Eine Dienstwagenregelung besteht in der Regel aus Car Policy und Nutzungsvereinbarung. Erstere regelt, wer welche Fahrzeuge zu welchen Konditionen erhält. Die Nutzungsvereinbarung als Bestandteil des Arbeitsvertrags legt fest, welche Rechte und Pflichten der Fahrer hat.
Längst nicht jeder Fuhrpark verfügt über eine Car Policy. Dabei sind ihre Wirkungen vielfältig, sie sorgt für eine Gleichbehandlung der Mitarbeiter und trägt zum Betriebsfrieden bei. Das Thema Gleichstellung ist nicht zu unterschätzen: Wenn zum Beispiel ein Vertriebsmitarbeiter abweichend von der automobilen Kleiderordnung der Firma ein Fahrzeug mit Lederausstattung und größerer Motorisierung genehmigt bekommt, kann die Stimmung schnell kippen. Mindestens genauso wichtig ist die Kostenwirkung. Eine überlegt aufgebaute Dienstwagenordnung basiert auf der strategischen Planung im Hinblick auf technische Konzepte, Finanzierungsarten und Einkaufsrichtlinien. Dies stellt aber auch eine Gratwandung zwischen Kostenoptimierung und Mitarbeitermotivation dar.
