Reiserichtlinien für Mitarbeiter Bleiben Sie locker!

Flexibel Leihwagen, Flüge und Hotels buchen – ganz nach eigenem Bedarf und ohne büro­kratische Hürden: Das wünschen sich viele Geschäftsreisende. Sie halten sich nur ungern an Reisericht­linien, die manchmal gar nichts mit ihren Alltagserfahrungen zu tun haben. Doch die wenigsten Arbeitgeber kennen und verstehen die Be­dürfnisse der Vielreisenden im Betrieb. Hier setzt Traveller-­Centricity an.

Dahinter steckt ein strategischer Ansatz, bei dem der Reisende im Fokus steht. Es geht um all seine Erfahrungen, die er unterwegs sammelt: seine Stressmomente durch anstrengende Autofahrten, aber auch sein Bedürfnis nach einer bestmöglichen Kombination aus Leihwagen, Bahn und Flugzeug. Die Aufgabe des Unternehmens besteht nun darin, das Wissen und die Erfahrungen seiner Beschäftigten zu nutzen, um Geschäftsreisen möglichst komfortabel zu gestalten.

Das ist nicht nur im Interesse des Reisenden, sondern auch im Sinn seines Arbeitgebers. "Wenn Firmen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter kennen und diese in den Reiserichtlinien umsetzen, dann werden die auch gerne von den Beschäftigten beachtet", sagt Katharina Turlo vom Geschäftsreiseunternehmen CWT. "Außerdem bekommen Unternehmen so zufriedene Mitarbeiter, die den Erfolg ihrer Firma voranbringen." Es sei also eine Win-win-Situation. "Früher gab der Arbeitgeber vor, wie und wo seine Mitarbeiter buchen sollen. Doch heute geht es um viel mehr, wenn man Talente halten will."

Um auf die Bedürfnisse von Reisenden eingehen zu können, müssen Unternehmen diese erst mal kennen. "Jede Firma und jede Branchen ist anders. Beschäftigte eines Bauunternehmens, die wochenlang im Ausland arbeiten, haben andere Bedürfnisse als Vertriebsmitarbeiter, die nach jeder Dienstfahrt abends wieder nach Hause kommen."

Foto: DRV

Professionelles Reisemanagement.

Leitungskräfte, Frauen und ­jüngere ­Geschäftsreisende ­achten sehr auf professionelles Reisemanagement.

Auch die Mitarbeiter selbst unterscheiden sich deutlich. "Da gibt es die jungen Talente, die unerfahren im Businessreisen sind, aber technikaffin und kostenbewusst", erklärt Turlo. In jedem Unternehmen finden sich aber auch die alten Hasen. "Diese wissen genau, in welches Hotel sie wollen. Sie haben alle Bonusprogramme ausgelotet."

Turlo weiß, dass solche Mitarbeiter gerne mal außerhalb der Richtlinien buchen. Ihre Empfehlung an die Firmen: "Hören Sie diesen Beschäftigten genau zu, denn sie können Ihnen Tipps geben, wie man die Reiserichtlinie besser gestalten kann."

Wer zum höheren Management zählt, hat ebenfalls spezielle Bedürfnisse. "Das sind die VIPs mit vollem Kalender, deren Reisen oft in letzter Minute geplant werden. Wegen ihrer Stellung im Unternehmen verlangen sie einen gewissen Komfort und Upgrades", erklärt Turlo. "Sie erwarten, dass sie als VIP anerkannt werden." Bei ihnen sei die Einhaltung der Richtlinien schwierig. "Manche Unternehmen bieten diesen Reisenden einen VIP-Service an, der mehr Flexibilität und eine Rundumbetreuung enthält."

Auch die Vorlieben von Frauen und Männern unterscheiden sich. Das zeigen die Studien "Chefsache Business Travel". So stehen Frauen dem Carsharing zum Beispiel offener gegenüber als Männer.

Woher aber weiß man, was die Mitarbeiter wollen? Indem man sie fragt. Was halten Sie von der Reiserichtlinie? Wie buchen Sie? Welche Websites und Apps verwenden Sie? Was würden Sie tun, wenn Sie sich an keine Reiserichtlinie halten müssten? So lässt sich auch herausfinden, wie häufig und in welcher Kombination die Mitarbeiter Firmenwagen, Mietautos, Bahn oder Flugzeug nutzen. Vielleicht erfahren ­Travel-Manager auf diese Weise, dass Beschäftigte bereit sind, Carsharing oder Shuttle-Dienste zu nutzen, und keinen Wert auf einen eigenen Dienstwagen legen.

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Mobil auf Dienstreisen - Frauen setzen auf Carsharing. Männer buchen lieber Mietwagen.

Für 70 Prozent der ­Business-Traveller sind die Arbeitgeber attraktiver, die sie bei der Planung von Geschäftsreisen gut unterstützen.

Auch eine andere Frage hilft weiter: "Warum halten Sie sich nicht an die Reiserichtlinie?" Dafür kann es laut Turlo viele Gründe geben. "Manche Kollegen meinen, sie sind nur dann gute Mitarbeiter, wenn sie auf Schnäppchenjagd gehen." Ihr Tipp: Wer will, dass Beschäftigte die Travel-Policy beachten, muss verstehen, warum sie das aktuell nicht tun. Nur so lässt sich eine Richtlinie erarbeiten, die Mitarbeitern entgegenkommt. Hilfreich sei auch, Arbeitnehmer in Gruppen einzuteilen, etwa nach Alter oder Hierarchiestufen. Über eine genaue Bedarfsanalyse erkennt das Unternehmen, wie oft und wie diese Gruppen reisen.

"Machen Sie es den Reisenden so einfach wie möglich, zum Beispiel bei Buchungen. Beseitigen Sie alle Hürden wie lange Genehmigungsprozesse." Und Firmen sollten sich für neue Techniken öffnen – mobile Apps etwa, mit denen man schnell Fahrdienste, Hotels und Tickets buchen kann.

Entscheidend sei auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. "Kennen die Mitarbeiter die Bonusprogramme, an denen der Arbeitgeber teilnimmt, kommen sie nicht auf die Idee, andere Hotels zu buchen." Nur wenn die Mitarbeiter den Sinn hinter der Reiserichtlinie verstehen, seien sie bereit, sie einzuhalten.