Ein-Prozent-Regel Das müssen Sie bei Poolfahrzeugen beachten

Dienstfahrzeuge im Pool sind nicht nur auf Botenfahrten oder den Weg zum  nächsten Geschäftstermin beschränkt. Viele Unternehmen genehmigen ihren Mitarbeitern auch private Fahrten, um sie zu motivieren. Doch damit wird´s auch kompliziert. "Dreh- und Angelpunkt ist der geldwerte Vorteil, der einem Arbeitnehmer durch die private Nutzung entsteht. Hier kommt die Ein-Prozent-Regelung zur Anwendung", erklärt Rechtsanwalt Prof. Dr. Frank Balmes, Steuer­experte bei der Wirtschaft- und Steuerberatungsgesellschaft PKF Fasselt Schlage.

Der geldwerte Vorteil wird aus allen Poolfahrzeugen berechnet

Wie hoch der geldwerte Vorteil für die Mitarbeiter ausfällt, berechnet sich aus der Summe aller Listenpreise der im Pool stehenden Fahrzeuge. Dieser Betrag wird dann auf die Zahl der nutzungs­berechtigten Mitarbeiter umgelegt. ­Entsprechend muss der Mitarbeiter dann ein Prozent des durchschnittlichen Listenpreises für private Fahrten versteuern. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Umfang die Autos privat genutzt werden.

Eine ähnliche Rechnung gilt, wenn die Mitarbeiter mit den Poolfahrzeugen zwischen Wohnung und Firma pendeln dürfen. Der geldwerte Vorteil ist dann mit 0,03 Prozent der Listenpreise zu ermitteln und die Summe durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen. Der Anteil der Mitarbeiter errechnet sich dann als Produkt dieses Wertes mit den jeweiligen Entfernungskilometern.

Und wenn die Poolfahrzeuge nicht zur privaten Nutzung freigegeben sind? Der Bundesfinanzhof geht derzeit davon aus, dass ein geldwerter Vorteil nur entsteht, wenn ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer tatsächlich einen Firmenwagen zur privaten Nutzung überlässt. Bei Poolfahrzeugen akzeptieren die Beamten ein eindeutig dokumentiertes Verbot der Privatnutzung für Poolfahrzeuge. Dazu eignet sich eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder eine entsprechend unter­zeichnete Dienstanweisung. Werden die Autos ausschließlich dienstlich genutzt und ansonsten auf dem Firmengelände abgestellt, kann das Unternehmen auf solche Vereinbarungen verzichten.

Steuerrecht erlaubt Besonderheiten bei Dienstreisen

Wie aber sieht es aus, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter mit einem Poolfahrzeug auf eine Dienstreise schickt, bei dem eine private Nutzung ausgeschlossen sein soll? "Wenn die dienstliche Nutzung des Fahrzeugs an der Wohnung beginnt, gilt die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bereits als Dienstreise, die nicht als Arbeitslohn zu versteuern ist", erklärt Balmes. In diesem Rahmen wäre auch eine private Fahrt mit dem Poolfahrzeug möglich.

Das Steuerrecht erlaubt bei einem Ausschluss der Privatnutzung den privaten Gebrauch, wenn diese fünf Tage im Monat nicht übersteigt. In diesem Fall werden für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Firma 0,001 Prozent des Listenpreises pro Kilometer fällig.

Eine besondere Regel gilt für Rufbereitschaften. Mitarbeiter, die dafür ein Poolfahrzeug zur Verfügung gestellt bekommen, müssen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte keinen geldwerten Vorteil befürchten. "In diesem Fall überwiegt das Interesse des Arbeitgebers am Bereitschaftsdienst den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers", erläutert Balmes. Private Fahrten während der Bereitschaft interessieren den Fiskus auch dann nicht, wenn der Mitarbeiter mit einem Werkstattwagen auf Achse ist. Bei einem regulären Dienstwagen dagegen gelten die Regeln zur gelegentlichen Nutzung des Poolfahrzeugs.