Fuhrparksoftware Effizienter Arbeiten mit Software vom Profi

Die Budgets werden knapper, die Anforderungen an den Fuhrpark steigen und damit auch an den Flottenmanager. Spätestens wenn es
darum geht, Prozesse zu optimieren, Kosten zu identifizieren und Einsparpotenziale zu erkennen, lässt sich der Fuhrpark kaum noch per Excel oder selbst gestrickten EDV-Programmen steuern. Doch dann stellen sich schon die nächsten Fragen. Welche Softwarelösung und welcher Anbieter passen zu meinem Fuhrpark?

Grundsätzlich sollte am Anfang des Auswahlprozesses entschieden werden, welche Informationen man braucht, um den Fuhrpark effektiv zu steuern, und welche Ziele man erreichen möchte. Wer vollkommene Transparenz will, einen Kauffuhrpark oder eine gemischte Flotte mit vielen Spezialfahrzeugen verwaltet, muss in der Regel auf eine professionelle Software von einem unabhängigen Anbieter setzen

Wer nicht weiß, was er braucht, wird auch nichts finden

Hier gilt wie immer, wenn es um Softwarelösungen geht: Wer nicht weiß, was er braucht, wird auch nicht fündig. Legen Sie fest, welche Funktionen die Software haben muss: Benötigen Sie Schnittstellen? Welche Telematik­op­tio­nen werden gebraucht? Müssen Fahrerkarten ausgelesen werden? Wie sieht es mit der elektronischen Führerschein­kontrolle aus?

"Oft überlegen Fuhrparkleiter im Vorfeld nicht, was nötig ist, sondern lassen sich von den vielen Funktionen blenden", erläutert Marc-Oliver Prinzing, Vorstand vom Bundesverband Fuhrparkmanagement. Nicht alles, was technisch möglich ist, ist wirtschaftlich auch sinnvoll. Schließlich befüllen sich die Systeme nicht von selbst.
Je nach Anforderungen genügen sogar einfache Standardversionen für aussagekräftige Auswertungen. Sie verwalten Stammdateninfos zu Fahrzeug, Fahrer und Leasingvertrag sowie alle dem Fahrzeug zugeordneten Angaben wie Kraftstoffverbrauch, Wartung, Terminüber­wachung und Schadenverwaltung.

Außerdem kann es nicht schaden,  wenn die IT-Abteilung des Unternehmens und gegebenenfalls der Betriebsrat von Anfang an in den Beschaffungsprozess mit einbezogen werden. Spätestens wenn die Stichworte technische Plattform, Onlinewartung, Datensicherheit oder Schnittstellenkompatibilität fallen, müssen die Experten ihr Go geben.

Für Fuhrparkmanager, die ihre Flotte auch von unterwegs steuern, haben web- und cloudbasierte Lösungen viele Vor­teile gegenüber klassischen user­gebun­denen Lösungen. So können beispielsweise alle Betriebsstätten in Echtzeit die Vorgänge im Fuhrpark sehen und prüfen.

Nichts übereilen. Die Software soll schließlich lange im Einsatz bleiben

Dabei sollten Fuhrparkmanager jedoch Vorsicht bei der Wahl des Anbieters walten lassen. In der Regel handelt es sich um eine langfristige Investition, die bei Nichtgefallen nicht einfach wieder aufgelöst werden kann. Deshalb werfen Sie einen genauen Blick auf die Referenzen des Anbie­ters sowie auf dessen Größe, Marktstellung, und ob er unabhängig von externen Dienstleistern agiert. Passt alles, steht die Frage nach den Folgekosten im Raum. Häufig unterschätzen die Unternehmen den Aufwand, den die Einführung neuer Software mit sich bringt.

Derzeit gibt es drei Funktionsweisen, auf denen ­Flottenmanagementsysteme basie­ren: Standardsoftware, Online­lösun­gen und cloudbasierte Anwendungen. Standardsoftware wird zwar laufend weiterentwickelt, entspricht den gesetzlichen Anforderungen an Revisionssicherheit und beinhaltet umfassende Betreuung, aber es ist häufig aufwendig, individuelle Prozesse zu implementieren.

Das gilt zum Teil auch für Onlinesysteme. Wer mit unterschiedlichen Leasing­anbie­tern arbeitet, dem bringen solche Systeme nur etwas, wenn auch deren ­Daten verarbeitet werden können. Dafür halten sich die Kosten in Grenzen, da für die Implementierung keine Hardware erfor­der­lich ist. Außerdem können die Mit­arbei­ter jederzeit und überall mit dem System arbeiten.

Auch Cloudlösungen versprechen eine schnelle Implementierung und dezentrales Arbeiten. Sie kommen ebenfalls ohne interne IT-Ressourcen aus. In jedem Fall  lohnt es sich, Testversionen auszuprobieren. Eines der wichtigsten Entscheidungskriterien sollte eine einfache Bedienung sein. Flottenmanagementsysteme sollten die ­Arbeitsabläufe im Fuhrpark ent- und nicht belasten.

Was das Programm enthalten sollte

• Kostenlose Testversion
•  Einfache Stammdatenverwaltung. Lassen sich die Feldbezeichnungen ändern und erweitern?
• Flexibel programmierbare Schnittstellen
• Frei konfigurierbare Reportings
• Intuitive Bedienbarkeit
• Fahrzeugkosten: Wie hoch ist der Aufwand, Kostenarten anzulegen oder umzubuchen?
• Tankdatenimporte: Wie groß ist der Aufwand?
• Rechnungsverwaltung
• Reparaturübersicht
• Freie Terminverwaltung mit Alarmfunktion
• Vertragsverwaltung Leasing/Versicherungen
• Schadenakte
• Dispositionstool für Poolfahrzeuge
• Fahrtenbuchfunktion
• Bedienbarkeit: Lassen sich mehrere Fuhrparks getrennt verwalten?
• Leistungsdaten Fahrzeuge und Fahrverhalten