Diensträder werden meist im Rahmen einer Gehaltsumwandlung geleast. Wie funktioniert das genau und welche Haken gibt es?
Jobrad, Bike Leasing, Business Bike – es gibt jede Menge Unternehmen am Markt, die Fahrräder verleasen. Die Verträge laufen meist drei Jahre und beinhalten in der Regel einen Versicherungsschutz bei Unfall und Diebstahl – mit oder ohne Selbstbeteiligung. Die monatliche Rate bezahlt der Arbeitgeber und setzt die Kosten als Betriebsausgaben ab. Zusätzlich schließt er mit dem Arbeitnehmer für die entsprechende Dauer einen Überlassungsvertrag oder einen Zusatz zum Arbeitsvertrag ab, der auch eine private Nutzung des Fahrrads erlaubt.
Oft wird auch eine echte Barlohnumwandlung zur Finanzierung des Dienstfahrrads vereinbart. Damit verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Gehalts, darf aber auch privat mit dem Bike radeln. Die Höhe des umgewandelten Gehalts sollte dabei genau bezeichnet werden, denn die Formulierung »in Höhe der Leasingrate« eröffnet ungewollten Auslegungsspielraum. In vielen Fällen hat die Gehaltsumwandlung beim Dienstrad steuerliche Vorteile, denn die private Nutzungsmöglichkeit ist nach Sachbezugsgrundsätzen zu bewerten. So wird der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung nach dem gleichen Prinzip wie die Ein-Prozent-Regelung beim Firmenwagen berechnet. Allerdings müssen Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil seit 2020 nur mit 0,25 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung versteuern – bei erstmaliger Überlassung siet 2019.
Oftmals ist die Versteuerung der Fahrradnutzung nach der Gehaltsumwandlung (beispielsweise 0,25 Prozent von 3.000 Euro) deutlich niedriger als der vereinbarte Gehaltsverzicht (beispielsweise 75 Euro). Im Ergebnis sinkt durch die Gehaltsumwandlung die Berechnungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherung, sodass der Arbeitnehmer weniger Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt. Allerdings bezahlt er auch weniger in die Rentenkasse ein. Das wiederum kann sich langfristig negativ auf seine Rentenpunkte auswirken. Für den Arbeitgeber dagegen ist das positiv: Er muss ebenfalls weniger für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung des Mitarbeiters aufwenden.
Das Modell funktioniert nur, solange dem Arbeitgeber das Fahrrad zuzurechnen ist und er als Leasingnehmer gilt. Dazu darf der Arbeitgeber das Rad dem Arbeitnehmer nicht mit einer vom Arbeitsvertrag unabhängigen Vereinbarung überlassen und von ihm dafür Raten verlangen,während den Arbeitnehmer allein die Gefahr und Haftung für Instandhaltung, Sachmängel und Beschädigung des Fahrrads treffen.
Problematisch ist, wenn der Arbeitgeber alle Aufwendungen für das Fahrrad auf die Mitarbeiter abwälzt. Denn trägt der Arbeitnehmer alleine alle Kosten, wäre er wirtschaftlich gesehen der eigentliche Leasingnehmer und die oben beschriebenen Grundsätze wären nicht mehr anzuwenden.
Dieses Risiko lässt sich allerdings durch eine Beteiligung des Arbeitgebers an den Kosten oder Risiken des Fahrrads leicht vermeiden. Der Arbeitgeber muss also für einen steuerlich wirksamen Vertrag lediglich einen Teil der Kosten wirtschaftlich tragen. Dazu bietet es sich beispielsweise an, dass der Arbeitgeber eine Haftpflichtversicherung für das Dienstfahrrad abschließt. Die Kosten muss die Firma dann übernehmen, ohne diese an den Mitarbeiter weiterzugeben. Alternativ könnte der Arbeitgeber einen pauschalen monatlichen Zuschuss leisten.
Noch sorgenfreier radelt der Mitarbeiter allerdings, wenn er das Dienstrad unentgeltlich als Bonus, also zusätzlich zum Gehalt, überlassen bekommt. Denn das ist seit 2019 komplett steuerfrei.
