Wer Privatfahrten mit dem Firmenwagen nicht pauschal nach der Ein-Prozent-Methode versteuern will, kommt ums Fahrtenbuch nicht herum. Die wichtigsten digitalen Fahrtenbücher im Überblick.
Für jeden privat mit einem Firmenwagen gefahrenen Kilometer will der Fiskus Geld sehen. Entweder werden die Fahrten pauschal versteuert. Das ist den Finanzbeamten und auch den meisten Unternehmen am liebsten, denn damit haben sie am wenigsten Arbeit. Oder aber, indem der Fahrer im Fahrtenbuch jeden Kilometer penibel aufzeichnet: Das Finanzamt will ganz genau wissen, wen er wann warum besucht hat - und wehe, es schleichen sich nur kleinste Fehler oder Ungereimtheiten ein. Dann machen die Steuerprüfer kurzen Prozess und erklären die gesamte Abrechnung für ungültig.
Privat oder dienstlich?
Einfacher lassen sich die Dienst- und Privatkilometer mit einem digitalen Fahrtenbuch aufzeichnen. Dahinter verbergen sich kleine Black Boxes, die in die Fahrzeugelektronik integriert wird. Die meisten funktionieren ähnlich: Meist wählt der Fahrer vor jeder Tour, ob er privat oder dienstlich fährt, und das Gerät zeichnet die Route über ein Ortungssignal auf. Bei manchen Systeme muss er das später am Computer erledigen.
Dazu lassen sich die Daten auf den PC oder in die Flottensoftware übertragen und dort bearbeiten. Wobei bearbeiten nicht manipulieren bedeutet. Vielmehr kann oder muss der Fahrer den Zweck der Fahrt und die besuchten Kunden eintragen.
Unterschiede gibt es vor allem im Umfang der Systeme. Dem Alleinunternehmer mag ein einfaches Aufzeichnungsgerät genügen. Für komplexere Anforderungen gibt es dagegen Systeme, die eine elektronische Führerscheinkontrolle beinhalten oder auch Touren planen können.
Welches Fahrtenbuch sich für wen eignet, entscheidet der Einsatzzweck: Soll es über Zusatzfunktionen helfen, den Fuhrpark auszulasten? Oder den Fahrzeugpool zu steuern? Oder geht es nur darum, private Fahrten für die Versteuerung herauszufiltern?
Bei Ersterem genügt es, die Identität des Fahrers formlos festzuhalten und die Fahrstrecke per GPS zu tracken. Geht’s aber um die Dienstwagensteuer, wollen es die Finanzbeamten genauer wissen. Doch nicht jedes elektronische Fahrtenbuch besteht vor ihren strengen Augen. Theo Stettner von Compilot weist darauf hin, »dass kein deutsches Finanzamt ein Fahrtenbuch vorab anerkennen darf«. Das System muss vielmehr auch bei einer Betriebsprüfung wasserdicht sämtliche Fahrten dokumentieren.
Es muss für jede Fahrt Datum, Zweck der Fahrt, besuchten Geschäftskontakt, Adresse, Kilometerstand sowie eine Erklärung für etwaige Umwege dokumentieren. Außerdem darf es keine Möglichkeit geben, Routen nachträglich zu ändern. Nachträge sind nur innerhalb von sieben Tagen zulässig. Auch Mischfahrten aus Arbeitsweg und Kundenbesuch muss ein Fahrtenbuch korrekt erfassen. Auf diese Daten verlangt das Finanzamt zehn Jahre lang Zugriff, idealerweise samt Tankbelegen und Werkstattrechnungen.
Wer also nur per Smartphone die GPS-Position trackt und in geschäftliche oder private Fahrten unterscheidet, hat keine Steuersicherheit. Das Finanzamt benötigt immer den echten Kilometerstand. Viele Nachrüstlösungen greifen diese Daten daher vom Diagnosestecker des Autos ab oder haben eine elektronische Verbindung zum Tacho.
Dienstwagensteuer für E-Autos
Halber Steuersatz für Privatnutzung
Üblicherweise werden die Daten per Mobilfunk an die Fuhrparkverwaltung übermittelt, wobei dafür nur noch selten Gebühren anfallen. Wichtig ist die Datenkompatibilität: Bestenfalls lassen sich die Infos in das Fuhrpark- oder das Customer-Relation-Management-System integrieren.
Natürlich ist Datenschutz ein großes Thema. Privatfahrten müssen privat bleiben, das Gerät muss die Strecken ohne Ortsangabe erfassen. Auf der anderen Seite können die Systeme weit mehr, beispielsweise Fahrzeugzustand und Fahrstil dokumentieren. Doch egal, welche Anforderungen das System beherrscht, eines hat Tomtom-Vertriebschef Wolfgang Schmid gelernt: Nur Geräte, die sich einfach bedienen lassen und die sicher sind, kommen beim Kunden an.
Geldwerter Vorteil Privatnutzung
Um den geldwerten Vorteil eines privat genutzten Firmenautos zu ermitteln, müssen die kompletten für den Wagen angefallenen Kosten bekannt sein. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, Auskunft über die mit der Fahrzeughaltung verbundenen Kosten zu erteilen und sie gegebenenfalls durch Belege nachzuweisen. Alternativ kann der Arbeitnehmer pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises monatlich versteuern. An die Methode ist er allerdings für das gesamte Kalenderjahr gebunden. Generell gilt: Je niedriger der private Nutzungsanteil ist, desto mehr profitiert man von der Fahrtenbuchmethode.
Welches System was kann, lesen Sie in der großen Marktübersicht im angehängten PDF.
