Fahrtenbuch Geschäftsfahrten

Worauf Sie achten müssen

Fahrtenbuch-App Foto: Yves Sucksdorff

Anwender müssen sorgfältig mit elektronischen Fahrtenbüchern arbeiten, damit die Steuerverwaltung die Aufzeichnungen anerkennt. Worauf Sie unbedingt achten sollten.

Die Digitalisierung hat schon längst das Fahrtenbuch erreicht. Derzeit tummeln sich verschiedenste Anbieter am Markt, doch bei der Anwendung gibt es noch Luft nach oben. So hat das Niedersächsische Finanzgericht sich kürzlich mit der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher beschäftigt. Im strittigen Fall hatte es das Fahrtenbuch nicht anerkannt (Urteil vom 23.1.2019, Az. 3 K 107/18). Müssen Steuerpflichtige, die elektronische Fahrtenbücher nutzen, jetzt Angst haben, dass das Finanzamt ihre Aufzeichnungen nicht anerkennt?

Nein, denn das Urteil steht im Einklang mit den bisherigen Grundsätzen. Als Faustregel für das digitale Fahrtenbuch gilt: Es muss dieselben Erkenntnisse wie ein Papierfahrtenbuch liefern. Welche Anforderungen zu erfüllen sind, hat die Rechtsprechung festgelegt. Danach ist ein Fahrtenbuch zwingend zeitnah, in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form, mit Angabe zu jeder Fahrt und lesbar zu führen.

Diesen Anforderungen hat das Fahrtenbuch in dem vom Niedersächsischen Finanzgericht entschiedenen Fall gleich in mehrfacher Hinsicht nicht entsprochen. So wurden die Fahrbewegungen zwar zeitnah dokumentiert, die darüber hinaus notwendigen Eintragungen zum Anlass der Fahrt wurden aber erst nach Jahren nachgetragen. Dabei ist streng genommen eine zeitnahe Erfassung nur dann gegeben, wenn die Eintragungen spätestens am Ende eines Tages vorgenommen werden. Werden bei Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs automatisch am Ende jeder Fahrt Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst, darf der Fahrer lediglich den Fahrtzweck innerhalb von sieben Tagen nachträglich ergänzen.

Wichtig ist, dass ebenfalls elektronisch dokumentiert ist, wer die nachträgliche Eintragung vorgenommen hat und wann. Denn nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen oder zumindest deutlich als solche erkennbar sein. In dem Fall wurden erst nach Jahren Nachtragungen vorgenommen und damit nicht mehr zeitnah.

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Des Weiteren wurden die tatsächlichen Kilometerstände laut tatsächlichem Tachostand niemals mit den rechnerisch ermittelten Tachoständen des elektronischen Fahrtenbuchs abgeglichen. Der tatsächliche Tachostand des Fahrzeugs bleibt damit für jeden einzelnen Tag unbekannt. Ein Fahrtenbuch, das lediglich rechnerische Angaben wie bei einer Excel-Tabelle enthält, erfüllt nicht die Voraussetzungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs.

Außerdem hatte der Kläger auch die Anlässe der Fahrten und die privaten Fahrtunterbrechungen nicht zutreffend dokumentiert. Unterbricht der Steuerpflichtige seine Fahrt zum Kunden oder an­dere betriebliche Fahrten für private Zwecke, zum Beispiel für private Einkäufe, muss er dies im Fahrtenbuch kenntlich machen.

Das Urteil zeigt: Nicht nur die Technik muss funktionieren, auch der Mensch dahinter muss sich an die Regeln halten. Grundsätzlich führen kleinere Mängel zwar nicht gleich dazu, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch aberkennt. Im vorliegenden Fall ist allerdings einiges schiefgelaufen.

Dieser Artikel stammt aus diesem Heft
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