Comes Externe Unterstützung

Braucht ein Unternehmen einen Elektriker, einen IT-Fachmann oder einen PR-Berater, holt es sich
einen Dienstleister ins Haus, wenn die eigene Expertise nicht ausreicht. Auch die Betreuung der Dienstwagen ließe sich nach diesem Muster regeln. Kleine und mittlere Unternehmen haben häufig Fuhrparks mit mehreren Dutzend Fahrzeugen, aber keinen Fuhrparkmanager auf der Gehaltsliste. Stattdessen behilft man sich mit improvisierten Arrangements. Diese Variante des Fuhrparkmanagements ist selten effizient, dafür aber teuer, weil sie an den Möglichkeiten des Marktes vorbeiagiert. Warum also den Job nicht einem externen Dienstleister übertragen?

Auf der anderen Seite steht die Frage, wie eng sich ein externer Dienstleister in interne Prozesse einbinden lässt. Schließlich sind sensible Daten im Spiel, wenn zum Beispiel personelle Veränderungen anstehen. Nicht ausgemacht ist auch, ob die Dienstwagennutzer einen externen Fuhrparkmanager als Ansprechpartner akzeptieren. Im Idealfall lösen sich Vorbehalte nach dem gegenseitigen Kennenlernen in Wohlgefallen auf.

Mit den eigenen Kapazitäten an die Grenzen gestoßen

"Das Standing des Fuhrparkleiters bei den Mitarbeitern hängt von seiner Persönlichkeit ab. Schulterklopfen genügt nicht. Hier zählt die Leistung", weiß Dr. Patrick Stahl, Senior Director Human Resources bei Ingram Micro. Das Unternehmen ist Großhändler für Produkte der Informationstechnologie und betreibt einen Fuhrpark mit rund 130 Einheiten der Marken VW, Audi, Mercedes-Benz, BMW, Skoda und Ford. "Unser Fuhrpark ist im letzten Jahr deutlich gewachsen. Mehr Autos bedeuten mehr Komplexität. Hier sind wir mit unseren Mitteln an die Grenzen gekommen", sagt Stahl.

An diesem Punkt setzt die Comes-Fuhrparkmanagement den Hebel an. "Wir übernehmen für Fuhrparks mit 50 bis 140 Einheiten das professionelle Management. Wir kümmern uns um Fahrer und Fahrzeuge, um Leasinggeber und Autohäuser", erklärt Geschäftsführer
Alexander Braun. Der Dienstleister nimmt dazu vor allem die technischen Fahrzeugkosten unter die Lupe. Das Einsparpotenzial durch effizientes Schadenmanagement und eine gut organisierte Fahrzeugrückgabe beziffert Braun auf 20 Prozent. Bei den Prozesskosten sind aus seiner Sicht bis zu 80 Prozent möglich.

Seit März 2015 ist Comes für das Fuhrparkmanagement von Ingram Micro zuständig. Das Geschäftsmodell sieht eine enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung vor. Fuhrparkmanager Jürgen Leitz hat einen eigenen Computer im Unternehmen, ein Postfach und einen Schlüssel für die Tiefgarage. Von Anfang an hat Ingram Micro dem externen Manager einen großen Spielraum eingeräumt, um die beste Kostenstruktur für das Unternehmen einzurichten. Dazu hat Leitz neue Dienstleister für Reifen, Glas und Tankkarten ins Boot geholt.

Einmal am Tag macht er seine Aufwartung bei Olaf Schellenberg, der in der Personal-abteilung als Supervisor unter anderem für das Travelmanagement und den Fuhrpark verantwortlich ist. Die beiden Manager haben gemeinsam eine neue Dienstwagenregelung mit Referenzmodellen für das Unternehmen ausgerollt, die mit weniger Hierarchiestufen als bisher auskommt und die Anzahl der Marken reduziert. Steht ein neues Dienstfahrzeug an, legt sich Jürgen Leitz mit einer auf den Bedarf des Nutzers zugeschnittenen Bestellung ins Zeug. Auch die Preise hat der Fuhrparkexperte stets im Blick. Lässt sich das gewünschte Modell günstiger beschaffen, spart das Unternehmen.

Wie eng die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister ausfällt, hängt letztlich vom Bedarf und den Ansprüchen an das Fuhrparkmanagement ab. Vertrauen ist in jedem Fall die Basis. Andererseits setzt eine enge Kooperation nicht unbedingt eine tägliche Abstimmung zwischen den Partnern voraus.

Jährliches Fuhrpark-Audit mit klaren Kostenvorteilen

Beim Halbleiter-Hersteller ST Microelectronics in Aschheim-Dornach muss sich Jürgen Leitz wie andere Besucher auch am Empfang anmelden, wenn ein Termin mit seiner Ansprechpartnerin in der Personalabteilung ansteht. "Das Management der Flotte war nie unsere Kernkompetenz. Wir haben häufig nur reagiert und den Fuhrpark laufen lassen", bilanziert Personalchefin Beatrice Tamas. Dabei hat der rund 140 Einheiten große Fuhrpark mit BMW, Audi und VW einen hohen Stellenwert für die Motivation der Dienstwagennutzer, aber auch für die Außendarstellung des Unternehmens.
Die wichtigsten Spielregeln im Hinblick auf Car Policy und Leasinggeber standen für Leitz bei Dienstantritt fest. Er ist der zentrale Ansprechpartner für Leasinggeber und Mitarbeiter. Leitz schreibt die Mitarbeiter an, wenn ein neues Dienstfahrzeug ansteht, prüft die Konfiguration und macht auf Ausstattungspakete aufmerksam. Ein Schwerpunkt seiner Arbeit ist das Schadenmanagement. "Wir waren früher bei der Abwicklung von Schäden nicht optimal aufgestellt", erinnert sich die Personalchefin. Heute gilt die Regel, dass alle Schäden am Fahrzeug, ob Steinschlag oder Parkrempler, an den Fuhrparkmanager zu melden sind. Er entscheidet dann, ob eine umgehende Reparatur nötig ist oder nicht.

"Das externe Fuhrparkmanagement bietet klare Kostenvorteile. Gleichzeitig bedeutet es eine Entlastung für die Verantwortlichen, weil die Mitarbeiter mit ihren Belangen in Sachen Fuhrpark an den externen Manager verwiesen sind", erklärt Tamas. Zweimal im Jahr bereitet sie mithilfe von Leitz ein Fuhrpark-Audit vor, das die in Genf ansässige Muttergesellschaft von ST Microelectronics durchführt. Alle zwei Jahre wird die Dienstwagenrichtlinie aktualisiert.

Und wie steht’s mit den Risiken und Nebenwirkungen des externen Fuhrparkmanage-ments? Könnte sich ein Unternehmen von seinem Dienstleister abhängig machen? "Unsere Aufgabe ist in erster Linie, eine funktionierende Infrastruktur fürs Fuhrparkmanagement zu schaffen", sagt Braun. Professionelles Management bedeutet demnach, dass ein Unternehmen den Comes-Manager jederzeit durch einen anderen qualifizierten Fuhrparkleiter ersetzen kann. Die Verträge mit Comes gehen in der Regel über eine Laufzeit von ein bis drei Jahren. Die Services rechnet der Dienstleister über eine Management-Gebühr pro Fahrzeug und Monat ab.

Verantwortung bleibt im Unternehmen

Ein Unternehmen kann das komplette Fuhrparkmanagement einem externen Dienstleister übertragen. Allerdings bedeutet das nicht, dass es damit automatisch seine Halter-verantwortung delegiert. Grundsätzlich gilt die Formel, dass die Halterverantwortung bei den Organen des Unternehmens liegt. Das kann der Geschäftsführer sein, aber auch der angestellte Fuhrparkmanager, wenn der Arbeitsvertrag eine Übertragung der Pflichten und Verantwortlichkeiten eines Halters ausdrücklich vorsieht. Auch der externe Fuhrpark-manager kann im Prinzip auf der Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung Halterpflichten übernehmen. Allerdings hat er in der Regel weder eine Weisungsbefugnis gegenüber den Dienstwagennutzern noch ist er in den unternehmensinternen Informationsfluss eingebunden. In der Praxis wird er daher allein aus haftungsrechtlichen Gründen keine umfassende Verantwortung übernehmen.