Ohne eine schriftliche Dienstwagenordnung (Car Policy) geht nichts im Unternehmen, auch wenn der Fuhrpark nur klein ist. Wir sagen, worauf Sie achten sollten und was drin stehen sollte.
Laut Dataforce haben nicht einmal die Hälfte der Unternehmen mit eigenem Fuhrpark eine schriftliche Dienstwagenordnung. Dabei geht nicht nur viel Geld verloren, auch der soziale Frieden im Unternehmen ist gefährdet. Außerdem gehört die Übertragung von Pflichten, resultierend aus der Halterhaftung, in eine Dienstwagenordnung. Fehlt dies, kann das nicht nur Geldbußen und Punkte, sondern strafrechtliche Konsequenzen für Fuhrparkchef oder Firmeninhaber haben.
Bei Erstellung einer Dienstwagenordnung, auch Car-Policy genannt, legt das Unternehmen fest, welche Mitarbeiter welche Fahrzeuge als Dienstwagen nutzen dürfen. Die genaue Modellversion bis hin zur Ausstattung für jeden einzelnen Mitarbeiter festzulegen, ist dabei ebenso wenig zielführend, wie dem Mitarbeiter bei der Fahrzeugwahl freie Hand zu lassen. Der Fuhrparkberater Marc-Oliver Prinzing sagt: »Ein Unternehmen muss bei der Dienstwagenordnung viele Zielkonflikte lösen. Zwischen Kostenoptimierung, Nachhaltigkeit, Sicherheit, dem Einsatzzweck, der Mitarbeitermotivation und nicht zuletzt dem Unternehmensimage gilt es abzuwägen.« Ist eine Car-Policy aufgesetzt, müssen ihre Wirkung und Konsequenz dem gesamten Unternehmen klar sein. Nichts ist schlimmer als einzelne durch die Geschäftsführung genehmigte Sonderfälle, denn die führen garantiert auch bei anderen Nutzern zu Sonderwünschen und damit zu Mehraufwand. Die Geschäftsleitung sollte also optimalerweise die Car-Policy selbst beachten. Die 300 Euro mehr Gehalt sieht am Ende niemand, den roten Dienstwagen mit Sportfahrwerk und großen Felgen hingegen jeder. Die beste Car-Policy ist also jene, die auch wirkt, denn dann spart sie Ihnen am Ende Arbeitszeit und damit dem Unternehmen Geld.
Nutzergruppen
Hier ergibt eine Einteilung nach Hierarchie, Gehaltsklasse und Tätigkeit Sinn. Für Motivationsfahrzeuge kann auch die Leistung des Mitarbeiters eine Rolle spielen. Wenn ein Wechsel in eine höhere Fahrzeugklasse ansteht, sollte geregelt sein, dass der Anspruch erst mit dem nächsten Fahrzeugwechsel entsteht. Die Möglichkeit für den Fahrer, in kleinere Klassen zu wechseln, kann sinnvoll sein, allerdings nicht unbegrenzt.
Hersteller und Modelle
Es vereinfacht die Verwaltung, wenn Autohersteller und Modelle nicht frei zur Wahl stehen. Bei der Festlegung sollten Unternehmen neben den Anschaffungs- auch die Folgekosten berücksichtigen. Auch nach Bauart können sie einschränken, also Cabrios oder SUV ausschließen. Die Verfügbarkeit von alternativen Antrieben spielt bei der Auswahl eine Rolle. Außerdem sollte in der Car-Policy definiert sein, für welchen Einsatzzweck (jährliche Laufleistung, Arbeitsweg) E-Fahrzeuge oder Plug-in Hybriden geeignet und zulässig sind. Für den Einbau von Ladeinfrastruktur beim Mitarbeiter zu Hause sollte der eine schriftliche Einverständniserklärung seiner Gebäudemiteigentümer vorweisen können.
Fahrzeugspezifikation
Gewisse Ausstattungen können zur Pflicht gemacht werden, etwa Licht- und Ladesysteme für die Sicherheit oder Navigationssysteme und gedeckte Farben für den Wiederverkauf. Andere, wie große Felgen oder beheizbare Frontscheiben (Ersatzkosten!), sollten Sie ausschließen. Für die unterschiedlichen Fahrzeugkategorien kann sich die Spezifikation unterscheiden: Der Außendienst-Passat braucht andere Extras als der VW Up für die Stadt.
Obergrenzen
Kosten: Entweder Sie setzen eine Obergrenze beim Bruttolistenpreis oder bei der Leasingrate. Ersterer berücksichtigt die tatsächlichen Kosten angesichts hoher Rabatte kaum, Letztere ist nur dann praktikabel, wenn der Mitarbeiter die Leasingrate über einen Konfigurator direkt erfährt. Kann der Nutzer das Limit durch private Zuzahlung überschreiten, sollten Sie dort eine Obergrenze einführen, auch zum Selbstschutz der Nutzer.
- Leistung: Hier können Sie verhindern, dass Sportmodelle aus kleineren Klassen gewählt werden. Die Leistung hat außerdem häufig Einfluss auf die Folgekosten von Verbrauch bis Versicherung.
- CO2-Ausstoß: In der Unternehmensbilanz ist der Fuhrpark ein relevanter Emittent von Kohlenstoffdioxid. Für das Klima und das gute Gewissen sind CO2-Grenzen sinnvoll. Wir empfehlen dabei, sich an den WLTP-Werten zu orientieren.
Beschaffungsform/-zeitpunkt
Die Grundsatzfrage lautet: Besteht Anspruch auf ein Neu-, Bestands- oder Gebrauchtfahrzeug? Kauf oder Leasing? Tritt ein Nutzer neu in das Unternehmen ein, hilft ein Dienstwagenanspruch, der erst mit der Lieferung des bestellten Autos beginnt. Bei Leasingfahrzeugen können Sie dem Nutzer einen Schadenskatalog mitgeben, um die Rückgabe mit hoffentlich weniger Schäden zu schaffen.
Nutzungsdauer
Sie können definieren, ob die Nutzungsdauer zeit- oder laufleistungsabhängig sein soll. Für unterschiedliche Nutzergruppen ergeben sich unterschiedliche Vorgaben. Berücksichtigen Sie Lieferzeiträume, überlegen Sie, wie Ersatzmobilität bei Verzögerungen aussehen soll. Eine starre Nutzungsdauer macht es schwer, auf spontan eintretende, außergewöhnliche Situationen zu reagieren.
