Bei der Verwaltung von Fahrzeugflotten fallen jede Menge Daten an. Unsere Marktübersicht hilft, die passende Fuhrparksoftware zu finden.
Der Fuhrpark ist ein komplexes Konstrukt. Leasingverträge, Werkstattaufträge, Tankabrechnungen, Führerscheinkontrolle und vieles mehr wollen organisiert sein. Eigentlich läuft ohne passende Software nichts. Trotzdem behelfen sich Fuhrparkmanager mit selbst gebastelten Excel-Lösungen.
"Mit Excel kann man zumindest den Überblick über Stammdaten oder Termine behalten", sagt Nikolai Csima. Der Geschäftsführer des Fuhrparkberaters Carmacon betreut zusätzlich als Dozent der Dekra-Fuhrparkmanagerausbildung den Bereich IT-Tools. Darum kennt er die Bandbreite in den Flotten. "Manche Fuhrparkprofis sind top aufgestellt, da läuft die gesamte Verwaltung automatisch. Es kommt auf den Anspruch des Unternehmens an", sagt der Flottenexperte. "Will man nur Termine verwalten oder benötigt die Geschäftsführung Kostentransparenz in allen Bereichen des Fuhrparks? Je komplexer die Anforderungen, desto eher braucht man eine Spezialsoftware."
Viele Unternehmen glauben, mit einem Full-Service-Leasingmodul auch die Verwaltung auszulagern und sich um nichts mehr kümmern zu müssen. Ein Irrtum, meint Csima. "Es bleiben immer Aufgaben beim Fuhrparkmanagement hängen. Die Halterhaftung beispielsweise kann kein Dienstleister übernehmen." Der Begriff Full Service sei ja nicht geschützt und bedeute bei jedem Dienstleister etwas anderes. Wenn das Strafzettelmanagement oder die Schadenabwicklung im Hause verbleibt, läuft das nur mit vernünftiger EDV rund.
Vor der Ausschreibung sollte das Flottenmanagement ein Lastenheft erstellen: mit Anforderungen, die zwingend zu erfüllen sind, mit solchen, die man gern mitnimmt, und mit denen, auf die verzichtet werden kann. "Die Mindestanforderungen erfüllen alle Systeme", sagt Csima. Die Unterschiede lägen im Detail. Beispielsweise in der Möglichkeit, bestehende Daten zu implementieren, verschiedene Standorte einzubinden oder Poolfahrzeuge zu buchen.
Beim Preis muss man sehr aufpassen. Eine vermeintlich günstige Monatsgebühr pro Fahrzeug kann sich schnell verteuern, wenn man mehrere Module einzeln buchen muss. Csima empfiehlt, Stückprämien immer für mehrere Jahre hochzurechnen. Bedenken sollte man zudem, dass die Daten im Gegensatz zur gekauften Software bei solchen Dienstleistern in der Cloud liegen. Wem gehören die Daten letztlich? Und was, wenn man irgendwann den Anbieter oder die Software wechseln möchte?
Nicht außer Acht lassen sollte man die weichen Faktoren: Wie lange gibt es den Anbieter bereits? Welche Referenzkunden kann er vorweisen? Und schließlich auch aufs Bauchgefühl hören. "Wenn die Chemie zwischen Dienstleister und Kunde stimmt, ist schon viel gewonnen."
