Die E-Rechnung ist seit 2025 Pflicht – zumindest beim Empfang. Was nach Buchhaltung klingt, kann für Unternehmen schnell zum Liquiditätsthema werden. Denn wer Rechnungen nicht korrekt empfangen, prüfen und verarbeiten kann, riskiert den Vorsteuerabzug. Damit wird die E-Rechnung auch für Fuhrparkverantwortliche relevant: Leasingraten, Werkstattrechnungen, Reifenservice, Tank- und Ladekosten oder Mobilitätsdienstleistungen laufen häufig über viele Rechnungssteller und unterschiedliche Systeme.
Fabian Bergmoser, Steuerberater und Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing, warnt vor Fehlern bei der E-Rechnung. Entscheidend für den Vorsteuerabzug sei die korrekte Verarbeitung strukturierter Datensätze.
PDF reicht auf Dauer nicht mehr
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Es soll den Rechnungsverkehr digitalisieren und Steuerbetrug reduzieren. Für Unternehmen bedeutet das aber vor allem: Die eigenen Prozesse müssen funktionieren. Denn eine Rechnung als PDF reicht auf Dauer nicht mehr aus. Entscheidend ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format, das maschinell verarbeitet werden kann.
Fabian Bergmoser, Steuerberater und Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing, warnt deshalb vor falscher Gelassenheit: „Der größte Fehler ist zu glauben, man habe noch Zeit.“ Besonders beim Empfang von E-Rechnungen sieht er keine Schonfrist. „Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Wer hier seit 2025 nicht vorbereitet ist, verliert im Zweifel sofort den Vorsteuerabzug.“
Fehler gefährden die Vorsteuer
Nicht jede E-Rechnung ist automatisch korrekt. Kritisch sind vor allem hybride Formate, bei denen ein sichtbarer Rechnungsteil und ein strukturierter Datensatz kombiniert werden. Weichen beide voneinander ab, zählt für die steuerliche Beurteilung nicht die Ansicht, die Mitarbeitende auf dem Bildschirm sehen. Maßgeblich ist der Datensatz. Bergmoser formuliert das klar: „Entscheidend ist jedoch ausschließlich der strukturierte Datensatz.“ Ist dieser fehlerhaft, kann das unmittelbare Folgen haben. „Ist dieser inhaltlich nicht korrekt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet“, sagt der Steuerberater.
Das betrifft nicht nur die Buchhaltung. Gerade in Unternehmen mit vielen Fahrzeugen laufen Rechnungen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen: Leasinggesellschaften, Werkstätten, Reifenpartner, Energieversorger, Ladekartenanbieter oder Schadenabwickler. Werden E-Rechnungen falsch geprüft oder nach einem abweichenden Bildteil verbucht, können sich umsatzsteuerliche Fehler in die Finanzbuchhaltung einschleichen.
Übergangsfristen laufen aus
Beim Versand gelten noch Übergangsregeln. Papier- oder PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 weiterhin möglich. Ab 2027 wird es jedoch enger: Unternehmen mit höheren Umsätzen müssen dann verpflichtend E-Rechnungen ausstellen. Damit dürfte auch die Zahl der eingehenden E-Rechnungen deutlich steigen. Bergmoser rät deshalb, 2026 nicht als Pause zu verstehen: „Unternehmen sollten das Jahr 2026 nicht als Schonfrist verstehen, sondern als letzte Gelegenheit zur Umsetzung.“ Wer seine Prozesse erst dann anpasst, wenn Lieferanten oder Kunden keine anderen Formate mehr akzeptieren, kann unter Druck geraten. „Wer erst reagiert, wenn Geschäftspartner nur noch E-Rechnungen akzeptieren, gerät schnell in Liquiditätsprobleme.“
Formfehler können Zahlungen bremsen
Denn die E-Rechnung betrifft nicht nur den Vorsteuerabzug. Auch Zahlungseingänge können stocken, wenn eine Rechnung nicht korrekt ausgestellt oder nicht verarbeitbar ist. Kunden können Zahlungen zurückhalten, bis eine formal richtige Rechnung vorliegt. Aus einem technischen oder formalen Fehler wird dann schnell ein wirtschaftliches Problem.
Unternehmen sollten zunächst klären, ob sie E-Rechnungen zuverlässig empfangen, lesen, prüfen und archivieren können. Sinnvoll ist eine zentrale Rechnungsadresse, damit elektronische Rechnungen nicht in einzelnen Postfächern verschwinden. Ebenso wichtig ist eine Software, die strukturierte Datensätze korrekt verarbeitet und nicht nur eine PDF-Ansicht ablegt.
EU-Meldesystem ab 2030 geplant
Auch die Rechnungsprüfung muss angepasst werden. Wer bisher vor allem Sichtprüfung und Freigabeläufe auf Basis eines Dokuments organisiert hat, muss künftig stärker auf die strukturierten Daten achten. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, geschulte Mitarbeitende und definierte Abläufe für fehlerhafte Rechnungen. Der Blick reicht zudem über Deutschland hinaus. Mit „VAT in the Digital Age“ plant die Europäische Union ab Juli 2030 ein einheitliches Meldesystem für Umsätze. Die E-Rechnung ist damit nicht das Ende der Digitalisierung in der Steuerabwicklung, sondern eher der Einstieg.
Bergmosers Fazit: „Wer frühzeitig in digitale Prozesse investiert, sichert nicht nur seinen Vorsteuerabzug, sondern vermeidet auch spätere Umstellungskosten und Liquiditätsrisiken.“
