Mobilitätsbudget im Trend – aber voller Fallstricke
Bei der Nationalen Konferenz für betriebliche Mobilität (NaKoBeMo) in Heidelberg stand eines der meistdiskutierten Themen der betrieblichen Mobilität im Mittelpunkt: das Mobilitätsbudget. Viele Unternehmen sehen darin inzwischen eine flexible Alternative zum klassischen Dienstwagen – ein Benefit, der Mitarbeitenden mehr Wahlfreiheit ermöglicht und gleichzeitig nachhaltige Verkehrsmittel stärken soll. Doch während das Konzept modern wirkt, zeigt sich im Detail: Die Einführung ist organisatorisch wie steuerlich anspruchsvoll. Steuerberater Oliver Hagen beschreibt das Mobilitätsbudget deshalb als „modernes Instrument mit klassischen Fallstricken“.
Was ein Mobilitätsbudget wirklich leisten soll
Hagen betont zunächst, was ein Mobilitätsbudget im Kern ausmacht: „Es ist ein monatlicher, flexibel einsetzbarer Betrag, der Mitarbeitenden als Benefit bereitgestellt wird – und langfristig die zentrale Anlaufstelle für private wie geschäftliche Mobilität bildet.“ Damit verschiebt sich der Fokus weg vom einzelnen Verkehrsmittel hin zu einem ganzheitlichen Mobilitätsangebot, das Beschäftigte je nach Lebens- und Arbeitssituation frei kombinieren können. Für Unternehmen ist das attraktiv, weil es Kosten transparenter macht und nachhaltigere Verkehrsmittel fördert.
Digitale Mobilitätsplattformen als Erfolgsfaktor
In der Realität existieren jedoch sehr unterschiedliche Modelle – vom Dienstwagen plus kleinem Zusatzbudget bis hin zu vollständig digitalen Mobilitätskonten, bei denen sämtliche Buchungen und Abrechnungen automatisiert über eine Plattform laufen. Genau an dieser Stelle trennt sich laut Hagen die Vision von der Wirklichkeit. „Die meisten Unternehmen scheitern nicht am Konzept, sondern an der Umsetzung“, sagt er. „Solange Prozesse noch mit Excel-Listen, E-Mail-Belegen und mehreren Anbietersystemen arbeiten, entsteht kein Mehrwert – nur Mehraufwand.“
Die Digitalisierung wird damit zum Herzstück eines funktionierenden Mobilitätsbudgets. Plattformen, die alle Mobilitätsoptionen integrieren, Single Sign-on ermöglichen und Abrechnungen automatisieren, reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Zudem schaffen sie Transparenz für Compliance, Steuerprüfung und Controlling.
Dienstwagenrichtlinie trifft Mobilitätsbudget
Komplex wird es insbesondere dann, wenn Unternehmen Mobilitätsbudgets in bestehende Dienstwagenrichtlinien integrieren wollen. Wird der Dienstwagen teilweise oder vollständig durch ein Budget ersetzt, müssen klare Regeln definiert werden: Wie wird dienstliche Grundmobilität sichergestellt? Wer darf wann ein Fahrzeug wählen? Und wie lassen sich Verantwortlichkeiten zwischen HR, Fuhrpark und Finance trennscharf organisieren? „Man kann ein Mobilitätsbudget nicht einfach in die Organisation kippen“, warnt Hagen. „Es braucht klare Leitplanken, sonst entsteht Unsicherheit – und die führt dazu, dass niemand das Angebot nutzt.“
Steuerliche Hürden: das Zusätzlichkeitskriterium entscheidet
Die größte Hürde liegt allerdings im Steuerrecht. Das Zusätzlichkeitskriterium nach § 8 Abs. 4 EStG ist zwingend einzuhalten und verbietet, dass das Budget als Ersatz für Gehalt, Gehaltserhöhung oder variable Vergütung dient. Hagen bringt es auf den Punkt: „Wer das Zusätzlichkeitskriterium ignoriert, riskiert ein steuerliches Eigentor.“ Viele Unternehmen holen sich daher eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt ein, um Rechtssicherheit zu erhalten.
Viele Mobilitätsarten – viele Steuerregeln
Doch auch wenn das Budget steuerlich korrekt ausgestaltet ist, bleibt die Versteuerung der einzelnen Mobilitätsarten hochkomplex. Jede Option – von der BahnCard über Carsharing bis hin zum Dienstwagen – folgt eigenen steuerlichen Regeln, was in Unternehmen schnell zu Fehlern führt, sofern keine digitale Plattform diese Vielfalt sauber abbildet. „Ein Mobilitätsbudget klingt nach Flexibilität“, sagt Hagen. „Steuerlich ist es oft eher ein Mosaik aus Einzelsystemen.“
Modernes Mobilitätsdenken braucht klare Strukturen
Trotzdem sieht Hagen erhebliches Potenzial. Mobilitätsbudgets können Dienstwagenrichtlinien entlasten, unterschiedliche Nutzerbedürfnisse abbilden und die Arbeitgeberattraktivität steigern. Entscheidend sei jedoch eine sorgfältige Vorbereitung. „Ein Mobilitätsbudget ist kein Selbstläufer“, resümiert er. „Aber wenn man es richtig macht, wird es zu einem wirksamen Baustein moderner Unternehmensmobilität.“
