Bei Auslandsreisen der Mitarbeiter können sich Unternehmen die Vorsteuer zurückholen. In der EU klappt das einfacher als in anderen Ländern.
Messen, Kundenbesuche, Montage: Häufig schicken Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen ins Ausland. Fürs Messeticket, das Hotel, das Benzin bezahlen sie natürlich die örtliche Umsatzsteuer. Gleiches gilt für den Unternehmer selbst, wenn er Waren im Ausland kauft. Wie aber kann man die ausländischen Vorsteuerbeträge zurückholen?
Grundsätzlich gibt es dafür zwei Möglichkeiten: entweder im Regelbesteuerungsverfahren im jeweiligen Land oder aber im sogenannten Vorsteuervergütungsverfahren. Letzteres ist dann anzuwenden, wenn ein Unternehmer sich im jeweiligen Ausland nicht für umsatzsteuerliche Zwecke anmelden muss. Allerdings ist für die Vorsteuererstattung zu unterscheiden, ob die Reise in ein EU-Mitgliedsland oder in einen Drittstaat führte. Bei Drittstaaten wie etwa der Schweiz oder ab 2021 auch Großbritannien ist der Antrag für die Erstattung der Umsatzsteuer bei den dortigen Behörden zu stellen. Hierbei sind die landesspezifischen Regelungen zu beachten, etwa die Antragsform, Fristen oder Mindestbeträge. Voraussetzung ist, dass beide Staaten Unternehmen des jeweils anderen Staats die Umsatzsteuer erstatten. Das erfolgt über Abkommen auf Gegenseitigkeit. Eine zentrale Kontaktstelle oder ein Verzeichnis gibt es dafür nicht. Die Kontaktstellen lassen sich über die Behörden vor Ort oder gegebenenfalls die jeweiligen Außenhandelskammern erfragen.
Bei Umsatzsteuer aus einem EU-Mitgliedsstaat haben es die Unternehmen einfacher. Hier können sie den Antrag auf Vorsteuervergütung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellen. Allerdings gilt es auch hier, einiges zu beachten: Innerhalb der EU bekommt man die Vorsteuer nur zurück, wenn sie mindestens 50 Euro beträgt und wenn das Unternehmen den Antrag bis spätestens 30. September des folgenden Kalenderjahres stellt. Wichtig ist, dass die Anträge nicht nur rechtzeitig, sondern auch vollständig abgegeben werden. Fehlt etwas, lässt es sich nicht nachträglich ergänzen oder erläutern. Der Antrag gilt dann als unvollständig und wird abgelehnt.
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Wird ein Antrag kurz vor Fristende eingereicht und abgelehnt, reicht die Zeit oft nicht, um ihn fristgerecht neu zu stellen. Außerdem kann man den Antrag nur elektronisch stellen, zum Beispiel über das BZSt-Onlineportal (www.bzst.de). Sammelanträge für mehrere Länder sind nicht möglich, jedes Land benötigt ein gesondertes Formular. Und jedes Land hat eigene Regelungen. Österreich beispielsweise erstattet die Vorsteuer auf Benzin nur in Sonderfällen.
