Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss sich mit der Frage beschäftigen, wie der geldwerte Vorteil zu versteuern ist. Zwischen Fahrtenbuch und 1%-Regelung liegen oft große Unterschiede – und ebenso viele Stolperfallen. Hinzu kommen Sonderregeln für Elektro- und Hybridfahrzeuge, die sich steuerlich zwar lohnen können, aber genaue Kenntnis der Vorgaben erfordern. Auch beim Laden von E-Autos zu Hause oder im Betrieb gibt es Besonderheiten, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer kennen sollten. Im Interview erklärt Steuerberater Andreas Islinger von Ecovis, worauf es bei der Dienstwagenbesteuerung ankommt, wann sich das Führen eines Fahrtenbuchs lohnt – und wie sich typische Fehler vermeiden lassen.
Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden, damit es vom Finanzamt anerkannt wird – und woran scheitern viele Steuerpflichtige in der Praxis?
Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es lückenlos, zeitnah und manipulationssicher geführt werden. Es muss alle relevanten Angaben enthalten – also Datum, Start- und Zielort, Reisezweck, aufgesuchte Personen oder Firmen sowie den Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt. Anhand dieser Aufzeichnungen muss klar zwischen dienstlichen, privaten und Arbeitswegen unterschieden werden.
Häufig scheitern Steuerpflichtige in der Praxis daran, dass sie Einträge verspätet oder unvollständig vornehmen, ungenaue Angaben zum Fahrtzweck machen oder das Fahrtenbuch in einer nachträglich veränderbaren Form – etwa in Excel – führen. Solche Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt in der Regel nicht an. Wenn es Hinweise gibt, dass das Fahrtenbuch fehlerhaft ist, wird es steuerlich nicht anerkannt. Der Privatanteil wird dann nach der 1-Prozent-Regelung berechnet.
Wann lohnt sich die 1-Prozent-Regelung gegenüber dem Fahrtenbuch bei der Dienstwagenbesteuerung wirklich?
Die pauschale 1%-Regelung ist vor allem dann vorteilhaft, wenn der Dienstwagen häufig privat genutzt wird. Wer dagegen nur selten privat fährt, fährt mit dem Fahrtenbuch meist besser, da hier der private Nutzungsanteil exakt ermittelt wird.
Als Faustregel gilt: Liegt der Anteil privater Fahrten unter rund 30 Prozent, ist das Fahrtenbuch meist günstiger. Dies stellt aber lediglich eine pauschale Einschätzung dar. In der Frage, ob Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung, wird häufig der verwaltungsintensive und der damit einhergehende zeitliche Aufwand der Fahrtenbuchmethode übersehen. Dies sollte abgesehen von steuerrechtlichen Vorteilen stets mit einbezogen werden.
Welche steuerlichen Vorteile und Sonderregelungen gelten für Elektrofahrzeuge und Plug-in-Hybride bei der privaten Nutzung als Dienstwagen?
Für Elektrofahrzeuge gelten zwar seit längerem schon erhebliche steuerliche Vergünstigungen. Seit Juli 2025 hat der Gesetzgeber hierfür noch weitere Vergünstigungen geschaffen. Seitdem muss bei rein elektrischen Autos mit einem Listenpreis bis 100.000 Euro nur ein Viertel des Bruttolistenpreises, also 0,25 Prozent pro Monat, versteuert werden. Diese Grenze lag seit Anfang 2024 bei 70.000 €. Sollte die Bruttolistenpreisgrenze überschritten werden, gilt der halbe Satz von 0,5 Prozent.
Dieser Satz von 0,5 Prozent des BLP gilt auch bei bestimmten Hybrid-Fahrzeugen. Bei sogenannten Plug-in-Hybriden ist eine Begünstigung jedoch nur möglich, wenn das Fahrzeug höchstens 50 Gramm CO₂ pro Kilometer ausstößt oder eine elektrische Reichweite von mindestens 80 Kilometern erreicht. Handelt es sich hingegen um einen normalen Verbrenner, ist 1 Prozent des BLP zu berücksichtigen.
Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Bei Kauf eines E-Fahrzeugs mit BLP im Zeitpunkt der Erstzulassung im Dezember für 100.000 Euro, sind Steuer- und Sozialabgaben lediglich auf einen geldwerten Vorteil von 250 Euro monatlich abzuführen. Würde es sich hingegen um einen Verbrenner handeln, wären es ganze 1.000 Euro. Neben der Erhöhung der BLP-Grenze wurde für rein elektrisch betriebene Fahrzeuge eine neue Sonderabschreibung eingeführt.
Im Jahr der Anschaffung können 75 Prozent der Kosten sofort abgeschrieben werden. In den folgenden Jahren erfolgt die Abschreibung mit jährlich sinkenden Beträgen, sodass das Fahrzeug insgesamt nach sechs Jahren vollständig abgeschrieben ist. Konkret gesagt: 75 % der Anschaffungskosten können im ersten Jahr als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Diese durch das sogenannte „Investitionssofortprogramm“ eingeführten Regelungen schaffen meines Erachtens einen enormen steuerlichen Anreiz für Unternehmen, in Elektromobilität zu investieren und ihre Fahrzeugflotten auf klimafreundliche Antriebe umzustellen. Ob solche E-Fahrzeuge im Gegensatz zum Hybrid und Verbrenner im Einzelfall dennoch die bessere Lösung darstellen, ist jedoch auch außerhalb des Steuerrechts zu prüfen.
Wie wird das Laden eines Elektro-Dienstwagens zu Hause steuerlich behandelt – und was müssen Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung beachten?
Das Aufladen im Betrieb des Arbeitgebers ist beim Dienstwagen und Privatwagen steuerfrei. Beim Aufladen zu Hause wird es etwas komplizierter. Lädt der Arbeitnehmer seinen Privatwagen zu Hause, ist der Ersatz steuerpflichtig. Hier besteht keine Ausnahmeregelung. Im Fall des Dienstwagens bestehen hingegen zwei Möglichkeiten, wie der Arbeitgeber den Strom steuerfrei erstatten kann.
Option 1: Pauschaler Auslagenersatz
Dabei ist die wenig verwaltungsintensive Option der pauschale Auslagenersatz. Hier kann der Arbeitgeber einen festgelegten Betrag für das Aufladen des Dienstwagens monatlich steuerfrei erstatten.
Die Höhe dieser Pauschale unterscheidet sich, ob zusätzlich auch eine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber besteht und ob es sich um ein E-Fahrzeug oder Hybrid handelt:
- Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:
- 30 Euro für Elektrofahrzeuge
- 15 Euro für Hybridelektrofahrzeuge
- Ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:
- 70 Euro für Elektrofahrzeuge
- 35 Euro für Hybridelektrofahrzeuge
Option 2: Einzelnachweis
Alternativ können die tatsächlich angefallenen Stromkosten ersetzt werden, wenn sie nachvollziehbar nachgewiesen werden, etwa über einen separaten Zähler. Dieser Nachweis erfolgt durch monatliche Aufzeichnungen.
Damit dies nicht zu verwaltungsintensiv wird, besteht für Arbeitnehmer laut Finanzverwaltung eine Erleichterung. Danach können die Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ermittelt werden. Dieser Wert kann in den Folgejahren als steuerfreier Auslagenersatz herangezogen werden. Sollten sich anschließend maßgebliche Veränderungen im Nutzungsverhalten bzw. an den Umständen ergeben (zum Beispiel: Der Arbeitnehmer wechselt vom Außendienst ins Homeoffice), ist dieser Wert neu zu ermitteln.
Welche typischen Fehler bei der Dienstwagenbesteuerung führen zu Nachzahlungen – und wie lassen sich diese vermeiden?
Zu den häufigsten Fehlern zählen insbesondere unvollständige Fahrtenbücher, eine unklare Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung oder die fehlerhafte Anwendung der Begünstigung bei Plug-in-Hybriden, deren CO₂- oder Reichweitenvorgaben nicht erfüllt sind.
Ein weiterer häufiger Anwendungsfehler ist die Verwendung falscher Listenpreise im Rahmen der Lohnabrechnung. Der maßgebliche Bruttolistenpreis ist stets der inländische Brutto-Preis im Zeitpunkt der Erstzulassung. Nach meinen Praxiserfahrungen wird jedoch häufig fälschlicherweise der Rechnungsbetrag des Autohauses herangezogen. Dieser Preis bildet jedoch nicht den Wert im Zeitpunkt der Erstzulassung ab – insbesondere bei Gebrauchtwagen. Wir empfehlen deshalb, entweder die offizielle Einholung der BLP-Empfehlung des Autoherstellers oder auf bekannte Anbieter, wie z.B. die Schwacke-Liste zurückzugreifen. Wer seine Unterlagen sorgfältig führt, regelmäßig überprüft und auf manipulationssichere Fahrtenbuchlösungen setzt, kann Nachzahlungen und Streitigkeiten mit dem Finanzamt in der Regel vermeiden.
