Das Fahrzeug ist bestellt, die Ausstattung festgelegt, die Leasingrate kalkuliert. Und trotzdem kann sich der Funktionsumfang später verändern. Functions on Demand (FoD) schalten bereits verbaute Funktionen nachträglich digital frei – etwa Sitzheizung, Navigation oder Assistenzsysteme. Gebucht wird meist über Plattformen der Hersteller, als Einmalkauf oder im Abonnement.
Warum jeder Klick zum Kostenrisiko wird
Was komfortabel klingt, greift tief in den Fuhrparkalltag ein. Denn mit jedem zusätzlichen Klick können Kosten entstehen, die in der ursprünglichen Kalkulation nicht vorgesehen waren. FoD als technische Spielerei zu behandeln, wäre deshalb ein Fehler. Für Unternehmen ist es ein Steuerungs- und Governance-Thema.
Wer buchen darf, muss vorher feststehen
Darf die Fahrerin spontan ein Komfortpaket aktivieren? Muss der Fuhrpark zustimmen? Wer bezahlt – Unternehmen oder Nutzender? Und wie wird die Freischaltung dokumentiert? Viele Car-Policies geben darauf bislang keine Antwort. Einzelne Monatsbeträge wirken überschaubar. Über viele Fahrzeuge und lange Laufzeiten können daraus jedoch relevante Zusatzkosten werden. Hinzu kommt operativer Aufwand, wenn Buchungen auf unterschiedlichen Herstellerportalen laufen oder Belege fehlen.
Der Freischalt-Zeitpunkt entscheidet über die Steuer
Die Car-Policy muss festlegen, welche Funktionen erlaubt sind und wer sie buchen darf. Aktivierung, Verlängerung und Deaktivierung brauchen einen dokumentierten Genehmigungsweg. Denn was digital gebucht wird, muss auch digital nachvollziehbar sein.
„Was digital gebucht wird, muss im Unternehmen auch digital nachvollziehbar sein", sagt Axel Schäfer, Geschäftsführer und Vorstandsmitglied des Bundesverbands Betriebliche Mobilität und Sprecher der FMFE Fleet and Mobility Management Federation Europe.
Nach Einschätzung des BBM-Steuerexperten Gerhard Nolle ist vor allem der Zeitpunkt der Freischaltung entscheidend. Ist eine Funktion bereits bei der Erstzulassung aktiviert, fließt ihr Listenpreis in die Bemessungsgrundlage des geldwerten Vorteils nach der Ein-Prozent-Regelung ein. Erfolgt die Aktivierung erst danach, bleibt sie bei dieser Bemessung grundsätzlich außen vor.
Unternehmen sollten deshalb eigenständige Aktivierungen durch Fahrzeugnutzende vertraglich regeln und jede Freischaltung in der Fahrzeugakte dokumentieren: Wer hat was gebucht, zu welchem Zeitpunkt, für welche Dauer und zu welchen Kosten?
Was mit gebuchten Funktionen bei der Rückgabe passiert
Was passiert mit einer dauerhaft bezahlten Funktion bei vorzeitiger Rückgabe? Bleibt sie im Fahrzeug, ist sie an ein Nutzerkonto gebunden oder kann sie übertragen werden? Und wie wird eine laufende Buchung beendet?
Vor jeder Buchung sollte daher feststehen, wie lange die Funktion benötigt wird, ob sie kündbar ist und was beim Fahrer- oder Fahrzeugwechsel gilt. Abo-Modelle bieten Flexibilität, erhöhen aber den Kontroll- und Abrechnungsaufwand. Eine dauerhafte Freischaltung kann wirtschaftlich unattraktiv sein, wenn die Funktion bei der Rückgabe nicht vergütet wird.
Leasing- und Full-Service-Verträge laufen meist drei Jahre, digitale Dienste dagegen oft nur zwölf oder 24 Monate. Danach entstehen zusätzliche Kosten. Full-Service-Anbieter könnten solche Abos von Beginn an über die gesamte Vertragsdauer integrieren. Das schafft Kostensicherheit.
Wer wird eigentlich Vertragspartner des Herstellers?
FoD kann mit der Verarbeitung von Standort-, Nutzungs- oder Fahrdaten verbunden sein. Nach Auffassung des BBM-Verbandsjuristen Carmine Lonegro muss das Unternehmen nachvollziehen können, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet und an wen sie übermittelt werden.
Eine häufig übersehene Frage ist, wer den Vertrag über die digitale Zusatzfunktion eigentlich abschließt. Bucht der Mitarbeitende die Funktion selbst über das Fahrzeugdisplay oder die Hersteller-App, kann er zum direkten Vertragspartner des Anbieters werden. Schließt dagegen das Unternehmen den Vertrag, sollten die Geschäftsbedingungen genau geprüft werden.
BBM-Jurist: Wer bucht, muss auch zahlen
„Entscheidend ist nicht nur, wer die Funktion nutzt, sondern wer sie bucht. Wird der Mitarbeitende selbst Vertragspartner des Herstellers, muss er grundsätzlich auch die Kosten tragen“, macht BBM-Verbandsjurist Peter Rindsfus deutlich.
Functions on Demand sind gekommen, um zu bleiben. Sie können Fahrzeuge bedarfsgerechter machen, unnötige Vollausstattungen vermeiden und bei kluger Konfiguration steuerliche Vorteile eröffnen. Gleichzeitig verschieben sie Entscheidungen von der Beschaffung in die laufende Nutzung.
Digitale Mobilität braucht klare Regeln von Anfang an
Wer Buchungsrechte, Kostenübernahme, Steuerfolgen, Laufzeiten und Rückgabeprozesse vorab regelt, kann FoD gezielt nutzen. Wer den digitalen Warenkorb dagegen sich selbst überlässt, riskiert Intransparenz, Mehraufwand und Kosten, die erst auffallen, wenn sie längst entstanden sind. Digitale Mobilität braucht klare Regeln. Und die beginnen nicht beim Knopfdruck im Cockpit, sondern in der Strategie des Unternehmens.
Die Fünf-Punkte-Checkliste für Fuhrparkmanager
Bedarf: Ist die Funktion betrieblich nötig oder nur komfortabel?
Kosten: Abo, Einmalkauf oder Verzicht – was rechnet sich über die Haltedauer?
Freigabe: Wer darf die Funktion buchen und wer übernimmt die Kosten?
Dokumentation: Fahrzeug, Nutzer, Funktion, Laufzeit und Aktivierungsdatum festhalten.
Vertragsende: Kündigung, Fahrerwechsel und Leasingrückgabe vorab regeln.
