Sommer, Sonne, Strand: Wer seinen Dienstwagen privat nutzen darf, fährt damit häufig auch in den Urlaub. Eine erlaubte Privatnutzung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass jedes Reiseziel, jeder zusätzliche Fahrer und sämtliche Kosten eingeschlossen sind. Vor der Abfahrt sollten deshalb Arbeitsvertrag, Dienstwagenordnung und Überlassungsvereinbarung geprüft werden.
Unternehmen können den privaten Nutzungsumfang, den zulässigen Fahrerkreis und Fahrten ins Ausland unterschiedlich regeln. Zusätzlich spielen Versicherungsschutz, länderspezifische Ausrüstungsvorschriften und die Bedingungen für Tank- oder Ladekarten eine Rolle. Diese sechs Punkte sollten vor der Urlaubsreise geklärt sein.
1. Wer den Dienstwagen fahren darf
Auf längeren Strecken ist ein Fahrerwechsel sinnvoll. Ob Partner, Kinder oder andere Mitreisende den Dienstwagen übernehmen dürfen, entscheidet aber nicht allein der Fahrzeugnutzer. Maßgeblich sind die Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber und der versicherte Fahrerkreis.
Manche Regelungen erlauben nur Ehe- oder Lebenspartner, andere schließen zusätzliche Fahrer vollständig aus. Möglich sind auch ein Mindestalter, eine bestimmte Dauer des Führerscheinbesitzes oder ein höherer Selbstbehalt für junge Fahrer. Wer den Wagen ohne Erlaubnis weitergibt, riskiert arbeitsrechtliche und versicherungsrechtliche Folgen.
2. Technik und Ausrüstung vor Abfahrt prüfen
Vor der Reise sollte kontrolliert werden, ob Reifen, Beleuchtung, Bremsen, Flüssigkeitsstände und Scheibenwaschanlage in Ordnung sind. Bei Elektroautos gehören außerdem Ladekabel, Zugang zu passenden Ladenetzen und eine realistische Ladeplanung auf die Checkliste.
Entscheidend sind nicht nur die deutschen Vorschriften. Je nach Reise- und Transitland können abweichende Regeln für Profiltiefe, Winterausrüstung, Schneeketten, Umweltzonen, Vignetten oder Maut gelten. Auch ein technisch einwandfreies Fahrzeug kann deshalb ohne die vorgeschriebene Ausrüstung zum Problem werden.
3. Warnwesten, Feuerlöscher und Bußgelder
Die Pflichtausstattung unterscheidet sich in Europa erheblich. In einigen Staaten muss für jeden Sitzplatz eine Warnweste vorhanden sein, andernorts gehören Feuerlöscher, Ersatzlampen oder zusätzliche Warneinrichtungen ins Fahrzeug. Maßgeblich sind auch die Länder, die nur auf der Durchreise passiert werden. Ausländische Verkehrsverstöße verschwinden nicht automatisch nach der Rückkehr. Geldsanktionen aus EU-Staaten können unter bestimmten Voraussetzungen auch in Deutschland vollstreckt werden. Der europäische Informationsaustausch bei Verkehrsdelikten wird zudem weiter ausgebaut.
Auch bei Fahrverboten werden die Regeln verschärft. Eine EU-weite Anerkennung bestimmter schwerer Verkehrsverstöße ist beschlossen, muss jedoch in den Mitgliedstaaten umgesetzt werden. Ein im Ausland ausgesprochenes Fahrverbot gilt deshalb nicht pauschal schon heute in der gesamten EU.
4. Versicherungsschutz und Reiseländer klären
Vor der Abfahrt sollte geprüft werden, in welchen Ländern der Versicherungsschutz gilt. Dienstwagenvereinbarung und Versicherungsbedingungen können Reisen in bestimmte Staaten ausschließen oder von einer vorherigen Genehmigung abhängig machen. Das betrifft besonders Länder außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums.
Auch die Haftung nach einem selbst verursachten Unfall sollte geklärt sein. Die bei betrieblichen Fahrten geltenden Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung lassen sich nicht ohne Weiteres auf eine private Urlaubsfahrt übertragen. Welche Kosten der Beschäftigte tragen muss, hängt unter anderem vom Vertrag, vom Verschulden, vom Versicherungsschutz und von einer vereinbarten Selbstbeteiligung ab. Für die Reise empfiehlt sich zudem eine schriftliche Nutzungs- oder Auslandsbestätigung des Arbeitgebers. Sie kann bei Kontrollen oder Grenzübertritten belegen, dass der Fahrer das auf ein Unternehmen zugelassene Fahrzeug berechtigt nutzt.
5. Versicherungskarte und Unfallbericht einpacken
Die Internationale Versicherungskarte für den Kraftverkehr, früher Grüne Versicherungskarte genannt, weist den bestehenden Haftpflichtschutz nach. Innerhalb der EU und in zahlreichen weiteren europäischen Ländern genügt in der Regel das Kennzeichen als Versicherungsnachweis. Die Karte kann die Abwicklung nach einem Unfall dennoch erleichtern.
In einigen Reiseländern ist sie weiterhin vorgeschrieben oder besonders empfehlenswert. Welche Staaten erfasst sind, sollte kurz vor der Abfahrt beim Versicherer geprüft werden. Ebenfalls ins Handschuhfach gehören ein Europäischer Unfallbericht sowie die Telefonnummern von Versicherung, Leasinggeber und Pannenhilfe. Bei einem Schutzbrief lohnt sich ein Blick auf den Leistungsumfang. Nicht jede Police übernimmt in gleicher Weise Abschleppkosten, Rücktransport, Ersatzwagen, Hotel oder die Weiterreise der Insassen.
6. Tank- und Ladekarte nicht ungefragt nutzen
Ob die Tank- oder Ladekarte auch während einer privaten Urlaubsreise eingesetzt werden darf, richtet sich nach der Vereinbarung mit dem Arbeitgeber. Die erlaubte Privatnutzung des Dienstwagens schließt die unbegrenzte Übernahme sämtlicher Reiseenergie nicht automatisch ein.
Möglich sind Beschränkungen auf Deutschland, bestimmte Anbieter oder festgelegte Kraftstoff- und Stromarten. Teilweise sind Auslandsnutzung, Premiumkraftstoffe, Maut, Fahrzeugwäsche oder weitere Betriebsmittel ausgeschlossen. Bei Ladekarten können zudem Roaminggebühren, Blockierentgelte und abweichende Auslandstarife anfallen.
Eine Nutzung entgegen der vereinbarten Regeln kann Rückforderungen und arbeitsrechtliche Konsequenzen auslösen. Daher sollte vor Reisebeginn eindeutig feststehen, was die Karte abdeckt und welche Kosten privat bezahlt werden müssen.
