Eine allgemeingültige Stellenbeschreibung fürs Fuhrparkmanagement gibt es nicht. Zu sehr unterscheiden sich die Anforderungen einzelner Unternehmen. Umso wichtiger, sich darüber klar zu werden, welche Prozesse und Aufgaben im eigenen Haus im Fokus stehen.
Endlich hat die Unternehmensführung eingesehen, dass an der Fuhrparkverwaltung zu viele Haftungsfragen und Aufgaben hängen, um das Thema nebenbei zu erledigen. Eine Stelle soll ausgeschrieben werden. Am besten wäre natürlich eine Fachkraft mit Berufserfahrung in ähnlicher Position. Dennoch bleibt die Frage: Nach wem genau suche ich da?
Klar ist: Mitarbeiter müssen mobil sein. Irgendjemand im Unternehmen muss ihnen Mobilität ermöglichen. Über diese Anforderungen definiert sich der Aufgabenbereich. Die Kernaufgaben bedingen wiederum die Kenntnisse, die ein Mitarbeiter mitbringen sollte. Er muss Mobilitätsaufgaben managen und im besten Fall auch weiterentwickeln. Zuerst sollte sich ein Unternehmen also klar darüber sein, ob es eine Verwaltungskraft für Fahrzeuge sucht, einen Fuhrparkmanager im strategischen Einkauf oder ob das Thema auch für andere Mobilitätsformen offen sein kann. Dann wäre eine Schnittstelle oder gar Personalunion mit dem Travelmanagement anzustreben.
So entwickelt sich Schritt für Schritt eine umfassende Stellenbeschreibung, die Tätigkeiten und deren Anforderungen minutiös auf die Unternehmensbedarfe abgestimmt abbildet. Solch ein Papiertiger kann für alle künftigen Bewerbersuchen verwendet werden – aber auch den aktuell Verantwortlichen helfen, keine Kleinigkeit ihrer umfangreichen Aufgaben zu vergessen.
Einen wirtschaftlichen Hintergrund sollten Bewerber in jedem Fall mitbringen, ist doch ein Fuhrpark immer mit Kosten verbunden. Eine kaufmännische Ausbildung muss zwar nicht Einstellungsbedingung sein, kann aber bei Themen rund um Kostenstellen, Steuer und Recht von Vorteil sein. Technisches Verständnis sowie die Bereitschaft, über den Tellerrand zu schauen und auch aus eigenem Antrieb mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten, bringen in der Organisation betrieblicher Mobilität Vorteile.
Apropos Organisation
Strukturiertes Arbeiten ist in der Fuhrparkverwaltung nicht nur aus rechtlicher Perspektive unabdingbar. Zahlen und Reportings gehören einfach dazu, denn Statistiken sind eine wichtige Managementgrundlage. Auch den Mitarbeitern im Fuhrpark helfen gut geführte Tabellen dabei, gegenüber Vorgesetzten Kostensenkungen anschaulich zu machen oder anfallende Aufgaben zu beschreiben. Wer einen Blick auf die Stellenausschreibungen für Fuhrparkmanagement auf dem Jobportal Stepstone wirft, findet nicht umsonst als Anforderung immer einen guten und sicheren Umgang mit dem Microsoft-Office-Paket. Und natürlich hilft später bei der Arbeit auch eine optimierte Fuhrparksoftware dabei, den Überblick zu behalten.
Doch bevor so eine Software ihre ganze Hilfe entfalten kann, sollten die Aufgaben und Prozesse von A bis Z definiert sein. Fuhrparkmanagement bedeutet im weiteren Sinne das Ermöglichen von Mobilität, ob mit dem Auto oder auf andere Art. Viele Aufgaben fallen in regelmäßigen Abständen für alle Autos oder Fahrer an. Regelungen zur Dienstwagenordnung oder zur Überlassung helfen, langwierigen Diskussionen oder gar Rechtsstreits mit Dienstwagenberechtigten aus dem Weg zu gehen. Wer jahrelang etablierte Arbeitsweisen grundlegend hinterfragt, findet oft viel neue Arbeitszeit, weil es inzwischen neue, einfachere und schnellere Methoden für manche Aufgaben gibt.
Arbeitsprozesse entwickeln sich im besten Fall immer weiter, weil man doch noch eine Idee hat, wie man einzelne Schritte bündeln kann. Bei der genauen Prozessanalyse kann auch herauskommen, dass manche Dinge besser bei einem Dienstleister aufgehoben sind. Die Entscheidung, Aufgaben auszulagern, kann im besten Fall sogar Kosten einsparen.
Zertifizierter Fuhrparkmanager (Dekra)
Weisen beispielsweise externe Schadenmanager den Dienstwagennutzer darauf hin, dass sein vierter Einparkschaden innerhalb eines Jahres die Gruppenprämie des ganzen Unternehmens steigen lässt, passt der sicher in Zukunft besser auf den überlassenen Wagen auf. Die Führerscheinkontrolle per App erleichtert die Dokumentation und kann im Falle eines Unfalls ohne Führerschein davor schützen, mit der Polizei vor der Tür nach dem richtigen Aktenordner suchen zu müssen. Prozesse zu kennen und zu hinterfragen, erleichtert die tägliche Arbeit – vor allem aber ermöglicht es die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter und hilft dabei, zielgenau entscheiden zu können, welche Aufgaben tatsächlich im eigenen Unternehmen vom Fuhrparkmanagement geleistet werden sollen.
Ursprünglicher Text von Immanuel Schneeberger, aktualisiert von der Redaktion.
