Digitale Fahrtenbücher Was die elektronischen Abrechnungshilfen können

Um Steuernachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, bestehen viele Firmen bei privat genutzten Dienstwagen auf die pauschale Ein-Prozent-Versteuerung. Mitarbeiter, die diesen geldwerten Vorteil erhalten, müssen daher monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises pauschal versteuern. Das ist zwar die einfachste Variante für die Personalabteilungen und gleichzeitig geht das Unternehmen bei Betriebsprüfungen kein Risiko ein.

Allerdings lauern hier verborgene Kostenfallen. Fahrer, die jeden Monat einige hundert Euro für die private Nutzung ans Finanzamt überweisen müssen, reizen diesen Spielraum häufig aus und fahren tendenziell mehr. Mehr Kilometer bedeuten mehr Spritkosten, mehr Verschleiß und ein höheres Unfallrisiko. Kosten, auf denen der Flottenbetreiber am Ende sitzen bleibt. Dazu addieren sich Umsatzsteuer und Sozialabgaben. Es spricht aus Sicht des Unternehmens einiges für die digitalen Helfer. Darüber hinaus tut man auch seinen Mitarbeitern einen großen Gefallen. Sie müssten im Schnitt zwei Stunden pro Monat investieren, um ein ordentliches Fahrtenbuch zu führen, mit dem sie dann am Jahresende bei ihrer Einkommensteuer punkten können.

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Die meisten Fahrtenbuchanwendungen gibt es auch als App.

Digitale Fahrtenbücher beinhalten Tools zur Fuhrpark-Optimierung

Entsprechend boomt der Markt. Immer mehr Fahrtenbücher warten mit zusätzlichen Features auf. Dazu gehören unter anderem eine elektronische Führerscheinkontrolle, Tankkartenverwaltung, Strafmandatverwaltung oder Tracking-Optionen bis hin zur Reisekostenabrechnung. Dabei wird deutlich, dass das elektronische Fahrtenbuch mittlerweile als "eine wichtige Teil-Komponente in einer Digitalisierungsphase gilt, die zum Beispiel auch Leistungszeiterfassung für Kundenabrechnung, Arbeitszeiterfassung oder Online-Disposition sein kann", erklärt Ulrich Rechtsteiner, Geschäftsführer von Arealcontrol.

So verfügen zahlreiche elektronische Fahrtenbücher über Tools, die Prozesse in Fuhrparks optimieren. "Wenn das Unternehmen über die aktuellen
Positionen und Aufzeichnungen ihrer Dienstwagen informiert ist, können die Einsatzsteuerung und die Nachweise der tatsächlichen Zeiten effizienter gestaltet werden. Das Unternehmen behält somit den Überblick über die Flotte", sagt Dietmar T. Spiess, Inhaber von Securysat. Das kann den Service verbessern, die Produktivität erhöhen und die Fuhrparkkosten reduzieren.

"Das elektronische Fahrtenbuch ist nur eine von vielen Anwendungsmöglichkeiten der Telematik. Sie ermöglicht Echtzeitanalysen und Auswertungen, die wegweisend für künftige Anforderungen im Fuhrpark sind", sagt Tom Bechert, Verkaufsleiter bei Vispiron. Nur so lässt sich seiner Meinung nach der Mobilitätsmix in Firmen individuell gestalten.

Elektronische Fahrtenbücher eignen sich auch für Poolfahrzeuge

Interessant sind elektronische Fahrtenbücher speziell für Firmen mit einem eigenen Fahrzeugpool. Mittlerweile haben einige Anbieter diese Option in dem Portfolio. So will zum Beispiel Vimcar Struktur in die Fahrzeugbuchung von Firmen bringen. Deren Buchungssoftware soll eine reibungslose Abwicklung des gesamten Prozesses ermöglichen – angefangen von der Reservierung der Poolfahrzeuge für Kundentermine bis hin zur fristgerechten Rückgabe. Einen Schritt weiter geht der Dienstleister S-Tec. Deren Poolwagenlösung verbindet die Online-Buchungsmaske für Poolwagen mit einem vollautomatischen Schlüsselschrank.

Trotz der vielen nützlichen Zusatz­features, die Fahrtenbücher mittlerweile zu bieten haben, geht es doch in erster Linie darum, eine steuerlich saubere Lösung zu finden. Entscheidend für die Finanzbeamten ist, dass die aufgezeichneten Daten der Fahrten nicht manipuliert werden können. Der Bundes­finanz­hof zeigt sich hier unerbittlich: So müssen nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden. Zur Marktübersicht digitale Fahrtenbücher gelangen Sie hier.

Tipps aus der Praxis

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der Fahrtenbuchdaten.

Dokumentation von GPS-Abweichung: Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand zwar grundsätzlich unbedenklich. Dennoch sollte der tatsächliche Tachostand halbjährlich oder jährlich dokumentiert werden.

Fahrtenbuch auf Tauglichkeit prüfen: Für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs besteht in Deutschland kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird. Wer auf Nummer sicher gehen will, könnte einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch führen und dem Finanzamt zur Prüfung vorlegen.