Die Car Policy bestimmt die Richtlinien zu der Fahrzeugnutzung im Fuhrpark, etwa Regelungen zu Nutzungs- und Haftungsfragen sowie die Rechte und Pflichten von Unternehmen und Dienstwagenfahrer. Was es sonst noch zu beachten gilt.
Mit seiner Dienstwagenordnung, auch Car-Policy genannt, legt das Unternehmen fest, welche Mitarbeiter welche Autos als Firmenwagen fahren dürfen. Die genaue Modellversion bis hin zur Ausstattung für jeden einzelnen Mitarbeiter festzulegen, ist dabei ebenso wenig zielführend, wie dem Mitarbeiter bei der Fahrzeugwahl freie Hand zu lassen.
Was die Dienstwagenordnung beeinflusst
Die Aspekte Mitarbeitermotivation, Einsatzzweck, Kosten sowie Nachhaltigkeit und Unternehmensimage beeinflussen die Dienstwagenordnung. Egal, was die Unternehmensführung beschließt: Wichtig ist, die einmal festgelegte Car-Policy-Richtlinie konsequent anzuwenden, damit Dienstwagenberechtigte der Fuhrparkleitung nicht die Türen mit Sonderwünschen einrennen.
Die erste Grundsatzfrage lautet: Haben Mitarbeiter Anspruch auf Neu-, Bestands- oder Gebrauchtfahrzeuge? Kauf oder Leasing? Auch die Nutzungsdauer kann variieren. Ob Laufleistung oder -zeit ausschlaggebend ist, kann je nach Nutzer unterschiedlich sein.
Hierarchien spielen eine große Rolle
Eine Einteilung nach Nutzergruppen ergibt auch sonst Sinn: auf der einen Seite nach Hierarchie, auf der anderen nach der Tätigkeit und damit dem Einsatzzweck des Autos. Wird ein Kollege befördert und hat somit Anspruch auf ein größeres Auto, sollte geregelt sein, dass er bis zum turnusmäßigen Fahrzeugwechsel wartet. Marke und Modell sollten auch aus verwaltungstechnischen Gründen nicht frei zur Wahl stehen. Denn neben den Anschaffungskosten sind auch die Folgekosten zu beachten - und der Antrieb muss zum Einsatz passen. Das gilt vor allem bei E-Autos. Für den Einbau von Ladeinfrastruktur bei Mitarbeitern sollte eine schriftliche Einverständniserklärung der Gebäudemiteigentümer vorliegen.
Zertifizierter Fuhrparkmanager (Dekra)
Sinnvolle Ausstattungsvarianten erhöhen Sicherheit
Bei der Ausstattung von Firmenwagen können Sicherheits- und Wiederverkaufsaspekte eine Rolle spielen. Licht- und Assistenzsysteme sind sinnvoll, große Felgen und beheizbare Frontscheiben sollten wegen der horrenden Ersatzkosten nicht zur Wahl stehen. Je nach Fahrzeugklasse unterscheiden sich die jeweils sinnvollen Extras und damit auch die Obergrenzen beim Bruttolistenpreis oder der Leasingrate. So oder so sind Grenzen bei Leistung und CO2-Ausstoß sinnvoll. Über ein Bonus-Malus-System könnten zum Beispiel besonders umweltfreundliche Autos beliebter im Fuhrpark werden.
Dienstwagensteuer
Die Fuhrparkabteilung ist oft genug Anlaufstelle für Fragen zur Versteuerung des geldwerten Vorteils, wenn Mitarbeiter ihre Autos privat nutzen dürfen. Wie läuft das beispielsweise bei einer monatlichen Zuzahlung? Und was passiert, wenn ein Kollege bei einer Privatfahrt einen Unfall baut? Bei beiden Szenarien geht es im Grunde um einen geldwerten Vorteil. Es fallen also Lohnsteuer und Sozialabgaben an. Während bei der sogenannten Ein-Prozent-Regel pauschal in Abhängigkeit vom Listenneupreis versteuert wird, versteuern Mitarbeiter mit der Fahrtenbuchmethode nur die wirklich gefahrenen Privatkilometer. Für Unternehmen ist diese Methode in der Lohnbuchhaltung sehr aufwendig, sie sollte daher nicht angeboten werden. Die Mitarbeiter haben dennoch die Möglichkeit, in ihrer Steuererklärung per Fahrtenbuch abzurechnen.
Versteuerung - pauschal oder nach Fahrtenbuch?
Dafür muss das Fuhrparkmanagement dem Mitarbeiter alle entstehenden Bruttokosten mitteilen, damit der die Kilometerkosten gegenüber dem Finanzamt aufführen kann. Wie die reale Belastung für Dienstwagennutzer am Ende ausfällt, hängt vom Bruttolistenpreis, der Antriebsart, dem Arbeitsweg sowie dem Verhältnis von privaten und dienstlichen Fahrten ab. Da Unternehmen aber immer die pauschale Methode in der Gehaltsabrechnung anbieten sollten, muss diese Entscheidung jeder Dienstwagenfahrer selbst treffen.
Ursprünglicher Text von Immanuel Schneeberger, aktualisiert von der Redaktion.
