Mehr als 80 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen sagen, dass ihre Aufgaben in den vergangenen Jahren deutlich aufwendiger geworden sind. Die neue Fuhrparkmanagement-Studie von Dataforce zeigt, welche Tätigkeiten besonders viel Zeit binden – und wo digitale Systeme noch nicht halten, was sie versprechen.
53,3 Prozent der Zeit gehen in Verwaltung
Als einzelne Tätigkeit beanspruchen Fahrzeugbeschaffung und Austausch mit 21,4 Prozent die meiste Arbeitszeit. Werkstattkoordination und Schadensmanagement kommen zusammen auf weitere 25,3 Prozent. Mehr als die Hälfte der Zeit entfällt allerdings auf Fahrerbetreuung, Compliance, Versicherungsmanagement, Reporting, Controlling, Systempflege und sonstige administrative Tätigkeiten. Zusammen ergeben diese Aufgaben 53,3 Prozent.
Mehr als die Hälfte der Arbeitszeit entfällt auf Fahrerbetreuung, Compliance, Versicherungen, Controlling, Systempflege und weitere Verwaltungsaufgaben.
Besonders kritisch fällt das Urteil über das Schadensmanagement aus. Es wird häufiger als unverhältnismäßig zeitintensiv wahrgenommen als andere Aufgaben. Hinzu kommen neue Berichtspflichten. ESG-Reporting ist vor allem in größeren Fuhrparks längst kein Randthema mehr: Mehr als zwei Drittel der Flotten mit mindestens 50 Fahrzeugen sind bereits eingebunden. Datenerhebung, Aufbereitung und Abstimmung erhöhen den Aufwand zusätzlich.
Nach dem Preis entscheidet beim Pkw die Marke
Bei der Fahrzeugauswahl dominieren weiterhin Listenpreis und Leasingrate. Danach unterscheiden sich Pkw und Transporter deutlich. Beim Pkw folgen Marke, Sicherheitsausstattung und Fahrzeugsegment. Trotz TCO, Elektrifizierung und wachsender Modellvielfalt bleibt das Markenlogo damit ein wichtiger Faktor. Beim Transporter stehen nach den Kosten dagegen Laderaumgröße, Verfügbarkeit und Nutzlast weit oben. Hier zählt stärker, ob das Fahrzeug zum vorgesehenen Einsatz passt und rechtzeitig verfügbar ist. Klassische Händlerbeziehungen bleiben laut Studie der wichtigste Beschaffungsweg.
Nach Listenpreis und Leasingrate zählt beim Pkw vor allem die Marke. Beim Transporter folgen Laderaumgröße, Verfügbarkeit und Nutzlast.
Gebrauchte Transporter gewinnen stärker
Auch Gebrauchtfahrzeuge gewinnen an Bedeutung, vor allem in kleineren Flotten. Ausschlaggebend sind ein klarer Preisvorteil und schnelle Verfügbarkeit. Gebrauchte Transporter spielen dabei eine größere Rolle als gebrauchte Pkw. Dedizierte Fuhrparkmanagement-Software ist noch längst nicht überall Standard. Größere Flotten setzen häufiger spezialisierte Lösungen ein, während viele kleinere Fuhrparks weiterhin ohne solche Systeme arbeiten.
Compliance bleibt die Schwachstelle der Software
Gefragt sind vor allem Funktionen zur Kostenkontrolle, Wartungsorganisation und Compliance. Ausgerechnet bei Führerscheinkontrollen und UVV-Prüfungen bleiben jedoch Lücken zwischen Bedarf und tatsächlicher Abdeckung. Die Software ist also vorhanden, nur nicht immer dort vollständig, wo belastbare Nachweise besonders wichtig sind.
Von drei auf 18 Prozent in zwei Jahren: Die KI-Nutzung im Fuhrparkmanagement hat sich versechsfacht, bleibt aber noch die Ausnahme.
Von drei auf 18 Prozent: KI legt deutlich zu
Beim Einsatz Künstlicher Intelligenz zeigt die Studie einen deutlichen Sprung. 2024 nutzten erst drei Prozent der befragten Unternehmen KI im Fuhrparkmanagement, 2026 sind es 18 Prozent. Das entspricht einer Versechsfachung – bei weiterhin überschaubarem Ausgangsniveau. Die größten Chancen sehen die Befragten in Analysen und Reporting. Hinzu kommen Rechnungsbearbeitung, Fahrzeugkonfiguration und Schadensmanagement. Gegen den Einsatz sprechen häufig nicht konkrete technische Hindernisse, sondern fehlender Bedarf sowie Bedenken bei Datenschutz und Systemkomplexität.
Für die Studie hat Dataforce die Ergebnisse einer Online-Befragung von rund 300 Fuhrparkverantwortlichen ausgewertet.
