Mobilitätsmanagement Flotten- und Reisemanagement: Synergien nutzen

Nachhaltig, effizient und einfach: Marcus Scholz, Travelmanager beim schwäbischen Anlagenbauer Dürr, hat diese Symbiose geschafft. Für sein übergreifendes Mobilitätsmanagement hat ihn der Verband deutsches Reisemanagement (VDR) zum "Travelmanager des Jahres 2013" gewählt. Sein Car Management System lastet Flottenfahrzeuge besser aus, erleichtert ­Buchungen und spart CO2 ein.

Mit einer speziellen Software verbindet das Unternehmen die Bereiche Mietwagen (Travel­mana­ge­­ment) und Flotte (Fuhrpark­mana­gement). Vor einer Dienst­reise melden die Mitarbeiter ihren Mobilitätsbedarf an – und das System berechnet, ob sie mit einem Firmenwagen oder einem Mietwagen besser bedient sind oder ob sich sogar eine Mitfahrgelegenheit ­anbietet. Damit spart Dürr Geld und senkt zugleich seinen Ausstoß an Kohlen­dioxid.

Gemeinsame Strategien fürs Flotten- und Travelmanagement

Für Dirk Gerdom ist der Fuhrpark ein Element im Gesamtprozess der Mobilität. Der VDR-Präsident und Travelmanager beim Softwarekonzern SAP rät: ­"Firmen sollten alles, was Geschäftsreise, Flotte, Sicherheit und Kommunikation betrifft, unter dem Dach Mobilitätsmanagement zusammenfassen." Dazu bedürfe es aber abgestimmter Richtlinien sowie der Unterstützung der Geschäftsführung.

"Die grundlegenden Prozesse bei Flotte und Reise sind die gleichen", meint Gerdom. Dazu gehören Einkauf, Nutzerkreis und Umweltaspekte. "Es liegt nahe, die Aufgaben zusammenzufassen – doch das geht nur bei entsprechender Manpower und qualifizierten externen Partnern", warnt Gerdom. Laut VDR rücken vor allem in größeren Unternehmen wie Nokia, Siemens, Linde, Merck und Sharp Flotten- und Travelmanagement näher zusammen.

Dennoch sind Probleme programmiert. So sind Dienstwagen oft Gehaltsbestandteil und werden nicht als Kosten für Dienstreisen erfasst. "Das ist inkonsequent und teuer", sagt die Beraterin Andrea Zimmermann vom Dienstleister BTM4u. "In die Buchungssysteme müssen Dienstwagen ebenso wie Carsharing und ­Shuttle-Dienste eingebunden werden."

Leasinggesellschaften bietet keine Reiseservices an

Aber auch auf Dienstleisterseite klafft eine Lücke: Weder bieten Leasinggesellschaften Reiseservices noch Geschäftsreisebüros ein Flottenmanagement an. ­"Außerdem ist für jeden Bereich Fachwissen nötig", sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorsitzender des Bundesverbands Fuhrparkmanagement. "Aus diesem Grund sollten Reise und Flotte auf operativer Ebene getrennt bleiben." Allerdings fordert er eine übergreifende Strategie mit entsprechenden Leitlinien. Gibt es diese nicht, könnten Interessenkonflikte entstehen. Beispiel: "Wenn Mitarbeiter ihren Privatwagen für Dienstreisen nutzen dürfen, kollidiert das mit dem Ansatz, den Fahrzeugpool optimal auszulasten", erklärt Prinzing. Das zeigt, wie wichtig eine zentrale Mobilitätsstrategie in den Unternehmen ist. Schließlich analysiert jede Firma unter Kostengesichtspunkten, welche Verkehrsmittel am sinnvollsten sind.

Gleichzeitig führen die sich stetig veränderten Mobilitätsanforderungen zu weitergehenden Umwälzungen im Berufsbild. Künftig gilt es, nicht nur die Flotte möglichst effizient zu steuern, vielmehr müssen intelligente Mobilitäts­lösungen bereitstehen. "Mobilitätsmanagement in Unternehmen muss übergreifend arbeiten", sagt Prinzing. Da reicht es nicht mehr, dem Mitarbeiter einen Firmenwagen vor die Tür zu stellen.

Das Ziel: schnell, bequem und ökologisch von A nach B reisen

Das stellte auch das Marktforschungs­institut Dataforce in einer Umfrage fest. Demnach müssen die Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter unter Berücksichtigung ökonomischer und ökologischer Aspekte von A nach B kommen. In diesem Punkt vermengen sich die Anforderungen von Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement. Viele Unternehmen denken derzeit über alternative Reisemöglichkeiten nach. Das heißt, der Flottenmanager muss für die Mitarbeiter ein optimiertes Verhältnis (Modal Split) der zur Verfügung stehenden Verkehrsträger anbieten und organisieren. Dazu gehören unter anderem die Nutzung von Carsharing, Leasingflatrates, Mietwagenmanagement oder auch der aufwendige Einsatz von ­Elek­troautos.

Obwohl Fuhrpark- und Travelmanagement bislang nur kleinere Schnittstellen aufweisen, ist laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2012 derzeit jeder dritte Travelmanager gleichzeitig für den Fuhrpark verantwortlich. Entsprechend wird die Notwendigkeit größer, neue Schnittstellen zu schaffen. Wenn diese weitreichenden Veränderungen stärker greifen, brauchen Mobilitätsmanager mehr denn je ein klares Aufgaben- und Kompetenzprofil.