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Internationales Leasing: Flotten ohne Grenzen

London, Paris, Rom oder Madrid: Für Unternehmen, die international mit mehreren Niederlassungen Präsenz zeigen, ist effizientes Fuhrparkmanagement unabdingbar. Schließlich ist die Firmenflotte häufig der zweitgrößte Kostenblock.

Damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, muss das Flottenmanagement so professionell wie möglich gestaltet sein. Professionell heißt unter anderem, Zuständigkeiten und Kommunikation klar zu regeln. Zum Beispiel sollte ein übergeordneter europäischer Fuhrparkmanager für die strategischen Entscheidungen zuständig sein, dagegen sollte auf Länderebene ein Ansprechpartner das operative Geschäft verantworten. Die Ansprechpartner vor Ort müssen dabei unbedingt über das erforderliche länderspezifische Know-how verfügen. Ist ein externer Dienstleister als Fuhrparkmanager oder Leasinggeber mit im Boot, sollte dieselbe personelle Aufstellung gewährleistet sein. So ist sichergestellt, dass man sich auf gleicher Ebene unterhält.

Leasinggeber helfen, auf lokale Gegebenheiten richtig zu reagieren

Was die Beschaffung der Fahrzeuge anbelangt, so sind bei internationaler Aufstellung gleich mehrere Punkte zu bedenken. Grundsätzlich sollte bei größeren Abnahmemengen mit den Herstellern über länderübergreifende Rabatte verhandelt werden. Größere Abnahmemenge bedeutet wiederum: Konzentration auf bestimmte Marken. Das ist nicht immer einfach. So kann es in Italien oder Frankreich fürs Image eines Außendienstmitarbeiters besser sein, wenn er im Peugeot oder Fiat beim Kunden vorfährt. Der Fahrzeugeinkauf erfolgt in der Regel vor Ort – auch weil die Hersteller ihre Netto-Werksabgabepreise und ihre Ausstattungspakete nach wie vor nicht einheitlich anbieten.

Bei der Wahl des Leasinggebers könnten externe Dienstleister von Vorteil sein. Wie groß der Anbieter ist, spielt dabei keine Rolle. Externe Fuhrparkmanager nehmen die Funktion eines Brokers wahr, der für den Kunden das optimale Paket zusammenstellt. Dessen Aufgabe ist es schließlich, die Vorteile der Mehrlieferantenstrategie mit den Vorteilen des Einlieferantentums zu verbinden. Mehrere Lieferanten und Dienstleister bedeuten mehr Wettbewerb untereinander. Nachteil: Der administrative Aufwand steigt, da man die Vertragsdaten mehrerer Anbieter zusammenführen muss.

Letzteres übernehmen Fuhrparkmanangementanbieter für ihre Kunden, sodass auf deren Seite kein Mehraufwand entsteht. In Eigenregie wird man diese Arbeit bei europaweit unter Umständen mehreren tausend Fahrzeugen gar nicht leisten können. Denn im Vergleich zu rein nationalen Fuhrparks fällt bei global aufgestellten Firmen eine weitaus höhere Datenmenge an.

Kosten können ohne professionelles Management aus dem Ruder laufen

Der mit dem Reporting beauftragte externe Dienstleister ist für aussagekräftige Auswertungen aller Fahrzeuge eines Unternehmens daher umso mehr gefordert, die wirklich wichtigen Daten herauszufiltern und aufzubereiten. Schließlich muss das Reporting nationale Kostenaufstellungen ebenso bieten wie Kostenvergleiche zwischen den verschiedenen Ländern.

Selbstverständlich sollte der Dienstleister die Daten nicht nur liefern, sondern auch analysieren, um dem Kunden Optimierungsvorschläge unterbreiten und Grundlagen für strategische Entscheidungen schaffen zu können. Neben einem europäischen Ansprechpartner sollte ein lokaler Account-Manager die Flotte vor Ort betreuen. Dazu gehört unter anderem auch die Analyse aller fuhrparkrelevanten Daten wie Gesamtkostenverlauf, Veränderung einzelner Kostenarten, Hersteller-, Marken-, Lieferantenprofile und C02-Emissionen. Was Fuhrparkmanagement und Leasing anbelangt, sind länderübergreifende Lösungen also durchaus in Betracht zu ziehen.

Gesamtkostenanalyse ünterstützt Fahrzeugauswahl

Gefordert ist dabei nicht nur der Anbieter, sondern auch der Kunde. Vor allem aber müssten die Niederlassungen in den einzelnen Ländern dazu bereit sein, international geführt zu werden. Um die effiziente Fuhrparkverwaltung zu erleichtern, bietet auch Arval unter der Bezeichnung Arval Analytics ein Reporting-Tool. Damit können Fuhrparkentscheider die Total Cost of Ownership (TCO) ihrer Fahrzeuge managen und gegebenenfalls optimieren.

Eine einheitliche Software ist immer ein Kompromiss

Ähnlich verhält es sich bei der Entscheidung zwischen Benzin- und Dieselautos. Hier lässt sich die Rentabilitätsschwelle anhand der Fahrleistung und der entstandenen Kraftstoffkosten ermitteln. Doch welche Software ist die richtige? "Die braucht ein Unternehmen auf jeden Fall – auch dann, wenn ein externer Dienstleister eingeschaltet ist", sagt Marc-Oliver Prinzing, Geschäftsführer der Fuhrparkberatung Carmacon. Nur so ist gewährleistet, dass die Daten im Unternehmen zur Verfügung stehen und man nicht vom externen Dienstleister abhängig ist. Bei der Auswahl der Software sollte man deshalb darauf achten, dass die jeweiligen Systeme kompatibel sind. Bei international eingesetzter Software sind Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit eine Selbstverständlichkeit.

Mindestens ebenso wichtig sind aber auf den ersten Blick weniger augenscheinliche Features wie die Mandantenfähigkeit für arbeitstechnische Abgrenzungen der einzelnen Unternehmenseinheiten sowie die Bedienung unterschiedlicher Kontenrahmen. Damit hat der Fuhrparkmanager in Lyon oder Barcelona Zugriff auf seine Daten und kann diese bearbeiten, nicht aber die Daten von Mailand oder Wien. Das zentrale Fuhrparkmanagement hat dagegen Einsicht in die Daten aller in- und ausländischen Niederlassungen. "Weiterhin sollte eine frei definierbare Terminverwaltung vorhanden sein, um auch die gesetzlichen Anforderungen an die im Ausland eingesetzten Fahrzeuge erfüllen zu können", rät Prinzing. Zu achten ist seiner Ansicht nach auch darauf, dass die Software von zentraler Stelle aus europaweit die Fahrzeugkonfiguration und die Bestellprozesse ermöglicht.

Kaum Möglich alle Anforderungen zu erfüllen

Ein Programm, das letztlich allen Anforderungen gerecht wird, ist seiner Meinung nach ein Kompromiss, in dem sich niemand mehr wiederfindet. "Vielmehr sollte es das Ziel sein, ein System einzusetzen, das zwar über ein einheitliches Datenmodell verfügt, jedoch bei Bedarf den spezifischen Anforderungen des Landes angepasst werden kann." Unbedingt empfehlenswert ist eine eingehende Beratung durch Experten, außerdem sollte die interne IT-Abteilung an den Gesprächen beteiligt sein. Sonst kann es zu Problemen kommen, wenn es um Schnittstellen, Datentransfermöglichkeiten oder die Anbindung an bestehende ERP-Systeme geht.

Was die Kosten für solche Systeme anbelangt, so ist man ab 3.000 Euro dabei. Je nach Fuhrparkgröße und Ausbaustufe können aber auch fünf- bis sechsstellige Beträge zusammenkommen. "Auf der anderen Seite stehen dafür neben Vorteilen wie Transparenz und Automatisierung auch mitunter kräftige Einsparungen im Bereich der Prozesskosten", so Prinzing. Die langjährigen Erfahrungen zeigten, dass sich die Software-Kosten häufig schon nach ein bis zwei Jahren amortisieren. Eine lohnende Investition also.

Checkliste: Lokale Besonderheiten beachten

Fahrzeugbeschaffung

  • Listenpreise und Nachlässe
  • Kulturelle Faktoren bei Fahrzeugauswahl und Ausstattung
  • Länderspezifische Modelle des Herstellers
  • Zulassung, Überführung und Auslieferung

Leasing

  • Leasingformel
  • Abschreibungsmodalitäten
  • Restwerte
  • Full-Service-Bausteine

Dienstleister und Lieferanten

  • Werkstatt- und Reifenservicenetze mit einer an das jeweilige Land angepassten Preis- und Nachlasspolitik sowie unterschiedlichen Arbeits- und Teilekosten
  • Lokale Anbieter, an denen man nicht vorbeikommt (Kraftstoff, Versicherung)
  • Nationale Geschäftsbedingungen (AGB) enthalten die nationalen Besonderheiten und müssen berücksichtigt werden

Besteuerung

  • Steuern im Zusammenhang mit Kauf und Zulassung (Kfz-Steuern oder Luxussteuern, die teils die Leasingberechnungsgrundlage erhöhen oder über die Vertragslaufzeit abgeschrieben werden müssen)
  • Erstattung von Umsatzsteuern auf Leasingraten, Kraftstoff, Versicherung und Service
  • Berechnung des geldwerten Vorteils
  • Absetzbarkeit von Leasing- und Servicekosten als Betriebsausgaben

Quelle: Arval

Autor

Foto

Jacek Bilski

Datum

9. Februar 2012
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