Schon ein kurzer Kundentermin jenseits der Grenze kann sozialversicherungsrechtlich als Entsendung gelten. Die A1-Bescheinigung verhindert, dass es mit den Behörden Ärger gibt.
Ein Kundentermin in Österreich oder eine Geschäftsreise nach Frankreich? Vor allem in den Grenzgebieten gehören Arbeitseinsätze im EU-Ausland zur Tagesordnung. Schickt ein Unternehmen seine Angestellten aber befristet ins Ausland, gilt das sozialversicherungsrechtlich als Entsendung. Und zwar nicht nur bei einem längeren Aufenthalt, schon ein eintägiger Kundenbesuch oder ein zweistündiger Auftrag können eine Entsendung sein. Das gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für den Chef oder die Chefin, die beruflich im Ausland unterwegs sind.
Bei einem Aufenthalt bis zu 24 Monaten bleibt der Mitarbeiter normalerweise in Deutschland sozialversicherungspflichtig. Damit er jedoch nicht gleichzeitig in seinem europäischen Reiseland sozialversicherungspflichtig wird, braucht der Unternehmer für sich oder seine Arbeitnehmer eine Entsendebescheinigung. Sie heißt A1-Bescheinigung. Für jeden Auslandseinsatz innerhalb der EU muss sie der Unternehmer für seine Mitarbeiter oder für sich selbst erneut beantragen.
Ab 2019 gibt es die A1-Bescheinigung nur noch elektronisch. Dann müssen Unternehmer ihre A1-Bescheinigungen über eine entsprechende Software oder bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers beantragen. In Einzelfällen sind die Deutsche Rentenversicherung oder die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zuständig.
Eine Eingangsbestätigung wird sofort ausgestellt. Beginnt die Reise, bevor die endgültige A1-Bescheinigung da ist, sollte der Arbeitnehmer immer eine Kopie der Bestätigung und des ausgefüllten Antrags bei sich tragen. Ist die A1-Bescheinigung bereits da, sollte er eine Kopie mitführen. Kann er bei einer Kontrolle weder Bescheinigung noch Eingangsbestätigung vorweisen, drohen erhebliche Bußgelder. Machen Sie sich eine Checkliste, welche Unterlagen Ihr Mitarbeiter für seinen Auslandseinsatz braucht, damit Sie kein Risiko eingehen.
Der Autor
Gunnar Sames ist Steuerberater bei Ecovis in Freilassing. Ecovis-Kanzleien gibt es in ganz Deutschland an über 100 Standorten und in über 70 Ländern weltweit. Ecovis berät vorwiegend Unternehmen aus dem Mittelstand (www.ecovis.com).
