Künstliche Intelligenz soll im Fuhrpark Prozesse beschleunigen, Kosten senken und Compliance absichern. Aber was funktioniert schon heute wirklich – und wo bleibt der Mensch unverzichtbar? Darüber spricht Dr. Moritz Weltgen, Geschäftsführer der Carsync GmbH.
Herr Dr. Weltgen, was unterscheidet Carsync beim KI-Einsatz von klassischen Fuhrparkdienstleistern oder reinen Softwareanbietern?
Wir kommen aus beiden Welten. Auf der einen Seite entwickeln wir unsere Software selbst. Auf der anderen Seite nutzen wir sie auch im eigenen operativen Fuhrparkmanagement. Ein Teil der von uns betreuten Fahrzeuge läuft nicht nur über die Plattform, sondern wird von unseren Teams auch vollständig gemanagt – von der Beschaffung über Schadenmanagement und UVV bis zum Remarketing.
Das heißt: Bevor wir Funktionen an Kunden ausrollen, sind sie im eigenen Betrieb bereits im Einsatz gewesen. Wenn man mehrere tausend Fahrzeuge im Full Service verwaltet, merkt man sehr schnell, ob ein Prozess in der Praxis funktioniert oder nicht. Genau das ist aus meiner Sicht der große Unterschied. Wir testen nicht im Labor, sondern im echten Betrieb.
Carsync verwaltet große Daten- und Prozessmengen. Wo bringt KI im Fuhrpark den größten Nutzen?
Wir sehen im Grunde drei große Anwendungsfelder. Das erste ist die klassische Dokumentenerkennung: Rechnungen auslesen, Belege zuordnen, Inhalte strukturieren. Das ist inzwischen ein recht etabliertes Feld. Das zweite sind Assistenzsysteme, also Anwendungen, bei denen der Fuhrparkverantwortliche Fragen stellen kann. Etwa: Welches Fahrzeug ist aktuell keinem Fahrer zugeordnet? Oder: Welcher Fahrer hat die meisten Ordnungswidrigkeiten? Da liefert die KI direkt Antworten aus dem System.
Am spannendsten ist für uns aber das dritte Feld: die Prozessautomatisierung mit KI-Agenten. Da geht es nicht mehr nur um Erkennen oder Antworten, sondern darum, komplette Abläufe zu unterstützen oder teilweise zu übernehmen. Gerade weil im Fuhrpark so viele Prozesse aus Kommunikation, Freigaben, Rückfragen, Erinnerungen und Dokumenten bestehen, ist hier das Potenzial enorm.
Wo bringt KI im Fuhrparkmanagement schon heute messbare Entlastung?
Vor allem dort, wo heute noch viele manuelle Routinen laufen. Ein typischer Fall ist die Rechnungsprüfung: Dokument auslesen, dem richtigen Fahrzeug zuordnen, Kosten richtig verbuchen, Abweichungen erkennen. Das lässt sich heute schon sehr gut unterstützen.
Spannend wird es immer dann, wenn die KI nicht nur ausliest, sondern vergleicht und vorbereitet. Also zum Beispiel bei Werkstattentscheidungen: Welche Werkstatt hat welchen Preis, welche Entfernung, welche Auslastung? Die KI kann daraus eine belastbare Entscheidungsgrundlage machen. Die finale Freigabe bleibt dann beim Menschen.
Ein weiterer großer Hebel ist Kommunikation. Sehr viele Prozesse im Fuhrpark bestehen aus Nachhalten, Erinnern und Eskalieren. Wenn ein System automatisch bei der Werkstatt nachfasst, fehlende Unterlagen anmahnt oder Freigaben anstößt, spart das enorm viel Zeit.
Wo kann KI Fuhrparkverantwortliche entlasten, wo bleibt menschliche Prüfung nötig?
Ich würde die Frage fast umdrehen: Es gibt kaum noch einen Prozess, in dem sich keine KI-Unterstützung einbauen lässt. Die Spannweite ist aber groß. Manche Abläufe lassen sich nahezu vollständig automatisieren. Ein Beispiel sind standardisierte Vorgänge wie Ordnungswidrigkeiten oder das Beantragen und Versenden bestimmter Unterlagen.
Andere Prozesse bleiben komplexer. Das gilt etwa für Neubeschaffung oder Karosserie- und Lackschäden. Dort kann KI viele Schritte unterstützen – etwa Kommunikation, Angebotsvergleich oder Nachverfolgung. Aber sobald Entscheidungen direkte finanzielle Konsequenzen haben, sollte aus unserer Sicht weiterhin ein Mensch eingebunden sein. Die KI ist in solchen Fällen eher der digitale Kollege, der vorbereitet, strukturiert und Vorschläge macht. Die Verantwortung bleibt beim Fuhrparkmanager.
Wie kann KI bei Compliance und Halterhaftung helfen, ohne neue Risiken zu schaffen?
Bei stark standardisierten Pflichtthemen wie Führerscheinkontrolle, UVV, HU oder AU geht es oft weniger um KI im engeren Sinn als um saubere Automatisierung. Das heißt: Fristen werden zuverlässig überwacht, Erinnerungen werden verschickt, Nachweise werden dokumentiert, Eskalationen laufen definiert ab.
Diese Prozesse werden dadurch belastbarer, weil sie nicht von Einzelpersonen oder Excel-Listen abhängen. KI wird vor allem dann interessant, wenn zusätzliche Komplexität dazukommt – also wenn Dokumente interpretiert, Auffälligkeiten erkannt oder Abweichungen bewertet werden müssen. Wichtig ist aber: Rechtssicherheit entsteht nicht allein durch Technologie. Sie entsteht durch klare Prozesse, saubere Dokumentation und Verantwortlichkeiten.
Wo senkt KI Kosten, wo wird ihr Nutzen überschätzt?
Realistisch ist aus meiner Sicht, dass größere Fuhrparks mit schlankeren Teams gesteuert werden können. Der Nutzen liegt also zunächst in Produktivität und Skalierbarkeit. In der Praxis heißt das aber nicht automatisch, dass Stellen wegfallen. Häufig gewinnen Teams einfach Zeit für die Aufgaben, die bisher liegen bleiben: mehr Kommunikation mit Fahrern, bessere Steuerung von Dienstleistern, bessere Verhandlungen, sauberere Prozesse.
Dazu kommen direkte monetäre Effekte. Wenn man zum Beispiel Tankkartenabrechnungen, Waschbudgets oder Ladevorgänge systematisch gegen Regeln prüft, lassen sich Abweichungen schnell erkennen und konsequent nachhalten. Dann wird aus Prozessdisziplin auch ein echter Kosteneffekt.
Überschätzt wird aus meiner Sicht dort, wo suggeriert wird, KI könne den Fuhrpark quasi von allein steuern. So weit sind wir nicht. Es braucht gute Daten, klare Regeln und Menschen, die entscheiden, wie weit Automatisierung im jeweiligen Unternehmen gehen soll.
Was sind derzeit die klaren Grenzen von KI im operativen Flottenbetrieb?
Die Grenzen liegen aus meiner Sicht weniger in der Technik als in der Verantwortung. Es gibt Prozesse, die aus gesetzlichen oder organisatorischen Gründen nicht vollständig automatisiert werden dürfen oder sollten – etwa bestimmte Zahlungsprozesse oder Freigaben mit unmittelbarer finanzieller Wirkung.
Der zweite Punkt ist kulturell. Jeder Fuhrpark ist anders, weil er immer auch Ausdruck der Unternehmenskultur ist. Manche Unternehmen wollen sehr weit automatisieren, andere möchten an bestimmten Stellen bewusst menschlich entscheiden. Deshalb muss ein System Schritt für Schritt anpassbar sein.
Die entscheidende Frage lautet also oft nicht: Was kann man automatisieren? Sondern: Was will man automatisieren?
Wie verändert KI die Rolle des Fuhrparkmanagers?
Die Rolle verschiebt sich klar weg von reiner Administration. Weniger Klicks, weniger Nachhalten, weniger Routine – dafür mehr Steuerung, mehr Kontrolle und mehr Verantwortung. Der Fuhrparkmanager wird stärker zum Gestalter eines Systems, das stabil und nachvollziehbar funktionieren muss.
Das macht die Aufgabe anspruchsvoller. Denn gute Automatisierung funktioniert nur, wenn Wissen sauber in Prozesse übersetzt wird. Gerade im Fuhrpark gibt es viel implizites Wissen: Regeln, Ausnahmen, gewachsene Abläufe. Dieses Wissen muss dokumentiert und strukturiert werden, damit Systeme damit arbeiten können.
Je besser das gelingt, desto stärker kann KI entlasten. Aber genau dafür braucht es erfahrene Fuhrparkverantwortliche.
Wo hostet Carsync seine Daten?
Aktuell hosten wir unsere Daten in Deutschland, nutzen dafür aber einen großen amerikanischen Cloud-Anbieter. Das ist heute in vielen Fällen noch Standard. Gleichzeitig sehen wir, dass das Thema digitale Souveränität in Kundengesprächen deutlich an Bedeutung gewinnt.
Deshalb diskutieren wir auch, welche Teile künftig stärker in eigene Hosting-Strukturen überführt werden können. Das ist gerade im KI-Umfeld ein Thema, das sicher weiter an Gewicht gewinnen wird.
Zum Schluss: Was ist aus Ihrer Sicht die wichtigste Botschaft für Fuhrparkverantwortliche?
Ich glaube, es gab lange keinen spannenderen Zeitpunkt für das Fuhrparkmanagement als heute. Natürlich bringt die Entwicklung auch Druck und Veränderung mit sich. Aber sie ist vor allem eine Chance.
Der Fuhrpark war in vielen Unternehmen lange eher ein Randthema. Jetzt kann er sich als ernstzunehmendes Digitalisierungs- und Steuerungsprojekt positionieren. Gerade weil die Prozesse so standardisierbar sind und der Nutzen von Automatisierung so konkret ist, kann der Fuhrpark zu einem Bereich werden, in dem sich Digitalisierung sehr sichtbar auszahlt.
