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Dienstreise: Vorsicht bei Fahrten mit Privatwagen

Mit dem Privatwagen auf Dienstfahrt? Das ist zwar in vielen Firmen erlaubt, doch wenn es kracht, muss der Fuhrparkleiter auf einige Details achten

Muss es eigentlich stets der Dienstwagen sein, wenn im Unternehmen Mobilität gefragt ist? Das Einschreiben im Postamt abholen, die neuen Firmenprospekte beim Drucker, den Satz Schrauben für den Kunden - das alles könnte ein Mitarbeiter auch mit seinem Privatwagen erledigen. Dass Angestellte ins eigene Lenkrad greifen, wenn der Job das nötig macht, hat durchaus Charme.

Wenn´s kracht, ist der Ärger programmiert

Dem Unternehmen erspart diese Variante der Mobilität den Einsatz eines teuren Dienstwagens, das Personal gewinnt an Flexibilität. Dazu kommt, dass mancher Arbeitnehmer lieber mit dem eigenen Mercedes als etwa mit dem Kleinwagen der Firma unterwegs ist. Kompliziert wird das Arrangement allerdings dann, wenn der Privatwagen einen Poller streift oder in einen Auffahrunfall verwickelt wird. Häufig bleiben die Mitarbeiter bei der Regulierung des Schadens auf einem Teil ihrer Kosten sitzen. Außerdem kann ein Crash die beste Arbeitsbeziehung auf die Probe stellen, wenn der Arbeitnehmer von seinem Chef Schadenersatz verlangt.

»Bei einer Dienstfahrt mit dem Privatwagen muss das Unternehmen im Rahmen seiner Fürsorgepflicht für Schäden am Fahrzeug einstehen«, erklärt Henrik Momberger, Fachanwalt für Verkehrsrecht von der Kanzlei Momberger & Niersbach. Die Erstattung des Sachschadens geht daher ebenso aufs Konto des Unternehmens wie ein Ausgleich für die Wertminderung des Fahrzeugs und die Rückstufung in der Versicherung. Auch einen Ersatz für Nutzungsausfall und Mietwagenkosten kann der Arbeitnehmer geltend machen. Knackpunkt für einen möglichen Schadenersatz ist die Frage, ob der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Unfalls tatsächlich auf einer Dienstfahrt unterwegs war. »Eine Dienstfahrt liegt dann vor, wenn die Fahrt den Zwecken des Unternehmens dient und wenn sie auf Anweisung des Arbeitgebers erfolgt.

Was als Dienstfahrt gilt und was nicht

Das ist dann der Fall, wenn der Arbeitgeber ohne den Privatwagen des Mitarbeiters ein eigenes Fahrzeug hätte einsetzen müssen«, weiß Momberger. Wenn eine Fahrt nur der persönlichen Erleichterung der Arbeitsaufgabe dient, verweigern die Gerichte den Status einer Dienstfahrt. Wer also mit dem eigenen Fahrzeug Büromaterial fürs Unternehmen besorgt, ist auf eigenes Risiko unterwegs, wenn er diese Aufgabe auch zu Fuß oder mit einem Bus hätte durchführen können. Die logische Folge: keine Dienstfahrt, keine Ersatzansprüche. Aber auch wenn der Mitarbeiter mit dem Segen des Arbeitgebers auf Achse ist, steht dieser nach einem Fahrzeugschaden nicht immer in der Pflicht. Der Mitarbeiter muss sich nämlich ein mögliches Mitverschulden anrechnen lassen.

Ist gar Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit im Spiel, bleibt er auf seinem Schaden alleine sitzen. Auch abgefahrene Reifen und defekte Bremslichter gehören dazu. Diffiziler gestaltet sich die Schuldfrage bei einer mittleren Fahrlässigkeit. Steht dem Mitarbeiter zum Beispiel nach einem Unfall ein Bußgeld ins Haus, leiten die Gerichte daraus in der Regel genau diesen Tatbestand ab.  Eine typische Einigung besteht dann darin, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Schaden jeweils zur Hälfte übernehmen. Richtig knifflig wird die Rechtsposition des Mitarbeiters, wenn er auf der vollen Erstattung seines Schadens besteht.

»Die Rechtsprechung geht dahin, dass der Arbeitnehmer dann die Darlegungs- und Beweislast trägt. Er muss also nachweisen, dass er den Schaden nicht mit Vorsatz oder mittlerer Fahrlässigkeit, sondern allenfalls leicht fahrlässig verursacht hat«, sagt Verkehrsrechtler Momberger. Der Clinch vor Gericht lässt sich jedoch häufig vermeiden, wenn sich die Firma gegen Ersatzansprüche der Mitarbeiter versichert. Eine einfache Möglichkeit bietet dazu das Kilometergeld, das die mit der Nutzung des Fahrzeugs verbundenen Risiken und auch die Rückstufung im Haftpflichtfall abdeckt.

Die Wirksamkeit des Kilometergeldes endet jedoch, wenn weitergehende Ansprüche ins Spiel kommen. Aus dem Schneider ist ein Unternehmen dann, wenn es dem Arbeitnehmer zum Beispiel die Vollkaskoversicherung bezahlt oder eine Dienstreisekaskoversicherung abschließt. Auch eine Auslagenpauschale kann das Risiko abdecken. »Das Unternehmen muss entscheiden, ob es Ansprüche des Arbeitnehmers aus der eigenen Tasche ausgleicht oder ob er die Risiken durch eine Dienstreisekaskoversicherung abdeckt«, sagt Uwe Hüholt, Leiter der Flottenversicherung bei der Axa Versicherung.

Prozedere in einer Betriebsvereinbarung regeln

In der Praxis zeigt sich, dass vor allem Unternehmen eine Dienstreisekaskoversicherung abschließen, bei denen nur gelegentlich Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug auf dem Plan stehen oder in denen die Zahl der eingesetzten privaten Pkw begrenzt ist. Darüber hinaus bietet es sich an, die Spielregeln für eine Dienstreise mit dem Privatwagen in einer individuellen Betriebsvereinbarung mit dem Arbeitnehmer festzulegen.

Die Pflicht zur Genehmigung einer Dienstfahrt ließe sich darin ebenso festschreiben wie die Höhe der Auslagenpauschale und die Auflage, stets die Polizei an den Unfallort zu rufen. Tipp von Rechtsanwalt Momberger: »Das A und O im Schadenfall ist die Sicherung der objektiven Beweise. Der Mitarbeiter sollte daher zur exakten Dokumentation des Schadens stets einen europäischen Unfallbericht und ein Fotohandy mitführen.« 

Datum

12. September 2011
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