Total Cost of Ownership im Fuhrpark So bekommen Sie Fahrzeugkosten in den Griff

TCO, die Abkürzung für Total Cost of Ownership, gehört für Flottenbetreiber zu den wichtigsten Themen. Schließlich hat die Wirtschafts- und Finanzkrise in vielen Unternehmen tiefe Löcher hinterlassen. Da müssen alle Kosten auf den Tisch – das gilt selbstverständlich auch für den Fuhrpark. Genau darum geht es bei den TCO: eine Abrechnung in Händen zu haben, die nicht nur die reinen Anschaffungs- oder Finanzierungskosten enthält, sondern die Aufwendungen für die Nutzung über die gesamte Laufleistung und Lebensdauer berücksichtigt. Dazu zählen unter anderem Verwaltung, Reparatur, Wartung, Kraftstoff und Wertverlust.

Kostentreiber aufdecken

Erklärtes Ziel von TCO ist es außerdem, mögliche Kostentreiber sowie versteckte Kosten bereits im Vorfeld einer Investitionsentscheidung zu identifizieren. Man braucht vor allem  marktkonforme Referenzwerte, um einen effizienten Soll-Ist-Vergleich durchführen zu können. Die Vollkostenrechnung mit TCO ist eigentlich nichts Neues. Allerdings kehren viele Unternehmen ihre tatsächlichen Fuhrparkkosten unter den Teppich. Hauptsächlich deshalb, weil sie nicht alle Kosten kennen oder berücksichtigen. Dies gilt insbesondere für die indirekten Kosten. So werden zum Beispiel häufig die Prozesskosten im Zusammenhang mit der Fahrzeugbeschaffung nicht aufmerksam genug betrachtet.

Die Fahrzeugauswahl kostet Zeit

Speziell in kleinen und mittleren Unternehmen kümmert sich oftmals noch der Chef persönlich um die Fahrzeugauswahl, er holt Kauf- oder Finanzierungsangebote ein, vergleicht die Konditionen und handelt die Verträge aus. Das kostet viel Zeit – Zeit, die vielfach nach dem Motto "Der Chef ist ja sowieso da" überhaupt nicht erfasst wird, streng genommen aber in die Rubrik Fuhrparkkosten gehört.

Ähnlich verhält es sich bei der Belegverwaltung im Zusammenhang mit Spesen- und Benzinabrechnungen oder Unfällen beziehungsweise der Schadenabwicklung mit der Versicherung. Selbst wenn einzelne Posten vielleicht nur mit 50 oder 75 Euro in einer solchen Kostenerfassung auftauchen, kann die Masse bewirken, dass unterm Strich eine ganz beträchtliche Summe ­herauskommt. 

Nicht vergessen werden dürfen auch die sogenannten Gemeinkosten. Dahinter verbergen sich die Kosten für allgemeine Betriebsvoraussetzungen, die zwar nicht nur dem Fuhrpark zugutekommen, ihm aber anteilig zugerechnet werden müssen. Also zum Beispiel Raummiete, Büroeinrichtung und -material, EDV, Hard- und Software, Buchhaltung, Telefon, Heizung und Strom oder Reinigungs- und Erhaltungsaufwand. Je nach Fuhrparkgröße könnten die indirekten Kosten an den Autos bis zu 30 Prozent ausmachen. Ganz wichtig: Gerade die Prozess- und Gemeinkosten sind keine Eintagsfliegen. Es nützt nichts, diese Kosten einmal zu erfassen. Im Gegenteil, sie müssen konstant gepflegt werden.

Die gründliche Buchführung macht's

Um sich einen Überblick über die verwaltungstechnischen Kosten zu verschaffen, führt kein Weg daran vorbei, Buch zu führen und die anteilig aufgewandten Zeiten für bestimmte Leistungsarten aufzuschreiben. Darüber hinaus sind die verschiedenen Kostenstellen zusammenzustellen und nach dem Verursacherprinzip zuzuordnen.

Etwa die Fahrzeugkosten wie Finanzierung oder Unterhalt, die Strukturkosten wie Werkstätten, Tankstellen oder Waschanlagen und die Prozesskosten. Das mag aufwendig klingen, ist aber die einzige Möglichkeit, um in diesem Punkt für Transparenz zu sorgen. Schließlich soll die Analyse dazu bei­tragen, Kostentreiber aufzudecken und zu beseitigen. Entsprechend sind die Total Cost of Ownership für eine wirtschaftliche Dienstwagenordnung unverzichtbar. Letztere legt neben der Definition der Prozess­abläufe im Fuhrpark fest,

•  welcher Personenkreis berechtigt ist, einen Firmenwagen zu erhalten,

•  welche Fahrzeugkategorien mit welchen Referenzfahrzeugen bestehen,

•  inwieweit die Mitarbeiter bei der Fahrzeugwahl mitbestimmen dürfen und

•  in welchem Umfang der Dienstwagen auch privat genutzt werden darf.

Gesamtkosten gelten als maßgebliche Kriterien

Betriebswirtschaftliche Faktoren wie Privatnutzung oder Versicherungsumfang spielen eine weitere Rolle – schließlich muss sich der Unterhalt einer Firmenflotte rechnen. Hinzu kommen Details wie das Verhalten bei Unfällen und Pannen. Aufmerksamkeit sollte man in diesem Zusammenhang auch dem CO2-Ausstoß der Autos schenken, da er die laufenden Betriebskosten und auch die Fixkosten beeinflusst Auf der anderen Seite dürfe dieser Aspekt aber auch nicht überbewertet werden. Denn was nützt ein Fahrzeug mit niedrigem Verbrauch und niedrigem Kohlendioxid-Ausstoß, wenn gleichzeitig hohe Werkstattkosten und ein hoher Wertverlust drohen? Grundsätzlich sollte sich die Car Policy des Unternehmens immer an den jeweiligen Referenzfahrzeugen orientieren. Wenn ein Mitarbeiter unbedingt ein anderes eventuell höher motorisiertes Modell fahren wolle, so könne dies immer noch über Kostenbeteiligungen geregelt werden.

Car Policy Teil des Arbeitsvertrags

In rechtlicher Hinsicht ist die Car Policy Teil des Arbeitsvertrags oder des Dienstwagenüberlassungsvertrags. Das Unternehmen kann die Richtlinien nur dann einseitig und ohne Zustimmung der Mitarbeiter ändern, wenn die Verträge einen Änderungsvorbehalt enthalten. Darüber hinaus muss jeder Fahrer die Dienst­wagenordnung mit seiner Unterschrift anerkennen. Auf jeden Fall empfiehlt es sich, die Dienstwagenordnung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Anpassungen können beispielsweise durch veränderte Beschaffungskonditionen, Modellwechsel oder etwa die Einführung vollkommen neuer Fahrzeugmodelle notwendig sein.