EDV Software fürs Flottenmanagement

Fahrzeuge bestellen, Stammdaten anlegen, Rechnungen prüfen, Schadensfälle abwickeln und alle anfallenden Termine im Blick behalten – das ist ohne professionelle IT-Unterstützung höchstens noch bei sehr kleinen Fuhrparks möglich. "Um mit dem Wandel der Mobilität Schritt zu halten und kosten­effizient agieren zu können, sind automatisierte Prozesse die Grundvoraussetzung", sagt Matthias von Tippelskirch von Carano. Doch dann stellen sich schon die nächsten Fragen. Welche Software-Lösung und welcher Anbieter passen zu  meinen Anforderungen?

Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch sinnvoll

Grundsätzlich sollte am Anfang des Auswahlprozesses (siehe Kasten S. 19) entschieden werden, welche Informationen man braucht, um seinen Fuhrpark effektiv steuern zu können, und welche Ziele man erreichen möchte. "Oft überlegen Fuhrparkleiter im Vorfeld nicht, was nötig sein wird, sondern vielmehr, was die Systeme alles versprechen", sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorstand vom Bundesverband Fuhrparkmanagement.

Gleichzeitig warnt er: "Nicht alles, was technisch möglich ist, ist wirtschaftlich auch sinnvoll." Schließlich befüllen sich die Systeme nicht von selbst.  Fuhrpark-verantwortliche sollten sich zunächst im Klaren sein, welche Prozesse sich durch entsprechende EDV-Systeme überhaupt sinnvoll unterstützen lassen, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen sollten und welche Ziele, etwa Kosteneinsparungen oder mehr Effizienz, das Unternehmen verfolgt. "Wer die Kosten im Fuhrpark senken will, muss wissen, wo diese entstehen", meint Thomas Helbig von Big Bavaria Informatik

Lokal, webbasiert oder in der Cloud

Je nach Anforderungen genügen in vielen Fuhrparks bereits einfache Standardversionen, um erste aussagekräftige Auswertungen zu erstellen. Dazu gehören unter anderem allgemeine Stammdateninfos zu Fahrzeug, Fahrer und Leasingvertrag sowie alle dem Fahrzeug zugeordneten Angaben wie Kraftstoffverbrauch, Wartung, Terminüberwachung und Schadenverwaltung.

Wer einen Fahrzeugpool betreibt, braucht laut Ametras darüber hinaus folgende Funktionen: grafische Disposition, Reservierungen, Kunden- und Fahrerverwaltung, elektronische Führerscheinkontrolle sowie elektronisches Fahrtenbuch und die Integration elektronischer Schlüsselkästen.

Häufig aufwendig, individuelle Wünsche in die Software einzubauen

Derzeit gibt es drei unterschiedliche Funktionsweisen, auf denen Fuhrparkmanagement-systeme basieren: Standardsoftware, Online-Lösungen und Cloudbasierte Anwendungen. "Während Standardsoftware in der Regel laufend weiterentwickelt wird, den gesetzlichen Anforderungen auf Revisionssicherheit entspricht und eine umfassende Betreuung beinhaltet, ist es häufig aufwendig, individuelle Prozesse zu implementieren", erklärt Prinzing.

Das gilt zum Teil auch für Online-Systeme. "Auch hier gibt es in vielen Fällen kaum Individualisierungsmöglichkeiten", meint der Experte. Wer auf mehrere Leasinggesellschaften setzt, dem bringen solche Systeme nur etwas, wenn auch deren Daten verarbeitet werden können. Dafür halten sich die Kosten in Grenzen, da für die Implementierung keine Hardware erforderlich ist. Außerdem kann jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf das System hat, jederzeit und überall damit arbeiten. Allerdings begibt man sich in die Abhängigkeit vom Anbieter und muss bei einem Wechsel unter Umständen mit dem Verlust seiner Daten ­rechnen.

Wer hat Zugriff auf meine Daten, wo werden sie gespeichert?

Recht neu am Markt sind Cloud-Lösungen. Sie versprechen eine schnelle Implementierung, dezentrales Arbeiten und kommen ohne interne IT-Ressourcen aus. "Dank Cloudtechnologien können viele Dateneingaben heute automatisiert werden. Wir sehen bei unseren Kunden bis zu 75 Prozent Zeitersparnis",  verspricht Robin Guldener, Produktleiter bei Avrios.

Dennoch bleibt hier das Problem des Datenschutzes: Wo werden die Daten gehostet, also gespeichert und verarbeitet und welche Datenschutzgesetze gelten?

Je nach System ist es sinnvoll, den IT-Support des Unternehmens von Anfang an in den Beschaffungsprozess einzubeziehen. Spätestens wenn die StichworStichworte technische Plattform, Onlinewartung, Datensicherheit oder Schnittstellen-Kompatibilität fallen, müssen die Experten ihr Okay geben.

Außerdem sollten Fuhrparkleiter den Anbieter nicht außer Acht lassen. Schließlich handelt es sich um eine langfristige Investition. Deshalb ist es wichtig, einen genauen Blick auf die Referenzen des Anbieters zu werfen sowie auf seine Größe, Marktstellung und ob er von externen Dienstleistern unabhängig ist. Passt das alles, steht die Frage nach den Folgekosten im Raum. Immer wieder passiert es, dass die eigentliche Einführung des Systems unterschätzt wird. Es lohnt sich, die Testversionen der infrage kommenden Systeme auszuprobieren. Passen Funktionen oder Bedienoberfläche nicht, ist zeitaufwendiger Ärger programmiert. Ganz schlecht auch, wenn man bei
Schulungen und Weiterqualifikationen für die Mitarbeiter spart. "Hier lohnt sich in der Regel jeder Cent", sagt Prinzing. Tipp: Haken Sie bei Anbietern, die versprechen, dass ihr System ohne Schulungen einsetzbar sei, nochmals nach. Und achten Sie darauf, dass der Anbieter Supportanfragen zeitnah beantwortet.

Dennoch sollte eines der wichtigsten Entscheidungskriterien eine einfache Bedienung des Programms sein. Gibt es zu viele Funktionen oder ist das Programm umständlich aufgebaut, bleibt die Bedienbarkeit auf der Strecke. Schließlich sollten Flotten-managementsysteme die ­Arbeitsabläufe im Fuhrpark entlasten und nicht belasten", sagt Bernhard Toschek von EH Systemhaus.