Viele Fuhrparkmanager verantworten Millionenbudgets, haben aber zu wenig Transparenz über die tatsächlichen Kosten. Wer versteckte Aufwände sichtbar macht, kann bessere Prozesse, klare Standards und mehr Rückhalt im Unternehmen begründen.
1,5 Millionen Euro Kosten – und trotzdem kaum Kontrolle
Ein Fuhrpark kostet nicht nur das, was auf Rechnungen steht. Leasingrate, Kraftstoff, Strom, Wartung, Reifen und Versicherung lassen sich erfassen. Sie zeigen aber nur einen Teil der Wahrheit. Viel Geld geht in Abstimmungen, Sonderwünsche, manuelle Abläufe, unklare Zuständigkeiten und schlecht nutzbare Daten verloren. „Prozesse werden in Unternehmen selten angefasst, nur weil sie unbequem sind. Es braucht belastbare Zahlen, die zeigen, was der heutige Ablauf kostet und warum sich Veränderung lohnt“, sagt Immanuel Schneeberger, Fachreferent für E-Mobilität bei der Dekra Akademie.
Warum Excel und Bauchgefühl nicht mehr reichen
Für einen Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen rechnet Schneeberger mit rund 1,5 Millionen Euro Kosten pro Jahr. Damit zählt der Fuhrpark in vielen Unternehmen zu den großen Kostenblöcken. Gesteuert wird er trotzdem oft weniger konsequent als andere Bereiche.
„Der Fuhrpark ist oft der einzige Millionenbereich im Unternehmen, der mit Excel und Bauchgefühl gesteuert wird“, sagt Schneeberger. Viele Verantwortliche seien ohne klassische Ausbildung in die Rolle gekommen. Heute müssen sie Beschaffung, Halterhaftung, Schadenmanagement, Elektrifizierung, CO₂-Daten und Dienstleistersteuerung beherrschen.
„Gute Daten zeigen, wo Kosten entstehen. Gute Abläufe sorgen dafür, dass sie nicht immer wieder entstehen", sagt Immanuel Schneeberger, Fachreferent für E-Mobilität bei der Dekra Akademie.
Wenn Kosten im Controlling einfach nicht auftauchen
Die sichtbaren Kosten bilden nur den Einstieg. Leasingrate, Energie, Wartung, Reifen, Versicherung und Steuern lassen sich vergleichsweise einfach auswerten. Schwieriger wird es bei den Aufwänden dahinter. Wie viel Zeit kostet eine Zulassung, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind? Wie oft werden Sonderwünsche außerhalb der Car-Policy freigegeben? Wer prüft Leasing-Endabrechnungen wirklich?
„Alles, was nicht direkt als Rechnung kommt, existiert im Controlling oft nicht“, sagt Schneeberger. Dadurch bleiben Potenziale ungenutzt. Individuelle Dienstwagen-Konfigurationen können später die Weitergabe erschweren. Plug-in-Hybride wirken steuerlich attraktiv, werden im Betrieb aber teuer, wenn sie kaum geladen werden.
Warum Software allein keine Kontrolle bringt
Ein Kernproblem sieht Schneeberger in schlecht vernetzten Daten. Fahrzeug-, Fahrer-, Schaden-, Kosten- und Energiedaten liegen häufig in verschiedenen Systemen, Excel-Listen oder Abteilungen. So entsteht noch keine Steuerung. „Die Daten sind da, aber sie sprechen nicht miteinander“, sagt der Fuhrparkberater.
Software hilft erst, wenn die Grundlagen stimmen. Wer schlechte Abläufe digitalisiert, gewinnt noch keine Kontrolle. Unternehmen müssen zuerst klären, wer wofür verantwortlich ist, welche Standards gelten und wie Prozesse laufen sollen. Erst dann kann ein System helfen, Kosten, Fristen und Risiken zu steuern – und auch das braucht Zeit, saubere Datenquellen und meist eine Übergangsphase, in der Aufwand und Nutzen erst noch ins Gleichgewicht kommen müssen.
Elektrifizierung verschiebt die Hebel
Mit E-Autos rückt der Ladeort stärker in den Fokus. Am Standort lassen sich Strompreise über eigene Infrastruktur und Lastmanagement meist besser beeinflussen. Für das Laden zu Hause brauchen Unternehmen klare Regeln zur Abrechnung und Erstattung. Die bisherigen monatlichen Pauschalen für das Heimladen sind seit 2026 weggefallen. Unternehmen müssen geladene Strommengen und Kosten nun belastbar nachweisen oder ein steuerlich zulässiges Verfahren sauber dokumentieren. Das erhöht den Aufwand und macht verlässliche Daten wichtiger.
Roaming-Gebühren und blinde Flecken beim Laden
Auch unterwegs entscheiden Ladepartner, Tarife und Nutzerverhalten über die Kosten. Ohne klare Regeln entstehen schnell teure Roaming-Ladevorgänge, Blockiergebühren und Abrechnungen, die sich später kaum noch auswerten lassen. Um Energiekosten zu steuern, müssen Unternehmen wissen, wo, wann und zu welchem Preis geladen wird. Ohne diese Transparenz lässt sich Elektrifizierung kaum wirtschaftlich darstellen.
75.000 Euro Ersparnis – und was der Vertrieb dafür leisten müsste
Kostenrechnung dient nicht nur der Kontrolle. Sie zeigt, welche Entscheidungen Geld kosten und wo Einsparungen direkt auf das Ergebnis wirken. Spart ein Fuhrpark mit 1,5 Millionen Euro Jahreskosten fünf Prozent ein, bleiben 75.000 Euro mehr Ergebnis.
Für denselben Effekt müsste der Vertrieb je nach Rendite deutlich mehr Umsatz erwirtschaften: „Bei acht Prozent Rendite wären rund 937.500 Euro Mehrumsatz nötig, bei fünf Prozent 1,5 Millionen Euro und bei drei Prozent sogar 2,5 Millionen Euro“, rechnet Schneeberger vor.
Vom Verwalter zum Kostensteuerer
Fuhrparkmanagement besteht heute nicht mehr nur aus Bestellung, Rückgabe und Schadenabwicklung. Aus Fahrzeugverwaltung wird Kostensteuerung. Dafür brauchen Fuhrparkmanager belastbare Daten, klare Prozesse, verbindliche Standards und die Rolle im Unternehmen, um Entscheidungen auch umzusetzen.
Dazu gehört, Ausnahmen konsequenter zu prüfen: Wer darf Sonderwünsche genehmigen, welche Folgekosten entstehen daraus, und welche Regeln gelten für Schäden, Rückgaben, Ladeverhalten und Fahrzeugauswahl? Je klarer diese Punkte geregelt sind, desto weniger verschwindet im Graubereich. Für Fuhrparkmanager heißt das: Wer Kosten, Prozesse und Daten sichtbar macht, gewinnt Kontrolle. Und er bekommt die besseren Argumente im Unternehmen.
Sieben Stellen, an denen Fuhrparkkosten verschwinden
- Abstimmungsaufwand: Zeit für Rückfragen zwischen Fuhrpark, Einkauf, HR, Controlling und Nutzern taucht in keiner Kostenstelle auf.
- Individuelle Ausstattung: Abweichungen von der Car Policy erschweren die Weitergabe von Fahrzeugen und drücken auf Restwerte.
- Getrennte Datentöpfe: Ohne verknüpfte Fahrzeug-, Fahrer-, Schaden- und Energiedaten ersetzt Bauchgefühl die Steuerung.
- Leasingrückgaben: Minderwerte und Endabrechnungen werden oft durchgewunken statt systematisch geprüft.
- Ladeverhalten: Ladeort, Tarif, Roaming und Blockiergebühren entscheiden bei E-Autos über die realen Betriebskosten.
- Diffuse Zuständigkeiten: Viele Abteilungen beeinflussen Kosten, niemand entscheidet ganzheitlich – so entstehen Grauzonen.
- Fehlende Standards: Klare Vorgaben zu Auswahl, Schaden, Rückgabe und Laden sparen Zeit und verhindern Diskussionen im Einzelfall.
