Die Verpflegungspauschale steigt um zwei Euro für Geschäftsreisen im Inland, und auch die Pendlerpauschale wird erhöht. Was sich sonst noch ändert und wie sich das steuerlich auswirken kann. Außerdem: alle Spesensätze für Auslands-Dienstreisen als Download.
Geschäftlich viel unterwegs zu sein, kann ganz schön ins Geld gehen. Für Übernachtungen, fürs Essen oder die Toilette an der Raststätte – alles wird immer teurer. Nun hat sich das Bundesfinanzministerium entschlossen, die Verpflegungspauschalen zu erhöhen. Diese steigt um zwei Euro auf 30 Euro bei einer Wohnungsabwesenheit von 24 Stunden, macht rund sieben Prozent. Wer zwischen acht und 24 Stunden unterwegs ist, kann einen Euro mehr geltend machen. Hier steigt der Spesensatz von 14 auf 15 Euro.
Arbeitgeber müssen keine Spesen bezahlen
Erstmal vorneweg: Arbeitgeber sind nicht gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern Spesen zu bezahlen. Es gibt jedoch viele Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Spesen zahlen, um die Kosten für Geschäftsreisen zu decken. Wenn der Arbeitgeber keine Spesen zahlt, können Arbeitnehmer diese bei ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.
Große und kleine Verpflegungspauschale
Wie viel Mitarbeiter ansetzen dürfen beziehungsweise vom Arbeitgeber erstattet bekommen, hängt von der Dauer der Geschäftsreise ab. Und zwar ab Abfahrt zu Hause beziehungsweise der Firma. Ab acht Stunden akzeptieren die Finanzbeamten in Deutschland 15 Euro bei den Werbungskosten, ab 24 Stunden 30 Euro. Es wird unterschieden in:
- Kleine Verpflegungspauschale: Diese Pauschale gilt für Geschäftsreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Auch gilt dieser Spesensatz für den Anreisetag und Abreisetag von mehrtägigen Reisen.
- Große Verpflegungspauschale: Diese Tagespauschale gilt bei mehrtägigen Dienstreisen, die eine Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden haben. Der Spesensatz wird dabei für jeden ganzen Tag angewendet.
Dabei ist zu beachten, dass die Berechnung sich an Kalendertagen orientiert; um einen ganzen Tag geltend zu machen, muss der Reisende also tatsächlich von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein. Übrigens: Zu den Reisekosten gehören neben den Verpflegungsmehraufwendungen natürlich auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale liegt bei 20 Euro. Allerdings wird die Hotelrechnung in der Regel auch bei höheren Beträgen vom Arbeitgeber übernommen. Übernachtungskosten, die nicht erstattet werden, können als Werbungskosten in der Steuererklärung angerechnet werden.
Abzüge bei der Verpflegungspauschale
Die Verpflegungspauschale wird nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn Dienstreisende ihre Verpflegung auch tatsächlich selbst bezahlen. Wenn der Arbeitgeber für Mahlzeiten aufkommt, wird der Spesensatz entsprechend gekürzt. Muss der Geschäftsreisende das Frühstück nicht selbst zahlen, werden 20 Prozent von der Pauschale für den jeweiligen Tag abgezogen. Im Fall von Mittag- oder Abendessen, das vom Arbeitgeber bezahlt wird, fallen 40 Prozent weg. Ausnahmen bestehen, wenn ein Mitarbeiter von einem Geschäftspartner eingeladen wird. Dieses Geschäftsessen mindert seine Werbungskosten nicht. Und falls seine Firma ihm eine Verpflegungspauschale bezahlt, muss er das nicht als Kürzung angeben.
Auslandsreisen: bis 120 Euro pro Tag
Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten unterschiedliche Spesensätze. Für einen Tag Dienstreise in den Niederlanden beträgt die Verpflegungspauschale 47 Euro, in Athen sind es nur 40 Euro. Wer in Tokyo dienstlich unterwegs ist, kann eine Pauschale von 66 Euro geltend machen.
In Frankreich beträgt die Verpflegungspauschale für eine Dienstreise im nächsten 34 Euro (ab 24 Stunden). In Italien und Tschechien sind es 60 Euro und in Polen kommen 50 Euro zur Geltung. Mehr gibt's in Dänemark, hier liegt der Satz bei 120 Euro und in UK immerhin noch 80 Euro. Hier der Überblick im Pdf des Bundesfinanzministeriums zum Download:
Tipp: alle Belege aufbewahren
Außerdem sollten Mitarbeiter ihre Ausgaben sorgfältig dokumentieren und alle erforderlichen Belege aufbewahren, um mögliche steuerliche Vorteile zu nutzen und eventuellen Prüfungen standhalten zu können.
Hintergrund: Was genau sind Spesen?
Spesen sind bestimmte Ausgaben, die Beschäftigten während Dienstreisen, Messeauftritten oder anderen auswärtigen beruflichen Tätigkeiten entstehen. Denn bei solchen Reisen kommen oftmals zusätzliche Kosten für Verpflegung, Unterkunft oder Transport auf die Angestellten zu. Wie hoch der jeweilige Pauschbetrag bzw. Spesensatz ist, hängt von der Dauer und dem Land ab, in dem die Geschäftsreise stattfindet (Inland oder Ausland). Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich eine eigene Tabelle mit den aktuell geltenden Spesensätzen für alle Länder. Diese gelten verbindlich für alle Unternehmen und sind in zwei Arten unterteilt:
Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern, mit durchgängiger Abwesenheit von 0 bis 24 Uhr
Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen, die länger als 8 Stunden, aber kürzer als 24 Stunden dauern (bei mehrtägigen Dienstreisen auch am Tag der An- oder Abreise)
Sind Spesen steuerfrei?
Ja, Spesen können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie gehören steuerrechtlich zu den Werbungskosten und lassen sich bei einer Steuererklärung in der Anlage N angeben. Für Selbstständige sowie Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber gelten Spesen als steuerabzugsfähige Betriebsausgaben.
Pendlerpauschale erhöht sich ab 21 Kilometer
Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind zwar keine Spesen, doch sie können vom Arbeitnehmer im Rahmen der Pendlerpauschale steuerlich geltend gemacht werden. Das Finanzamt erkennt für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte pro Arbeitstag jeden Kilometer der einfachen Wegstrecke als Fahrtkosten an, und zwar pauschal mit 30 Cent. Fernpendler können ab dem 21. Kilometer 35 Cent; ab dem Veranlagungsjahr 2022 38 Cent für jeden weiteren Kilometer als Werbungskosten absetzen. Wenn Arbeitnehmer an mehreren Orten arbeiten, sollte ihr Arbeitgeber einen davon als ihre „erste Tätigkeitsstätte“ festlegen. Fahrten zu anderen Arbeitsorten können als Dienstreise abgerechnet werden – das heißt, Hin- und Rückfahrt können für die Steuererklärung angesetzt werden.
