ThyssenKrupp hat gemeinsam mit dem Volkswagen Konzern ein weltweites Fleet-Ordering-System konzipiert und etabliert.
Transparenz, integrierte Prozesse und die damit verbundene Kostensenkung stehen auf der Agenda vieler Unternehmen ganz oben. Doch konkret umgesetzte Maßnahmen scheitern häufig an der Realität. Nicht so bei ThyssenKrupp. Der international aufgestellte Konzern mit weltweit mehr als 500 Gesellschaften, rund 160.000 Mitarbeitern und einer Flotte von 20.000 Fahrzeugen hat gemeinsam mit der Volkswagen Gruppe ein sogenanntes Fleet-Ordering-System entwickelt und etabliert. Bereits vor zehn Jahren hat der damalige Flottenchef Martin Hahne mit allen größeren Herstellern Gespräche geführt, allein der Volkswagen Konzern ließ sich auf diese Herausforderung ein.
70 Prozent der Fahrzeugbestellungen werden über Fleet-Ordering-System abgewickelt
Nun wickelt ThyssenKrupp rund 70 Prozent aller Fahrzeugneubestellungen in Europa – auch die weiteren Marken −über das Fleet-Ordering-System von Volkswagen ab. "Der Bestellvorgang gehört zu den aufwendigsten Prozessen im Fuhrparkmanagement", sagt Marcel Müller, verantwortlicher Cluster-Manager für den Einkauf der weltweiten Flotte von ThyssenKrupp. Der Fahrer konfiguriert online selbstständig seinen neuen Dienstwagen unter Vorgabe der entsprechenden Leasingrate. Die Bestellung läuft über den Server des Volkswagen Konzerns.
Die Vorteile für beide Seiten liegen auf der Hand: ThyssenKrupp bündelt sein Bestellvolumen, verbessert dadurch seine Einkaufskonditionen und erhält volle Kostentransparenz. Gleichzeitig bekommt Volkswagen die Möglichkeit, seine aktuellen Angebote im Vergleich zu den Wettbewerbern direkt beim Dienstwagenfahrer optimal zu platzieren und dadurch seinen Absatz zu erhöhen. "Bei unserem Volumen ergibt das eine erhebliche Hebelwirkung", erklärt Müller. Dabei behält ThyssenKrupp die Datenhoheit. »Zu jedem Fahrzeug wird ab Bestellung eine elektronische Fahrzeugakte mit allen Daten erzeugt«, ergänzt Hahne. Gleichzeitig muss sich der Flottenbetreiber nicht mehr um die Eingabe der Fahrzeugdaten kümmern.
Für den Volkswagen Konzern bietet das digitale Fahrzeugbestellsystem natürlich ebenfalls große Vorteile. Insbesondere der stabile Bestellprozess trägt zur Zufriedenheit der Dienstwagenfahrer bei. Schließlich ist neben dem Fahrzeug die Betreuung der Nutzer der wichtigste Schlüssel zur Steigerung der Zufriedenheit.
Der Bestellprozess über Volkswagen ist im Verwaltungstool integriert
Damit ist Fleet Ordering ein wichtiger Teil des Verwaltungssystems Carpool von ThyssenKrupp. Das umfasst die Steuerung und Administration weiterer Komponenten, etwa die Reifen, Tankkarten, CO2-Grenzen oder auch das Benchmarking verschiedener Lieferanten. So liefern sich im Hintergrund drei bis fünf zuvor ausgewählte Gesellschaften einen Benchmark um die günstigsten Leasingkonditionen und ThyssenKrupp erhält dann das beste Angebot.
Die Rechnungen der Lieferanten kommen elektronisch und werden über Schnittstellen ins Carpool-System eingespeist. Das Ergebnis: ein lückenloses Reporting über alle Kosten. "So ein Verwaltungstool funktioniert aber nur, wenn man die Daten des Autos genau kennt. Wenn man zum Beispiel weiß, welche Reifengröße infrage kommt", sagt Hahne.
Das überzeugte im Herbst vergangenen Jahres auch die Jury des Fleet Europe Awards. Die Mitglieder überreichten Alex Han, strategischer Einkäufer Flotte, für das international ausgerichtete Flottenmanagement von ThyssenKrupp den begehrten Preis in der Kategorie Innovation. Besonders im Fokus stand die integrierte Flottenstrategie mit nahezu 100-prozentiger Kostentransparenz bezogen auf die Gesamtbetriebskosten.
"Das war nur mit der Unterstützung von Volkswagen umsetzbar", merkt Müller an. "Und weil unsere Lieferanten diesen Weg mit uns gehen."
Selbst die Fahrzeugrückgabe wird über Carpool abgedeckt. Alle Schritte von der Auslieferung, der Beklebung, Fahrerhandbuch, Reifenwechsel, Inspektionen oder nötige Reparaturen sind optimal aufeinander abgestimmt und greifen wie Zahnräder ineinander. "Schließlich kostet jeder Tag, an dem ein Fahrzeug nicht bewegt werden kann, viel Geld", sagt Hahne.
Globale Car Policy legt Obergrenzen für CO2-Ausstoß fest
"Wir sind ein Unternehmen, wir nutzen ein System und haben eine Strategie", erklärt Müller. So dürfen ohne die offizielle Zustimmung von Marcel Müller in anderen Ländern keine Verträge oder Geschäfte mehr abgewickelt werden. Seit Oktober 2014 besitzt der ThyssenKrupp eine globale Car Policy. Diese legt unter anderem die regionalen Obergrenzen für den CO2-Ausstoß fest. Darauf legt Müller großen Wert. Umweltschutz gehört neben Kostenkontrolle zu den vordringlichsten Herausforderungen.
In Deutschland wurden die CO2-Grenzen bereits zum dritten Mal nach unten angepasst. Im Schnitt stoßen Servicefahrzeuge und Dienstwagen in Deutschland 134 g CO2/km aus, eine weitere Absenkung um zehn Prozent ist nun erfolgt. "Die Vorgaben zur Car Policy setzen wir ausschließlich mit den CO2-Angaben des Fleet Ordering-Systems um", freut sich Müller.
Noch in der Entwicklungsphase befindet sich dagegen die Umsetzung von Carsharing und Elektromobilität. Hier arbeitet ThyssenKrupp eng mit dem Anbieter Ruhrauto E zusammen. Derzeit stehen den Mitarbeitern am Standort Essen Fahrzeuge im Carsharing sowohl für Dienstreisen als auch für private Fahrten zur Verfügung. Aktuell verrichten zehn E-Autos, von der Mercedes A-Klasse im Servicebereich über den BMW i3 bis hin zum E-Smart im Werkverkehr ihren Dienst. Zusätzlich ist der Einsatz des neuen Audi A3 e-tron in Planung.
Müller ist von der Zukunft der Elektromobilität und Carsharing im urbanen Umfeld überzeugt: "Unsere Erfahrungen mit E-Autos sind sehr gut. Darüber hinaus wird das eigene Auto in Zukunft an Bedeutung verlieren. Irgendwann zählt nur noch die eigentliche Mobilität." Doch bis dahin liegt wohl noch ein längerer Weg vor Marcel Müller. Sein neuer Job wartet mit großen internationalen Herausforderungen.
So soll im kommenden Jahr das Fuhrparkgeschehen in Brasilien bewertet und analysiert werden. "Jedes Land besitzt seine Eigenheiten. In Brasilien etwa müssen viele Dienstwagen schusssicher ausgestattet sein", sagt Müller. Nach den lokalen Gegebenheiten richtet sich auch die jeweilige Fuhrparkstrategie und deren Umsetzung aus, die jedoch eng mit der globalen Strategie von ThyssenKrupp einhergeht. Einen Schritt weiter ist ThyssenKrupp in den USA und in Spanien. Dort starten die ersten größeren ThyssenKrupp-Gesellschaften mit dem Fleet-Ordering-System. Auch hier verspricht sich der Konzern eine enorme Prozessvereinfachung, größere Volumenbündelungen und damit einhergehende Kosteneinsparungen.
Der Aufwand lohnt sich freilich nicht für kleinere Flotten. Mehrere hundert Fahrzeuge müssten es laut Hahne schon sein. Fleet Ordering steht damit auch anderen Unternehmen mit großen Flotten zur Verfügung.
