Verpflegungspauschalen auf Dienstreisen (2022) Mit Spesen Steuern sparen

Ständig geschäftlich auf Achse zu sein, bedeutet Mehrkosten. Für Übernachtungen, fürs Essen im Restaurant, die Toilette an der Raststätte. All dies und vieles mehr kann man bei der Einkommensteuererklärung absetzen. Viele Firmen bezahlen ihren Mitarbeitern Spesen. Wenn die sich am sogenannten amtlichen Sachbezugswert orientieren, also dem Satz, den das Finanzamt für angemessen hält, kann der Mitarbeiter natürlich keine weiteren Kosten steuerlich absetzen. Was als Werbungskosten gilt und was nicht, regelt Paragraph 9 des Einkommensteuergesetzes.Für 2022 legt das Bundesfinanzministerium keine neuen Sätze fest. Es gelten die gleichen Sätze wie 2021.

Verpflegung: Kommt drauf an, wer bezahlt

Die sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen etwa. Wieviel der Mitarbeiter fürs teuer eingekaufte Mittag- oder Abendessen ansetzen darf, hängt davon ab, wie lange er geschäftlich unterwegs ist. Und zwar ab Abfahrt zuhause beziehungsweise der Firma. Ab acht Stunden akzeptieren die Finanzbeamten in Deutschland 14 Euro bei den Werbungskosten, ab 24 Stunden 28 Euro.

Foto: Gundel Jacobi

Selbst der Burger an der Autobahn kann das Spesenkonto ganz schön belasten.

Aber Vorsicht: Bekommt der Kollege unterwegs eine Mahlzeit gestellt, wird der Werbungskostenabzug gekürzt – und zwar um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen. Das entspricht bei einer eintägigen Reise einer Kürzung um 2,80 beziehungsweise 5,60 Euro. Allerdings nur, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt. 

Beispiel: Das Unternehmen schickt Kollege Maier auf ein eintägiges Seminar inklusive Mittagsbuffet. Maier startet um 6 Uhr und kommt um 19 Uhr wieder zuhause an, ist also 13 Stunden unterwegs. Natürlich hatte sein Chef nicht selbst gekocht. Aber er hatte veranlasst, dass Maier sich auf Firmenkosten am Buffet bedient. Also kann Maier nicht 12 Euro als Werbungskosten ansetzen, sondern nur 8,40 Euro, da er fürs Mittagessen 5,60 Euro abziehen muss.

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Einen Sonderfall stellen nächtliche Dienstreisen dar. Wer beispielsweise abends um 19 Uhr startet und erst um 4 Uhr morgens wieder zuhause ist, darf die Zeiten beider Tage zusammenrechnen. Kommt er auf mehr als acht Stunden, so kann er ebenfalls pauschal 14 Euro ansetzen.
 
Freizügiger ist das Finanzamt, wenn ein Mitarbeiter von einem externen Geschäftspartner eingeladen wird. Dieses Geschäftsessen mindert seine Werbungskosten nicht. Und falls seine Firma ihm eine Verpflegungspauschale bezahlt, darf er die komplett einstecken.
 
Manche Unternehmen setzen jedoch eigene Reisekostenregelungen auf, als Teil des Arbeitsvertrags. Da das Unternehmen nicht verpflichtet ist, Spesen zu bezahlen, kann es die Spielregeln bestimmen. Der Chef könnte also verlangen, dass der Mitarbeiter solche Einladungen angibt, um ihm dann den Tagessatz zu kürzen. Das muss der Kollege zwar hinnehmen. Steuerlich aber kann er die Differenz am Jahresende geltend machen.
 

Sonderfall Galadinner

Bei besonders aufwendigen Geschäftsessen kommt wieder der amtliche Sachwertbezug ins Spiel, zumindest, wenn die eigene Firma einlädt. Denn die Finanzbeamten akzeptieren nur Beträge bis 60 Euro, inklusive Getränken. Was darüber hinausgeht, gilt als Belohnungsessen, das der Arbeitnehmer versteuern muss.

Beispiel: Eine Firma prämiert jedes Jahr die erfolgreichsten Geschäftspartner und ehrt sie auf einer großen Abendveranstaltung. Natürlich sind auch die eigenen Mitarbeiter dabei, schließlich gilt es, Kontakte zu pflegen. Der Caterer stellt dem Unternehmen fürs Galadinner pro Person 100 Euro inklusive Getränke in Rechnung. Die muss der Chef seinen Mitarbeitern auf den Arbeitslohn aufschlagen, damit sie das Essen als geldwerten Vorteil versteuern. Im Gegenzug können die Mitarbeiter die volle Verpflegungspauschale bei der Steuer geltend machen, müssen also nichts fürs Abendessen abziehen.

Auslandsreisen: bis 80 Euro pro Tag

Fürs Ausland gelten bei den Verpflegungsmehraufwendungen andere Beträge. Je nach Region betragen sie zwischen 22 Euro bei Reisen nach Bulgarien bis zu 80 Euro in Norwegen. Bei eintägigen Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Wichtig zu wissen, wenn man beispielsweise zur Montage oder als Berater ins Ausland geschickt wird.

Foto: Karl-Heinz Augustin

Für Reisen ins Ausland gibt es teils deutlich höhere Spesensätze als in Deutschland.

Grundsätzlich gibt’s die Verpflegungspauschale maximal für drei Monate am Stück. Und noch ein Sonderfall: Bei Fährüberfahrten ist das für Luxemburg geltende Tagegeld (aktuell 32 beziehungsweise 47 Euro) und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Unterkunft: Der Trick mit dem Frühstück

Wer länger unterwegs ist, muss übernachten. Grundsätzlich kann man die Kosten fürs Hotel absetzen, und zwar ohne Verpflegung. Oft weist die Rechnung aber nur einen Gesamtpreis auf. Bei einer Tagespauschale beispielsweise lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen. In diesem Fall muss der Mitarbeiter den Gesamtpreis um die die Verpflegungssätze für Frühstück oder Mittagessen kürzen.

Beispiel: Auf einer zweitägigen Reise stellt das Hotel die Rechnung als Pauschalarrangement in Höhe von 90 Euro auf den Arbeitgeber aus. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Der Chef zieht 5,60 Euro fürs Frühstück ab (20 Prozent von 28 Euro) und überweist dem Mitarbeiter steuerfrei 84,40 Euro. Dann bleibt dem Angestellten die volle Verpflegungspauschale von 28 Euro (je 14 Euro für An- und Abreisetag) erhalten, denn sonst würde er das Frühstück ja zweimal bezahlen. Oder der Chef bezahlt die gesamten 90 Euro. Dann steht den Mitarbeiter nur eine ums Frühstück gekürzte Verpflegungspauschale in Höhe von 22,40 Euro zu. Wie man rechnet, kommt man aufs selbe Ergebnis.

Ungünstig für den Mitarbeiter ist es, wenn die auf seinen Namen ausgestellte Rechnung ein teures Frühstück separat ausweist. Beispiel: Zum 180 Euro teuren Zimmer des Fünf-Sterne-Hotels kommen 40 Euro fürs morgendliche Buffet. Dann darf der Chef 208 Euro steuerfrei erstatten (180 Euro plus zweimal 14 Euro für die Verpflegung). Auf der Differenz in Höhe von 12 Euro bleibt der Mitarbeiter aber sitzen. Gleiches gilt, wenn der Chef die Hotelkosten gar nicht übernimmt: Absetzen kann der Mitarbeiter nur die Übernachtung plus die zweitägige Pausche in Höhe von 208 Euro.

Foto: Karl-Heinz Augustin

Den Partner mit auf die Geschäftsreise nehmen? Geht schon, doch das Finanzamt akzeptiert nur die Kosten eines Einzelzimmers.

Einen Eigenanteil muss auch übernehmen, wer Gattin oder Ehemann auf eine mehrtägige Dienstreise mitnimmt. Das Finanzamt akzeptiert nur den günstigeren Preis eines Einzelzimmers.

Regeln für Bewirtungsbelege

Natürlich darf man Geschäftsessen weiterhin absetzen. Aber seit Juli 2021 gelten dafür neue Regeln. Wer nicht darauf achtet, dass der Bewirtungsbeleg alle geforderten Daten enthält, bleibt auf seinen Ausgaben sitzen.

Das muss die Restaurant-Rechnung ausweisen:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Ausstellungsdatum des Rechnung sowie Tag der Bewirtung
• Leistungsbeschreibung, also alle Getränke und Speisen ("Menü 1" oder "Tagesgericht" genügt nicht)
• Trinkgeld muss auf der Rechnung quittiert werden, bsp. handschriftlich

Restaurant-Rechnungen über 250 Euro

• Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer
• Namen des Bewirteten (kann auch handschriftlich eingetragen werden)

Auf jedem Bewirtungsbeleg muss der Hinweis auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) stehen, die Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des TSE-Moduls. Die TSE ist seit 1. April 2021 Pflicht für elektronische Kassen. Für ältere Kassen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2022. Alternativ kann der Beleg einen QR-Code ausweisen und den Hinweis auf eine TSE-Transaktion. „Es kommt immer ein bisschen auf das verwendete Kassensystem an“, erklärt Ecovis-Steuerberater Stephan Jäkel in Osnabrück.

Für Bewirtungen im Ausland gelten die gleichen Anforderungen. Nur im Ausnahmen benügt sich der Fiskus mit einem einfacheren Kassenbon, sofern man glaubhaft machen kann, dass eine andere Rechnung nicht zu bekommen war. Liegt nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, muss der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht

Pendlerpauschale

Zu guter Letzt können Arbeitnehmer die Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte absetzen. Aber wie? Nach der Pendlerpauschale von je nach Entfernung 30 oder 35 Cent je Kilometer oder der Reisekostenpauschale von 30 Cent pro Kilometer für Hin- und Rückfahrt? Hier kommt der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" – einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung – ins Spiel. Lkw-Fahrer etwa, die praktisch durchgehend unterwegs sind, haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Ihr Lastwagen gilt nicht als ortsfeste Einrichtung. Somit müssten sie die Fahrtkosten zur Firma eigentlich mit der Reisekostenpauschale von 30 Cent für Hin- und Rückfahrt steuerlich absetzen können. Dem ist aber nach einem Urteil des Finanzgerichts Nürnberg vom Mai 2016 (Az. 4 K 1536/15) nicht so. Denn sobald ein Fahrer seinen Lkw oder auch seinen Lieferwagen regelmäßig in der Firma oder an einem anderen festen Ort übernimmt, handelt es sich um einen vom Arbeitgeber festgelegten Sammelpunkt. Die Fahrtkosten dorthin sind dann nur mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar, also nur mit 30 Cent für die einfache Strecke.