„Eine Car Policy? So etwas benötigen wir bei uns im Unternehmen nicht, wir regeln alle Angelegenheiten auf kurzem Dienstweg.“ Diesen Satz höre ich immer wieder von Fuhrparkverantwortlichen. Und ja, in manchen Unternehmen funktioniert das tatsächlich eine Zeit lang. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass früher oder später Diskussionen entstehen, die deutlich mehr Zeit und Energie kosten als die Erstellung einer gut durchdachten Car Policy. Genau deshalb lohnt es sich, dieses Thema frühzeitig und strukturiert anzugehen.
Keine Car Policy gleicht der anderen
Doch was genau ist eine Car Policy? Im Grunde handelt es sich um die Dienstwagenrichtlinie eines Unternehmens, also um das zentrale Regelwerk, das den Umgang mit Dienstfahrzeugen verbindlich festlegt. Sie definiert Rechte und Pflichten, schafft Transparenz für Mitarbeitende und gibt dem Fuhrparkmanagement einen klaren Rahmen für Entscheidungen. Dabei gibt es nicht die eine perfekte Car Policy. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und genauso individuell sollte auch die Richtlinie aufgebaut sein.
In meiner Rolle als Mobilitätsberater habe ich Car Policies aus den verschiedensten Branchen, Unternehmensgrößen und Fuhrparkstrukturen kennengelernt. Eines hatten sie alle gemeinsam: Keine war wie die andere. Das ist auch gut so. Dennoch gibt es wesentliche Inhalte, die in keiner Car Policy fehlen sollten. Sie ist der „rote Faden“ eines professionellen Fuhrparks und dient gleichzeitig als Nachschlagewerk für Mitarbeitende und Verantwortliche. Darüber hinaus kann sie einen entscheidenden Beitrag zur Kostenkontrolle leisten, indem Prozesse standardisiert und unnötige Diskussionen vermieden werden.
Entwickelt und überarbeitet mit Kunden Car Policies: Julius Hilbich, Teamleiter Customer Service bei CARextern Automotive Services und Geprüfter Wirtschaftsfachwirt (IHK).
Viele Interessen, keine KI-Schablone
Wenn wir gemeinsam mit Kunden eine Car Policy neu entwickeln oder überarbeiten, beginnt der Prozess selten mit einzelnen Paragraphen. Zunächst geht es um Ziele, Zeitplanung und die Frage, welche Bereiche überhaupt geregelt werden sollen. Je nach Unternehmensgröße kann eine Überarbeitung wenige Tage oder mehrere Monate in Anspruch nehmen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Geschäftsführung, Fuhrparkmanagement, Finanzabteilung, Personalbereich und oftmals auch der Betriebsrat können unter Umständen unterschiedliche Interessen verfolgen. Eine gute Car Policy bringt diese Perspektiven zusammen und schafft einen tragfähigen Kompromiss.
Häufig kommt in diesem Zusammenhang die Frage auf, ob eine künstliche Intelligenz nicht einfach eine fertige Car Policy erstellen könnte. KI kann durchaus bei Formulierungen unterstützen und Ideen liefern, ersetzt aber niemals die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Prozesse, Verantwortlichkeiten, Compliance-Vorgaben und die Unternehmenskultur lassen sich nicht sinnvoll aus einer Standardschablone übernehmen. Eine Car Policy sollte deshalb immer maßgeschneidert sein und regelmäßig überprüft werden. Meine Empfehlung ist, sie spätestens alle zwei bis drei Jahre auf Aktualität zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.
Nutzerkreis, Budget, Chiptuning-Verbot
Bereits zu Beginn der Richtlinie sollte eindeutig geregelt sein, wer zum berechtigten Nutzerkreis gehört und unter welchen Voraussetzungen die Nutzungsberechtigung endet oder widerrufen werden kann. Wichtig ist außerdem ein klar strukturierter Aufbau mit einem Inhaltsverzeichnis, damit einzelne Themen später schnell gefunden werden, insbesondere dann, wenn die Richtlinie digital zur Verfügung gestellt wird.
Besonders emotional wird es erfahrungsgemäß bei der Fahrzeugbestellung. Dienstwagen sind für viele Mitarbeitende mehr als nur ein Arbeitsmittel, weshalb hier schnell unterschiedliche Erwartungen aufeinandertreffen. Umso wichtiger ist es, den gesamten Bestellprozess eindeutig zu definieren. Welche Hersteller und Modelle sind zugelassen? Welche Budgetgrenzen gelten? Welche Antriebsarten sind erlaubt und welche Sonderausstattungen dürfen gewählt werden? Festgelegt werden sollte auch, dass technische Veränderungen wie beispielsweise Chiptuning grundsätzlich ausgeschlossen sind. Je eindeutiger diese Regeln formuliert werden, desto geringer ist der spätere Interpretationsspielraum. In der Praxis lassen sich Budgetgrenzen flexibel gestalten. So kann der Arbeitgeber beispielsweise eine Full-Service-Rate von 650 Euro übernehmen, während Mitarbeitende eine Zuzahlung von bis zu 20 Prozent leisten können. Damit kann die Rate auf bis zu 780 Euro steigen.
Visitenkarte statt Vollkasko-Mentalität
Mit der Übergabe eines Fahrzeugs beginnt gleichzeitig die Verantwortung des Fahrers. Eine Car Policy sollte deshalb festlegen, dass Wartungs- und Servicetermine fristgerecht eingehalten werden, sicherheitsrelevante Bauteile regelmäßig kontrolliert werden und das Fahrzeug jederzeit in einem gepflegten sowie repräsentativen Zustand bleibt. Gerade im Außendienst ist das Dienstfahrzeug häufig die Visitenkarte des Unternehmens und prägt den ersten Eindruck beim Kunden.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil ist das Thema Kostenbewusstsein. Ein Dienstwagen bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche anfallenden Kosten uneingeschränkt vom Unternehmen übernommen werden. Vielmehr geht es darum, eine gewisse „Vollkasko-Mentalität“ zu vermeiden und ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, dass auch bei einem Dienstwagen ein verantwortungsvoller und kostenbewusster Umgang mit den entstehenden Aufwendungen wichtig ist. Insbesondere im Schadenmanagement können klare Regelungen die Sensibilität der Mitarbeitenden deutlich erhöhen. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass bei selbst verschuldeten Schäden eine Beteiligung bis zur Höhe der vereinbarten Selbstbeteiligung erfolgt. Eine solche Regelung sollte jedoch sorgfältig und rechtssicher formuliert sein, da sie die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung berücksichtigen muss. Insbesondere bei der Unterscheidung zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit kommt es auf eine eindeutige Formulierung in der Car Policy an. Nur so lässt sich klar regeln, unter welchen Voraussetzungen und in welchem Umfang eine Beteiligung der Mitarbeitenden an entstandenen Kosten rechtlich zulässig ist.
Schäden, Rückgabe und UVV-Pflichten
Sinnvoll ist zudem eine klare Unterscheidung zwischen dienstlich und privat verursachten Schäden sowie eine verbindliche Regelung zur Schadenmeldung und Dokumentation. Solche Vorgaben schaffen Fairness und wirken sich langfristig positiv auf die Schadenquote und Versicherungsprämien aus.
Ebenso wichtig ist ein sauber definierter Rückgabeprozess. Ob Leasingrückgabe oder interne Fahrzeugrückführung – Fristen, Fahrzeugzustand und der Umgang mit Beschädigungen oder fehlendem Zubehör sollten eindeutig beschrieben sein. Dazu zählen beispielsweise Zweitschlüssel, Ladekabel, Standheizungsschlüssel oder weitere Ausstattungsbestandteile, die bei Fahrzeugübergabe enthalten waren. Eine nachvollziehbare Dokumentation schützt dabei sowohl das Unternehmen als auch den Mitarbeitenden vor späteren Unstimmigkeiten.
Nicht zuletzt gehören auch die gesetzlichen Prüffristen in jede moderne Car Policy. Regelmäßige Führerscheinkontrollen, Fahrerunterweisungen nach UVV sowie UVV-Fahrzeugprüfungen sollten verbindlich geregelt und möglichst digital dokumentiert werden. Moderne Systeme erleichtern diese Prozesse erheblich, reduzieren den Verwaltungsaufwand und sorgen gleichzeitig für mehr Rechtssicherheit und Transparenz.
Elektro-Dienstwagen: Abrechnung nach Kilowattstunden
Ein wesentlicher Anlass für Anfragen zur Anpassung und Erweiterung bestehender Car Policies ist die zunehmende Bedeutung der Elektromobilität. Die Entwicklung der Neuzulassungen in Deutschland zeigt, dass Unternehmen ihre Fuhrparks zunehmend elektrifizieren. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Neben strategischen Vorgaben spielen insbesondere Nachhaltigkeitsziele und die Möglichkeit zur langfristigen Optimierung der Fuhrparkkosten eine wichtige Rolle.
Auch die Nachfrage der Mitarbeitenden nimmt zu. Die steuerlichen Rahmenbedingungen für die private Nutzung von Elektro-Dienstwagen sowie die Möglichkeit, ein Fahrzeug beispielsweise mit selbst erzeugtem Strom aus einer Photovoltaikanlage zu laden, erhöhen deren Attraktivität. Entsprechend sollte eine Car Policy auch regeln, unter welchen Voraussetzungen Ladekosten zu Hause erstattet werden können. Besonders zu beachten sind die Änderungen zum 1. Januar 2026. Die bislang möglichen monatlichen Ladepauschalen, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden für das Laden eines Dienstwagens auszahlen konnten, sind entfallen. Stattdessen werden nun die tatsächlich geladenen Kilowattstunden zugrunde gelegt, die separat nachgewiesen werden müssen. Diese können entweder mit dem individuellen Stromtarif der Mitarbeitenden oder mit dem vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Durchschnittspreis für Haushaltsstrom abgerechnet werden. Maßgeblich ist dabei der Durchschnittspreis aus dem ersten Halbjahr des Vorjahres, vorgesehen ist diese Variante vorerst für die Jahre 2026 bis 2030. Für welche Variante sich der Arbeitgeber entscheidet, gilt jeweils für das gesamte Kalenderjahr und kann innerhalb dieses Zeitraums nicht gewechselt werden.
Wallbox und mehr Budget fürs E-Auto
Darüber hinaus sind die Voraussetzungen für die Bestellung eines Elektrofahrzeugs sowie mögliche Unterstützungsleistungen des Arbeitgebers zu definieren, etwa durch angepasste Leasingraten oder Fahrzeugbudgets. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die private Wallbox. Hier sollten insbesondere Anschaffung, Installation, Wartung, Haftung, Versicherung und gegebenenfalls der Rückbau geregelt werden. In der Praxis kann dies beispielsweise bedeuten, dass Mitarbeitende, die sich bewusst für ein Elektrofahrzeug entscheiden, von einer höheren Budgetgrenze profitieren. In dem bereits genannten Beispiel könnte die Full-Service-Rate für ein Elektrofahrzeug etwa von 650 Euro auf 700 Euro steigen. Eine solche Regelung schafft einen zusätzlichen finanziellen Anreiz für die Wahl eines Elektrofahrzeugs. Entsprechende Modelle haben wir bereits in einigen Car Policies erfolgreich umgesetzt.
Gerade bei umfangreichen Car Policies empfiehlt es sich, Detailregelungen zur Elektromobilität in Anhängen oder ergänzenden Richtlinien abzubilden. Diese lassen sich bei Änderungen deutlich einfacher aktualisieren, ohne die gesamte Car Policy überarbeiten zu müssen.
Mit dem Firmenlogo vor der Diskothek
Eine meiner Lieblingsgeschichten aus der Fuhrparkwelt handelt von den sogenannten „Disco-Fahrten“. Gemeint ist die Nutzung des Dienstwagens durch die volljährigen Kinder am Wochenende. Der hochwertige Firmenwagen wird ausgeliehen, Freunde werden eingesammelt und das Fahrzeug mit großem Unternehmenslogo steht bis zum nächsten Morgen vor der Diskothek.
Spätestens wenn ein Kunde oder Geschäftspartner genau dieses Fahrzeug entdeckt, wird aus einer harmlosen Wochenendfahrt schnell ein Gesprächsthema. Eine Car Policy sollte deshalb klar regeln, welche Privatfahrten Familienangehörigen erlaubt sind und wo die Grenzen der Nutzung liegen.
Woran man eine starke Car Policy erkennt
Strukturiert: Eine klare Gliederung sorgt dafür, dass Regelungen schnell gefunden werden.
Unternehmensbezogen: Die Richtlinie muss zur Größe, Kultur und den Prozessen des Unternehmens passen.
Praxisorientiert: Gute Regeln funktionieren nicht nur auf dem Papier, sondern vor allem im täglichen Fuhrparkbetrieb.
Fazit: Auch kleine Fuhrparks brauchen Regeln
Eine Car Policy sollte niemals ein Dokument sein, das „zwischen Tür und Angel“ entsteht. Sie ist vielmehr ein strategisches Instrument, das Prozesse vereinheitlicht, Verantwortlichkeiten klar definiert und wirtschaftliche sowie rechtliche Risiken reduziert.
Aus meiner Sicht sollte daher jedes Unternehmen, auch mit einem kleinen Fuhrpark, über eine Car Policy verfügen. Wer seine Car Policy individuell gestaltet, regelmäßig aktualisiert und im Unternehmen konsequent umsetzt, schafft die Grundlage für einen professionellen, effizienten und zukunftssicheren Fuhrpark. Denn ein gut organisierter Fuhrpark beginnt nicht beim Fahrzeug, sondern bei klaren, verständlichen und verbindlichen Regeln – dem roten Faden des Fuhrparks.
