Dienstwagenüberlassungsvertrag Diese Rechte und Pflichten haben die Fahrer

Die Ampel schaltet auf Grün, die Reifen quietschen, der Motor dreht im roten Bereich – kein Problem, denkt sich der Sohn von Abteilungsleiter Mayerle, ist doch nur ein Dienstwagen. Doch ganz so einfach ist die Sache nicht. Schließlich hat sein Vater einen Dienstwagenüberlassungsvertrag unterschrieben.Dieser regelt detailliert, welche Verpflichtungen ein Firmenwagen mit sich bringt. Dazu gehört unter anderem, dass das Auto pfleglich behandelt werden muss. Denn fehlende Regeln und Unklarheiten gehen zulasten des Unternehmens. Darüber hinaus lassen sich über den Nutzungsvertrag die Kosten des Fuhrparks steuern. Etwa ob Mitarbeiter mit dem Wagen in den Urlaub fahren dürfen oder wer den Sprit für Privatfahrten bezahlt. Fehlen wichtige Punkte, ist Streit programmiert. Was passiert, wenn der Kombi als Lastentransporter für das Brennholz des Nachbarn herhalten muss? Oder der Junior gerne an Ampeln Reifenspuren hinterlässt? Folgende Punkte sollten in jeden Überlassungsvertrag:

Grundsätzliches

Ohne das geht´s nicht: Die genaue Bezeichnung des Fahrzeugs nach Typ, Marke, Kennzeichen und Fahrgestellnummer dürfen auf keinen Fall fehlen. Außerdem müssen die Vertragsparteien – Name des Fahrers und des Unternehmens – genannt werden.

Fahrzeugnutzung

Wer darf eigentlich mit dem Dienstwagen fahren? Auch wenn es selbstverständlich sein sollte: Notieren Sie ausdrücklich, dass der Wagen in erster Linie für Dienstfahrtengenutzt wird. Erlaubt das Unternehmen die private Nutzung, sollten Art und Umfang von Privatfahrten genau definiert sein. Regeln Sie Urlaubs- und Auslandsfahrten gesondert, sie sind nicht generell in der privaten Nutzung enthalten.Darüber hinaus muss im Vertrag stehen, wer überhaupt mit dem Dienstwagen fahren darf. Generell sollten Personen mit einem Führerschein auf Probe von der Nutzung ausgeschlossen werden. Dürfen Familienangehörige fahren, sollte der Dienstwagennutzer verpflichtet sein, deren Führerscheine zu kontrollieren. Nur so können Fuhrparkleiter rechtlichen Schwierigkeiten in Sachen Halterhaftung aus dem Weg gehen.

Geldwerter Vorteil/Fahrtenbuch

Was will das Finanzamt? Darf der Wagen privat genutzt werden, gelten die jeweiligen steuerlichen Vorschriften um den geldwerten Vorteil zu berechnen. Ändert sich durch einen Umzug die Entfernung zur Firma, muss der Mitarbeiter dies sofort mitteilen. Das Unternehmen sollte sich zudem das Recht einräumen, den Fahrer zum Führen eines Fahrtenbuches zu verpflichten. Falls dies aus steuerlichen Gründen oder durch eine Fahrtenbuchauflage erforderlich ist.

Kraftstoffkosten

Wer bezahlt den Sprit? Je nach Bestimmung übernimmt das Unternehmen auch die Spritkosten für Privatfahrten. Um Streitigkeiten vorzubeugen, sollte der Vertraggenaue Regeln beinhalten. Wichtig ist der Hinweis, dass mit der Tankkarte ausschließlichder Kraftstoff für den Dienstwagen bezahlt werden darf.

Inspektion und Pflege

Auch um einen Dienstwagen muss man sich kümmern: Das Unternehmen trägtprinzipiell die Unterhaltskosten für den Dienstwagen. Allerdings sollte der Fahrerverpflichtet werden, für die Verkehrstauglichkeit seines Dienstwagens zu sorgen. Dazu gehört neben der regelmäßigen Kontrolle von Reifen, Bremsen oder Licht, dass Inspektions- oder Wartungstermine fristgerecht eingehalten werden. Außerdem muss er Kundendienst und Reparaturen in autorisierten Werkstätten durchführen lassen. Tut er das nicht, gehen die Kosten zu seinen Lasten.

Unfall und Diebstahl

Ohne Polizei geht´s nicht: Verpflichten Sie ihre Fahrer bei einem Unfall immer diePolizei zu verständigen. Außerdem muss die Schadenmeldung an Leasinggesellschaft und Arbeitgeber so schnell wie möglich weitergeleitet werden. Das gilt ebenso bei einem Diebstahl. Auch hier müssen unverzüglich Polizei, Versicherung und Firma informiert werden.

Haftung bei Schäden

Unfall, was tun? Damit das Unternehmen nicht auf den Kosten sitzen bleibt, ist es sinnvoll den Fahrer in die Haftung zu nehmen. Das gilt bei Schäden durch unsachgemäße Behandlung, die von der Kaskoversicherung nicht übernommen werden, etwa ein Motorschaden wegen zu wenig Öl. Doch nur wenn der Fahrer den Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat, kann er zu vollem Schadenersatz herangezogen werden. Ansonsten gilt: Bei leichter Fahrlässigkeit bleibt das Unternehmen auf den Kosten sitzen, bei mittlerer Fahrlässigkeit muss sich der Fahrer je nach Schwere seiner Nachlässigkeit am Schaden beteiligen.

Ersatz/Kündigung und Krankheit

Streit ums Autos? Den können Sie vermeiden, wenn das Unternehmen sich das Recht vertraglich zusichert, dass das Auto jederzeit durch ein anderes gleichwertiges getauscht werden darf. Wird der Mitarbeiter gekündigt, muss er das Auto spätestens zum Kündigungstermin zurückgeben. Zusätzlich sollten geregelt sein, was bei Schwangerschaft oder Elternzeit mit dem Auto passiert. Ist der Mitarbeiter länger als sechs Wochen krank, kann er verpflichtet werden sein Auto zur Verfügung zu stellen. Doch was passiert, wenn sich ein Mitarbeiter nicht an die Regeln hält? Zunächst flattert dem Mitarbeiter eine formgerechteAbmahnung ins Haus. Bei weiteren Verstößen kann verhaltensbedingt gekündigt werden. Allerdings gibt es keine festen Regeln, wie viele Abmahnungen eine Kündigung rechtfertigen. Nicht erlaubt sind Klauseln, die den Mitarbeiter verpflichten den Leasingvertrag zu übernehmen.

Kleingedrucktes

Das darf am Vertragsschluss nicht fehlen: Änderungen am Vertrag gelten nur schriftlich. Sonst könnte es sein, dass Mitarbeiter Rechte aus mündlichen Absprachen fordern.

 Gut zu wissen

Worin liegt eigentlich der Unterschied zwischen Dienstwagenordnung (Car Policy) und -überlassungsvertrag? Die Car Policy wird nicht mit jedem einzelnen Mitarbeiter abgeschlossen. Sie regelt in erster Linie, welche Mitarbeiter im Unternehmen einen Dienstwagen fahren dürfen und welche Fahrzeugkategorien und Ausstattungen infrage kommen. Darüber hinaus enthält der Vertrag Regelungen für Sonderausstattungen sowie für Bestell- und Rückgabeprozesse. Der Überlassungsvertrag mit dem einzelnen Mitarbeiter leitet sich von der Dienstwagenordnung ab und beinhaltet die genauen Rechte und Pflichten zwischen Arbeitgeber und Dienstwagenfahrer. Der Überlassungsvertrag ist eine unabdingbare Ergänzung zum Arbeitsvertrag. Zwar enthalten in vielen Unternehmen auch die Dienstwagenrichtlinien teilweise die Rahmenbedingungen für die Nutzung – etwa zu Betriebskosten, Haftung, Steuern, Versicherungen sowie Privat- und Auslandsfahrten. Doch dies reicht rechtlich nicht aus.