In Corona-Zeiten bleiben viele Firmenwagen unbenutzt stehen. Da könnte sich die Abrechnung der Privatfahrten nach Fahrtenbuch lohnen. Das geht, selbst wenn der Arbeitgeber auf der Ein-Prozent-Methode besteht.
Um den geldwerten Vorteil von Privatfahrten zu berechnen, wählen Arbeitgeber aus Haftungsgründen in der Regel die Ein-Prozent-Methode. Diese pauschale Ermittlungsmethode ist unkompliziert und birgt keine Risiken. Das Unternehmen muss keine Nachweise über die private Nutzung erbringen und keine Kilometerkosten am Ende des Jahres berechnen. Darüber hinaus kann die Ein-Prozent-Regelung in der Lohnsteuerprüfung – anders als das Fahrtenbuch – nicht verworfen werden. An ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch stellen die Finanzämter dagegen hohe Anforderungen, die nicht jeder Mitarbeiter erfüllen kann.
Doch selbst wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung pauschal abzieht, sind Arbeitnehmer nicht an diese Methode gebunden. Denn wer den Firmenwagen nur wenig privat nutzt oder geschäftlich einen teuren Gebrauchtwagen fährt, für den kann das Fahrtenbuch finanziell attraktiver sein.
In seiner privaten Einkommensteuererklärung kann jeder Dienstwagenfahrer den Wechsel der Berechnungsmethode beantragen. Vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer alle Fahrten mit dem Dienstwagen von Beginn des Jahres an ordnungsgemäß in einem Fahrtenbuch nachweist. Ordnungsgemäß heißt, alle Fahrten zeitnah einzutragen, und zwar so, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Am einfachsten klappt das mit einem digitalen Fahrtenbuch, entweder per App oder fest im Auto verbaut. Wer lediglich vermutet, dass ein Fahrtenbuch für ihn günstiger sein könnte, muss es also schon auf Verdacht von Anfang des Jahres an führen.
Folgende Angaben dürfen nicht fehlen:
- Datum und Kilometerstand am Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
- Reiseziel
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
- Umwegfahrten
Für Privatfahrten und Fahrten von und zur Arbeit genügt ein Vermerk. So lassen sich die privaten Kilometer am Ende des Jahres leicht feststellen. Aber nur, wenn man die exakten Kosten pro gefahrenem Kilometer kennt, kann man in der Einkommensteuererklärung statt der Ein-Prozent-Pauschale den tatsächlichen geldwerten Wert der Privatfahrten angeben.
Doch woher bekommt man diesen? Hier ist der Arbeitgeber in der Pflicht. Seine Buchhaltung muss Arbeitnehmern alle mit der Fahrzeughaltung verbundenen Kosten wie Versicherung, Steuern, Treibstoff, Wartung, Reparaturen und Abschreibung mitteilen. Was für jedes Unternehmen einen erheblichen Verwaltungsaufwand bedeutet, den es gerne vermeidet.
Nicht nur die Firmen, auch die meisten Angestellten fahren mit der pauschalen Abrechnung günstiger. Wer den Dienstwagen aber wirklich selten privat nutzt und den höheren Aufwand nicht scheut, kann mit dem Fahrtenbuch erheblich Steuern sparen. Denn er versteuert nur den Vorteil, den er auch wirklich hatte.
