Teil 4| Basiswissen Fuhrparkmanagement Kostenrechnung und Controlling

Finanzbuchhaltung, Abschreibung und Controlling: Bei diesen Begriffen im Zusammenhang mit dem Fuhrpark springt niemand begeistert auf. Dabei ist eine solide Kostenrechnung die Basis für gutes Flottenmanagement. Wer eingehende Rechnungen nur einfach auf die Kostenstellen der Finanzbuchhaltung bucht, macht es sich zu leicht.

Denn häufig gibt es dort nur wenige Kostenstellen für den Fuhrpark – zu wenige, um genau zu erkennen, in welchen Bereichen sich Einsparpotenziale verbergen. Auch passen typische Annahmen wie die bilanzielle Abschreibung neuer Pkw über sechs Jahre nicht zur tatsächlichen Nutzung im Unternehmensfuhrpark.

Kostenarten im Fuhrpark

Zuallererst sollte klar sein, welche Kostenarten im Fuhrpark anfallen. Im Kasten haben wir das beispielhaft aufgeführt. Gehört das gesamte Mobilitätsmanagement zur Abteilung, kommen natürlich noch ein paar weitere Kostenarten hinzu. Nach dieser grundsätzlichen Aufstellung ist schon mal ein erster Überblick da, welche Bereiche der Abteilung das Unternehmen besonders teuer zu stehen kommen. Nun folgt die feinere Einteilung in Kostenstellen.

Wie kleinteilig die Aufteilung sein sollte, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Wer etwa neue Reifen in der Kostenstelle »Wartung und Reparatur« verbucht, wird schwer sagen können, welche Reifentypen besonders lange halten und damit auf Dauer günstiger sind. Auch Verschleißreparaturen verdienen eine eigene Rubrik, eventuell sogar aufgegliedert in verschiedene Baugruppen. So lassen sich typische Schwächen einzelner Fahrzeugtypen erkennen, etwa, dass bei Modell A gern der Turbolader seinen Geist aufgibt. Das hilft, den Einkauf entsprechend zu steuern und andere Fahrzeuge zu bestellen.

Auch abseits von der Einkaufsstrategie haben fein und ordentlich aufgeschlüsselte Kostenträger große Vorteile. Kommt die Abteilungsleitung etwa mit der pauschalen Forderung um die Ecke, dass der Fuhrpark nächstes Jahr um einen hohen Betrag günstiger werden müsse, können Sie so schnell argumentieren, wofür das Geld benötigt wird und wo sich am ehesten Einsparpotenzial verbirgt.

Analyse durch fein aufgegliederte Kostenstellen

Grundlage für eine saubere Kostenrechnung ist die übersichtliche Sammlung aller der Abteilung zugeordneten Rechnungen. Wer jeden Tankbeleg einzeln von Dienstwagenfahrern per Post zugesendet bekommt, tut sich logischerweise schwer mit einer aufs Fahrzeug heruntergebrochenen und aktuellen Buchführung. Solche Prozesse laufen natürlich schon fast immer digital, sie müssen es auch. Die Bündelung verschiedener Kostenstellen lässt sich bei kleineren Fuhrparks ganz gut mit Excel in den Griff bekommen. Ab einer gewissen Größe geht das aber nur mit spezieller Fuhrparksoftware. Aber auch die funktioniert natürlich nur dann richtig, wenn die Grundstruktur mit definierten Kostenstellen steht.

Dann allerdings ist sie eine große Hilfe. Mit Termin­erinnerungen für die jährlichen UVV-Prüfungen, Hauptuntersuchungen, Wartungstermine und Führerscheinkontrollen kann man seinem Tagesgeschäft etwas entspannter nachgehen. Ein wichtiger Aspekt der Kostenkontrolle ist auch, dass Entscheidungen deutlich leichterfallen. Ob ein Auto gekauft oder geleast werden oder ein Dienstleister das Schadenmanagement übernehmen sollte: Unbestechliche Kostenargumente stärken das Bauchgefühl. Auch der Zeitpunkt, nach welcher Laufleistung oder Haltedauer ein Dienstwagen am besten ersetzt werden sollte, lässt sich bei guter Buchhaltung exakt bestimmen.

Wer dem trockenen Thema also etwas Zeit und Mühe widmet, findet am Ende noch großen Spaß daran – weil Erfolge direkt als Zahlen sichtbar werden.

Foto: AdobeStock

Kostenrechnung kann im Fuhrpark Spaß machen.

Kostenarten im Fuhrpark

• Personal und Prozesskosten
• Abschreibung oder Leasing
• Kfz-Steuern und Gebühren wie GEZ
• Versicherung
• Miete für Stellplätze
• Service
• Reifen
• Reparaturen
• Treibstoff

Ursprünglicher Text von Immanuel Schneeberger, aktualisiert von der Redaktion.