Teil 8 | Basiswissen Fuhrparkmanagement Dienstwagen-Überlassungsvertrag

Unterschrift 2021 Foto: Gaj Rudolf

Ohne einen vernünftigen Überlassungsvertrag sollte kein Mitarbeiter einen Dienstwagen ­bekommen. Warum das so ist und was darin stehen sollte, lesen Sie hier.

Bevor der Schlüssel des neuen Dienstwagens an den Fahrer geht, sollte der einen Überlassungsvertrag unterschrieben haben. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Auto am Ende der Nutzungszeit auch wieder wohlbehalten zurückkommt. Üblicherweise ist der Überlassungsvertrag Teil des Arbeitsvertrags. So können Vergehen auch mit Abmahnungen und im schlimmsten Fall mit der Kündigung sanktioniert werden.

Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt Rechte und Pflichten

Wer völlig unbedarft an das Thema he­­rangeht, tut gut daran, online einen Blick in Musterverträge zu werfen. Doch Vorsicht: Diese müssen für Deutschland gelten, nicht etwa für die ebenfalls deutschsprachigen Länder Schweiz oder Österreich. Grundsätzlich regelt der Vertrag, wie der Umgang mit dem Firmenfahrzeug aussehen soll. Wie regeln Sie die Privatnutzung, die Servicetermine und die Schadensmeldungen?

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Wie mit jeglichem Firmeneigentum sollten Mitarbeiter auch mit Firmenwagen sorgsam umgehen. Vor allem bei geleasten Fahrzeugen muss ein entsprechender Passus in das Papier, damit bei der Rückgabe außergewöhnliche Schäden beim Fahrer geltend gemacht werden können. Auch die Haftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit kann per Vertrag an den Nutzer übergehen.

Wer darf mit dem Dienstwagen fahren?

Doch nicht nur die Absicherung, in welchem Fall der Nutzer selbst zahlen muss, sollte geregelt sein, sondern auch der Nutzerkreis. So können Familienangehörige bei Privatfahrten sich ans Steuer setzen, wenn es entsprechend vereinbart ist. Wenn auf Dienstfahrten auch mal Dritte mitfahren sollen, muss zuerst die Versicherung entsprechend gelten, damit dann diese Regel im Vertrag stehen kann. Dass Tuning- und Umbaumaßnahmen tabu sind, klingt logisch – der Mitarbeiter sollte es dennoch besser unterschreiben. Auch die unangenehmen Fälle lassen sich so regeln.

Wann wird ein Firmenfahrzeug entzogen? Diese Frage ist vor allem bei Fahrern mit Privatnutzung nicht immer leicht zu beantworten. Bei Freistellungen, Elternzeit oder einer veränderten Arbeitsaufgabe mit weniger Reiseanteil kann man den Firmenwagen zurückfordern.

Verstöße gegen Dienstwagenüberlassungsvertrag haben Folgen

Auch der dauernde Verstoß gegen Vorschriften im Umgang mit dem Auto kann zum Entzug führen. Im Krankheitsfall kann das Auto nach sechs Wochen zurückgefordert werden, die Rückgabe des Firmenwagens bei Kündigung sollte auch lieber schriftlich fixiert sein. Wer all das untergebracht hat und nach dem Abarbeiten unserer Checkliste dennoch unsicher ist, geht mit seinem Vertragsentwurf lieber noch einmal zu einem Juristen. Diese einmalige Investition schützt vor unliebsamen Überraschungen im Alltag, wenn ein Fahrer doch mal auf komische Ideen kommt.

Diese Punkte gehören in jeden Überlassungsvertrag

  • Hersteller, Modellbezeichnung, Kennzeichen und Fahrgestellnummer des Dienstwagens
  • Vertragsparteien: Unternehmen und Fahrer
  • Fahrzeugnutzung: Nutzerkreis fest­legen. Bei privater Nutzung: Umfang der Nutzung, Regelung zu Urlaubs- und Auslandsfahrten
  • Geldwerter Vorteil: Pauschalberechnung oder Fahrtenbuch?
  • Kraftstoffkosten: Wer zahlt den Sprit – auch bei Privatfahrten?
  • Inspektion und Pflege: Fahrer ist für Verkehrstauglichkeit des Autos verantwortlich. Regelmäßige Kontrolle von Reifen, Bremsen, Licht; Einhaltung Inspektionstermine, Autowäsche vorschreiben (nicht zu selten, nicht zu oft)
  • Unfall und Diebstahl: unverzügliche Schadensmeldung mit Polizei
  • Haftung bei Schäden: bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit den Fahrer zu vollem Schadensersatz heranziehen. Bei mittlerer Fahrlässigkeit Fahrer an Schaden beteiligen.
  • Ersatz: Das Auto kann jederzeit durch ein gleichwertiges ausgetauscht werden
  • Kündigung: Das Auto muss spätestens zum Kündigungstermin zurück sein
  • Krankheit: Dauert sie länger als sechs Wochen, Auto der Firma zur Verfügung stellen
  • Schriftform: Änderungen gelten nur schriftlich, damit Mitarbeiter keine Rechte aus mündlichen Absprachen einfordern können

Ursprünglicher Text von Immanuel Schneeberger, aktualisiert von der Redaktion.

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