen. Dafür ist allerdings ein gewisser technischer Aufwand notwendig: So braucht es effiziente und sichere Schnittstellen zwischen einer Telematikplattform und ERP-Systemen oder anderer relevanter Unternehmenssoftware. Gleichzeitig können auch Finanz- und andere Unternehmensdaten, die für Flottenmanager relevant sind, in deren Plattform fließen. Genau diese Konvergenz macht ein datenbasiertes Ökosystem aus – eines, von dem letztendlich das gesamte Unternehmen profitiert.
Dashcams im Fuhrpark: Wie können Unternehmen Datenschutz und Fahrertransparenz rechtssicher organisieren?
Hier ist eine klare Strategie und ein proaktiver Ansatz der Führungsetage gefragt. Ein Vorhaben zur Einführung der Technologie sollte von Anfang an transparent an die gesamte Belegschaft kommuniziert werden. Dabei sollten die Ziele der Initiative sowie die Fähigkeiten und Grenzen der Technologie klar benannt werden. Damit keine Probleme entstehen, gilt es, Mitarbeitende nachweisbar zu informieren – etwa über Schilder im Führerhaus oder Zusatzvereinbarungen.
Um darüber hinaus die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen, sollten weitere Maßnahmen ergriffen werden. Neben der klaren Information gilt es zum Beispiel, die Verarbeitung der Daten zu dokumentieren. Die Speicherfristen der Aufzeichnungen umfassen in der Regel maximal 24 bis 72 Stunden (bei Vorfällen nach Zweck). Zudem sollten Flottenmanager automatische Anonymisierung bzw. Deidentifizierung (Gesichter, Kennzeichen Unbeteiligter) sowie eine Abschaltmöglichkeit der Kamera sicherstellen. In konkreten Rechtsfragen sollten sich Unternehmen jedoch stets juristischen Rat holen.
Zero Trust, Verschlüsselung, EU-Datenhaltung: Welche IT-Mindeststandards sollten Flotten 2026 erfüllen?
Digitale Souveränität ist aktuell in aller Munde und auch für Flottenmanager entscheidend. Gerade wenn es um sensible Daten wie beispielsweise Dashcam-Aufnahmen geht. Hier, wie auch bei sonstigen sensiblen Unternehmensdaten, sollte der Verbleib in der EU auf jeden Fall sichergestellt werden. Auch Verschlüsselung ist in der Telematik ein wichtiger Punkt, damit sensible Daten nicht über Man-in-the-Middle-Angriffe abgefangen werden können. Bei modernen Telematikgeräten wie unseren GO-Devices ist die verschlüsselte Übertragung deshalb Standard. Zero Trust sollte darüber hinaus heute für jedes digital arbeitende Unternehmen Pflicht sein – nicht nur für Flottenbetreiber.
EU-Data-Act und Fahrzeugdaten: Was verändert das Gesetz für international eingesetzte Pkw- und Transporterflotten konkret?
Unternehmen, die Fahrzeuge besitzen oder vertraglich nutzen (zum Beispiel im Leasing), haben nun das Recht auf Zugang zu den Daten, die diese Fahrzeuge generieren. Dies ermöglicht ihnen, die Daten selbst auszulesen, zu exportieren oder zu teilen. Vor dem EU-Data-Act hatten Fahrzeughersteller und OEM-Plattformen oft faktisch die Kontrolle darüber, wer Fahrzeugdaten wann und in welchem Umfang nutzen darf. Mit dem neuen Gesetz verlagert sich diese Kontrolle stark zum Flottenbetreiber, der selbst entscheiden kann, welche Daten wofür genutzt und mit wem geteilt werden dürfen. Hersteller müssen auf Aufforderung hin Daten bereitstellen oder für eine sichere Weitergabe an Dritte sorgen. Das schafft Wettbewerb und Flexibilität bei der Wahl von Telematik- oder Analysepartnern. Die Daten müssen zudem in standardisierten, maschinenlesbaren Formaten und unter sicheren Zugriffsbedingungen bereitgestellt werden. Der datenübergreifende Einsatz globaler Lösungen sowie die Integration in eigene Systeme oder Cloud-Plattformen wird so erleichtert.
