Wer Privatfahrten mit dem Firmenwagen nicht pauschal nach der Ein-Prozent-Methode versteuern will, kommt ums Fahrtenbuch nicht herum. Die wichtigsten digitalen Fahrtenbücher im Überblick.
Ein Fahrtenbuch zu führen, kann sich steuerlich lohnen, ist aber lästig. Jede Fahrt aufwendig zu dokumentieren und dabei stets die Form zu wahren, braucht Zeit und Disziplin. Elektronische Fahrtenbücher erleichtern diese Arbeit ganz erheblich. Gut 1.000 Anbieter gibt es für solche Lösungen, wir haben die wichtigsten herausgesucht.
Eine aktuelle Umfrage von Dataforce zeigt dann auch, dass schon viele Unternehmen auf Telematiksysteme setzen. In kleineren Betrieben mit 10 bis 49 Fahrzeugen ist es immerhin ein Viertel der Fuhrparks, bei Unternehmen mit über 100 Autos sind es gar 45 Prozent. Am häufigsten werden dabei elektronische Fahrtenbücher genutzt, knapp 21 Prozent der befragten Flotten setzen sie ein. Fuhrparkleiter sind im Schnitt bereit, rund 20 bis 49 Euro monatlich je Fahrzeug zu bezahlen.
Welches elektronische Fahrtenbuch sich für wen eignet, entscheidet der Einsatzzweck: Soll es über Zusatzfunktionen helfen, den Fuhrpark auszulasten? Oder den Fahrzeugpool zu steuern? Oder geht es nur darum, private Fahrten für die Versteuerung herauszufiltern?
Bei Ersterem genügt es, die Identität des Fahrers formlos festzuhalten und die Fahrstrecke per GPS zu tracken. Geht’s aber um die Dienstwagensteuer, wollen es die Finanzbeamten genauer wissen. Doch nicht jedes elektronische Fahrtenbuch besteht vor ihren strengen Augen. Theo Stettner von Compilot weist darauf hin, »dass kein deutsches Finanzamt ein Fahrtenbuch vorab anerkennen darf«. Das System muss vielmehr auch bei einer Betriebsprüfung wasserdicht sämtliche Fahrten dokumentieren.
Es muss für jede Fahrt Datum, Zweck der Fahrt, besuchten Geschäftskontakt, Adresse, Kilometerstand sowie eine Erklärung für etwaige Umwege dokumentieren. Außerdem darf es keine Möglichkeit geben, Routen nachträglich zu ändern. Nachträge sind nur innerhalb von sieben Tagen zulässig. Auch Mischfahrten aus Arbeitsweg und Kundenbesuch muss ein Fahrtenbuch korrekt erfassen. Auf diese Daten verlangt das Finanzamt zehn Jahre lang Zugriff, idealerweise samt Tankbelegen und Werkstattrechnungen.
Dienstlich oder privat?
Wer also nur per Smartphone die GPS-Position trackt und in geschäftliche oder private Fahrten unterscheidet, hat keine Steuersicherheit. Das Finanzamt benötigt immer den echten Kilometerstand. Viele Nachrüstlösungen greifen diese Daten daher vom Diagnosestecker des Autos ab oder haben eine elektronische Verbindung zum Tacho.
Üblicherweise werden die Daten per Mobilfunk an die Fuhrparkverwaltung übermittelt, wobei dafür nur noch selten Gebühren anfallen. Wichtig ist die Datenkompatibilität: Bestenfalls lassen sich die Infos in das Fuhrpark- oder das Customer-Relation-Management-System integrieren.
Natürlich ist Datenschutz ein großes Thema. Privatfahrten müssen privat bleiben, das Gerät muss die Strecken ohne Ortsangabe erfassen. Auf der anderen Seite können die Systeme weit mehr, beispielsweise Fahrzeugzustand und Fahrstil dokumentieren. Doch egal, welche Anforderungen das System beherrscht, eines hat Tomtom-Vertriebschef Wolfgang Schmid gelernt: Nur Geräte, die sich einfach bedienen lassen und die sicher sind, kommen beim Kunden an.
Dienstwagensteuer für E-Autos
Nur 0,25 Prozent für Privatnutzung
Geldwerter Vorteil Privatnutzung
Um den geldwerten Vorteil eines privat genutzten Firmenautos zu ermitteln, müssen die kompletten für den Wagen angefallenen Kosten bekannt sein. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, Auskunft über die mit der Fahrzeughaltung verbundenen Kosten zu erteilen und sie gegebenenfalls durch Belege nachzuweisen. Alternativ kann der Arbeitnehmer pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises monatlich versteuern. An die Methode ist er allerdings für das gesamte Kalenderjahr gebunden. Generell gilt: Je niedriger der private Nutzungsanteil ist, desto mehr profitiert man von der Fahrtenbuchmethode.
Welches System was kann, lesen Sie in der großen Marktübersicht im angehängten PDF.
